Käsittelemme yhä enemmän saapuvia ja lähteviä laskumaksuja, ja helppouden vuoksi olen varsin avoin siirtämään yhä enemmän saapuvista ja lähtevistä maksuistamme Vividiin.
Silvan Jongerius, osakas ja toimitusjohtaja
TechGDPR siirtyi Vividiin turhauduttuaan perinteisten pankkien korkoihin, palvelun laatuun ja vasteaikoihin. ”Kaikki oli hidasta ja kallista”, Jongerius muistelee. Se, mikä alkoi paikkana säästöjen pysäköintiin, kehittyi nopeasti joksikin enemmäksi. ”Alussa otimme Vividin käyttöön lähinnä pääomanhallintaa varten. Mutta nyt käsittelemme yhä enemmän saapuvia ja lähteviä laskumaksuja, ja helppouden vuoksi olen varsin avoin siirtämään niitä enemmän Vividiin. Olemme tehneet niin pikkuhiljaa, mutta en alun perin odottanut sitä.”
Vaatimustenmukaisuuden harha: kun käytännöt eivät vastaa todellisuutta
Tietosuojasta puhutaan paljon, mutta sitä ymmärretään harvoin syvällisesti. Moni yritys pitää GDPR:ää dokumentointiharjoituksena, jonka voi hoitaa luomalla nopeasti käytäntöjä, joskus jopa tekoälyllä. Käytännössä tämä lähestymistapa luo väärän turvallisuuden tunteen. Käytännöt voivat olla olemassa, mutta ne eivät usein vastaa sitä, miten data todella kulkee organisaatiossa.
”Jotkut yritykset aloittavat luomalla käytäntönsä tekoälyllä. Ne käyttävät ChatGPT:tä ja vastaavia luodakseen tietosuojaselosteita, jotka eivät oikeasti vastaa yrityksen todellisuutta”, Jongerius selittää. ”Ne eivät tehneet huolellisuusselvitystä. Ne eivät tutkineet sisäisesti, mitä prosesseja oikeasti on, ja siksi nämä prosessit eivät näy käytännöissä. Se on vakava puute.” Yrityksen konsultointipäällikkö Alex Carroll näkee kuilun asiakkaan puolelta joka päivä. ”Yllättyisit, kuinka monella yrityksen sisällä on täysin erilainen käsitys siitä, mitä heidän oma yrityksensä tekee tai miten se käyttää dataa”, hän sanoo. Ristiriita sen välillä, miten yritys esittäytyy ulospäin ja miten se oikeasti toimii sisäisesti, on hänen kokemuksensa mukaan pikemminkin sääntö kuin poikkeus.
Todella tärkeä askel on ensin ymmärtää, mitä dataa organisaatiossa oikeasti käsitellään, ennen kuin edes ajattelee käytäntöjen kirjoittamista.
Silvan Jongerius, osakas ja toimitusjohtaja
Tarkistuslistaa pidemmälle: näin TechGDPR rakentaa kestävää vaatimustenmukaisuutta
TechGDPR toimii toisin. Butiikkikonsulttiyrityksenä se keskittyy syvyyteen eikä mittakaavaan ja työskentelee tiiviisti asiakkaiden kanssa kartoittaakseen ja analysoidakseen, miten dataa todella käsitellään päivittäisessä toiminnassa. ”Kun työskentelemme asiakkaan kanssa, pääsemme todella syvälle konepellin alle. Näemme paljon niiden sisäisestä toiminnasta ja ymmärrämme tarkalleen, millaisia niiden prosessit ovat”, Jongerius sanoo. ”On äärimmäisen kiinnostavaa saada tällainen näkymä niin moniin organisaatioihin, jotka käyttävät uudenlaista teknologiaa ja tekevät hyvin kiinnostavia asioita.” Carroll, joka johtaa tietosuoja- ja teknologiakonsulttien tiimiä ja vastaa keskeisistä asiakkuuksista, kuvaa työtä käytännönläheisesti: ”Vaatimustenmukaisuus ei ole rakettitiedettä. Koskaan ei pidä aliarvioida sitä, mikä voi mennä pieleen. Koskaan ei pidä yliarvioida sitä, kuinka valmis yritys on tai kuinka hyvin se ymmärtää, mitä sen pitää tehdä. Kyse on siitä, ettei pidä asioita itsestäänselvyyksinä, on järjestelmällinen eikä päästä asioita lipsumaan. Sitä konsultti pohjimmiltaan tekee.” Yleisten viitekehysten sijaan TechGDPR muuttaa sääntelyvaatimukset konkreettisiksi, toteuttamiskelpoisiksi parannuksiksi ja auttaa yrityksiä rakentamaan järjestelmiä, jotka ovat sekä vaatimusten mukaisia että kaupallisesti kannattavia. ”TechGDPR perustettiin auttamaan niitä yrityksiä, joille GDPR:n noudattaminen oli hyvin vaikeaa, ja löytämään silti tapa tehdä asiat oikein, niin että yksilöiden yksityisyys säilyy ja samalla yrityksille syntyy toimiva tilanne”, Jongerius sanoo.
Teknologiajohtajasta vaatimustenmukaisuusyrityksen perustajaksi: uteliaisuuden ohjaama urakäänne
Jongerius ei alun perin tullut tietosuojan maailmasta. Hänellä oli teknologian ja koulutusjohtamisen tausta, ja hänen tiensä yksityisyyden suojaan syntyi tarpeesta. Työskennellessään teknologiajohtajana hänen tehtäväkseen annettiin GDPR-vaatimustenmukaisuuden varmistaminen, vastuu, jota useimmat organisaatiossa halusivat välttää. ”Siinä oli jotain, mihin kukaan ei oikein halunnut tarttua, mutta jostain syystä minä pidin sitä todella kiinnostavana”, hän sanoo. Uteliaisuus johti siihen, että hän perusti TechGDPR:n yhdessä kumppaniensa kanssa Berliinissä vuonna 2018.
Carrollin polku oli yhtä epätavallinen. Hän tuli normatiivisen vaatimustenmukaisuuden (ISO-standardit, johtamisjärjestelmät) maailmasta ennen liittymistään TechGDPR:ään vuonna 2018. ”Olin aluksi aika uusi tietosuojan parissa”, hän myöntää. ”Kun minun piti opiskella sitä ja muuttaa se toteuttamiskelpoisiksi suosituksiksi asiakkaille, oma suhteeni alustoihin ja elektronisiin laitteisiin on ehdottomasti muuttunut.”
Yhdistetty kokemukseni yrittäjyydestä, yritysjohtamisesta, teknologiasta sekä GDPR:n oikeudellisesta kehyksestä on se, minkä uskon antavan minulle etulyöntiaseman TechGDPR:n perustamisessa.
Silvan Jongerius, osakas ja toimitusjohtaja
Kun tietosuojasta tulee elämäntapa
Tietosuojatyö ei vaikuta vain yritysten prosesseihin. Se muuttaa sitä, miten ihmiset käyttävät teknologiaa. Sekä Jongerius että Carroll kuvaavat ammatillista tietoisuutta, joka on muuttanut heidän henkilökohtaisia tapojaan. ”Jos en ymmärrä, miten yritys käyttää tietojani, olen ensimmäinen pyytämässä lisätietoja, lukemassa sen tietosuojaselostetta ja ottamassa yhteyttä tietosuojavastaavaan”, Jongerius sanoo. Henkilökohtaisesti hän miettii tarkkaan, mihin istuu kahvilassa (”varmistan, että selkäni on seinää vasten”), kuka voi kuulla keskusteluja ja mitä hänen näytöllään näkyy julkisilla paikoilla. Carroll on mennyt vielä pidemmälle. Hän on lopettanut useimpien sosiaalisen median palvelujen käytön (”LinkedIniä käytän, koska sillä on ammatillista käyttöä, mutta Facebookia en todellakaan enää”) ja siirtää perhettään aktiivisesti pois Metan tuotteista. ”Siirrän perhettäni pois WhatsAppista, koska nyt tiedämme, että WhatsAppissa jaettuja keskusteluja ja sisältöjä käytetään mainontaan”, hän selittää. ”En halua, että perhekuviani tulkitaan elämäntapavalinnoiksi ja niiden perusteella kohdennetaan mainontaa.” Jopa jokin niinkin rutiininomainen kuin evästebanneri muuttuu ammatilliseksi harjoitukseksi. ”Kun vierailen verkkosivustolla ja eteen tulee evästebanneri, luen sitä osittain”, Carroll sanoo. ”En lue yksityiskohtia, koska en luota yksityiskohtiin. Niiden tarkoitus on saada sinut ajattelemaan, että yksityisyys on organisaatiolle tärkeää. Mutta todellisuudessa vain datasi on tärkeää.” Hänen neuvonsa kaikille: ”Ennen kuin klikkaat ja rekisteröidyt palveluun, katso verkkosivustoa, katso yritystä, katso, miten se viestii. Älä luota, kun se sanoo yksityisyyden olevan sille tärkeää. Tietosuojaselostetta ei välttämättä tarvitse ymmärtää kokonaan, mutta saat nopeasti käsityksen siitä, ottaako yritys asian vakavasti vai ei.” Jongerius lisää huomion tekoälytyökaluista: ”Ole varovainen sen suhteen, mitä uskot ChatGPT:lle. Sen tiedetään paitsi käyttävän tietojasi mallien kouluttamiseen myös mahdollisesti muistavan asioita, joista puhut, myöhempää käyttöä varten. Ja OpenAI on juuri allekirjoittanut sopimuksia Yhdysvaltain puolustusministeriön kanssa, joten voi myös kysyä, mitä tiedoillesi voi tapahtua sen sopimuksen puitteissa.”
Itsenäisyys sisäänrakennettuna: etäkonsulttiyrityksen rakentaminen
TechGDPR on ensisijaisesti etänä toimiva yritys, joka rakentuu itsenäisyyden ja luottamuksen varaan. Tiimi on järjestetty työskentelemään itsenäisesti, ja sillä on vapaus hoitaa vastuunsa ilman jatkuvaa valvontaa. Jongeriuksen johtamistyyliin vaikuttaa yhteistyöhön perustuva hollantilainen päätöksentekotapa: tiimi otetaan mukaan keskeisiin päätöksiin ja suunta annetaan yhdessä. ”En ole se ihminen, joka kurkkii heidän olkansa yli joka päivä. Haluan heidän olevan itsenäisiä, ja haluan mahdollistaa sen”, hän sanoo. ”Toivon, että tiimini sanoisi samaa. Se on kai enemmän toive kuin odotus.” Yrityksen rekrytointistrategia heijastaa tietoista panostusta kehittymiseen. ”Olemme butiikkikonsulttiyritys, joten strategiamme on palkata ihmisiä, joilla on lupaava tausta ja jotka todella ymmärtävät teknologiaa tai ovat ainakin siitä erittäin kiinnostuneita”, Carroll selittää. ”Juridiikan ja kyberturvallisuuden konsultointi ei ole niin teknistä kuin useimmat luulevat. Kyse on ennen kaikkea ajattelutavasta, jolla ymmärtää liiketoimintaprosesseja ja teknologiaan liittyviä riskejä.” Carroll ottaa mukaan nuoria ammattilaisia, joilla on yhdestä kolmeen vuotta kokemusta, ja opettaa heille, miten yritykset oikeasti toimivat, hallitusten dynamiikasta osastojen välisiin ristiriitoihin. ”Konsultin työ on nähdä siilojen väliset yhteydet, ja sitä tiimini opettelee”, hän sanoo. Aiemman vaihtuvuuden jälkeen tiimi on vakiintunut. ”Meillä on nyt ollut melko vakaa tiimi parin vuoden ajan, ja se on todella mukavaa”, Jongerius lisää.
Näin TechGDPR hoitaa taloustoimintonsa
Asiakastyötä Saksassa ja kansainvälisesti tekevä yritys tarvitsee tehokkaat talousprosessit. Nopeat maksut, helppo yleiskuva ja mahdollisuus pitää yrityksen pankkiasiat erillään henkilökohtaisista laitteista ovat tärkeitä yritykselle, joka ajattelee datavirtoja ammattimaisesti. Vivid auttaa TechGDPR:ää sujuvoittamaan näitä prosesseja tarjoamalla yhtenäisen käyttöliittymän yrityksen kulujen ja talouden hallintaan. Hitaiden, pirstaleisten perinteisten pankkijärjestelmien sijaan tiimi voi seurata tapahtumia, valvoa saldoja ja hoitaa päivittäisiä toimintoja yhdessä paikassa. Yritykselle, joka keskittyy tietosuojassa läpinäkyvyyteen ja hallintaan, Vividin toiminnallinen nopeus ja digitaalisuus ensin -lähestymistapa sopivat luontevasti: ”Modernissa pankkitoiminnassa prosessit ovat yleensä melko nopeita, vaikka en pidäkään kaikista sen puolista. Ja se auttaa, kun pyörittää yritystä.” Jongeriuksen ainoa varaus on hänelle tyypillisesti yksityisyyteen liittyvä: ”Haluaisin pitää henkilökohtaisen mobiililaitteeni erillään yrityksen pankkiasioista, en sekoittaa asioita. Ja sekin on yksityisyyden vuoksi.” Jopa hänen pankkipalautteensa tulee tietosuoja-ammattilaisen näkökulmasta.
