Nakoniec spracúvame viac prichádzajúcich a odchádzajúcich platieb faktúr a keďže je to také jednoduché, som celkom otvorený tomu, aby sme do Vivid presunuli viac našich prichádzajúcich aj odchádzajúcich platieb.
Silvan Jongerius, riadiaci partner
TechGDPR prešiel na Vivid po tom, čo ho frustrovali sadzby, kvalita služieb a reakčné časy tradičného bankovníctva. „Všetko bolo pomalé a drahé,“ spomína Jongerius. To, čo začalo ako miesto na odloženie úspor, sa rýchlo zmenilo na niečo viac. „Na začiatku sme sa do Vivid zaregistrovali hlavne kvôli správe kapitálu. Dnes však nakoniec spracúvame viac prichádzajúcich a odchádzajúcich platieb faktúr a keďže je to také jednoduché, som celkom otvorený tomu, aby sme ich do Vivid presunuli viac. Postupne to robíme, ale to som pôvodne nečakal.“
Ilúzia compliance: keď zásady nezodpovedajú realite
O ochrane údajov sa veľa hovorí, no málokto jej hlboko rozumie. Mnohé firmy berú GDPR ako dokumentačné cvičenie, niečo, čo sa dá vyriešiť rýchlym vygenerovaním zásad, niekedy aj pomocou AI. V praxi tento prístup vytvára falošný pocit bezpečia. Zásady síce môžu existovať, no často neodrážajú, ako údaje organizáciou naozaj prúdia.
„Niektoré firmy začínajú tým, že si zásady vytvoria pomocou AI. Používajú ChatGPT a podobné nástroje na tvorbu oznámení o ochrane súkromia, ktoré v skutočnosti neodrážajú realitu vo firme,“ vysvetľuje Jongerius. „Neurobili due diligence. Neurobili interný prieskum, aby naozaj pochopili, aké procesy prebiehajú, a tieto procesy sa preto v zásadách neodrážajú. To je zásadný nedostatok.“ Alex Carroll, manažér poradenstva vo firme, vidí túto medzeru zo strany klientov každý deň. „Prekvapilo by vás, koľko ľudí vo firme má úplne iné chápanie toho, čo ich vlastná firma robí alebo ako narába s údajmi,“ hovorí. Nesúlad medzi tým, ako sa firma prezentuje navonok a ako naozaj funguje vnútri, je podľa jeho skúseností skôr pravidlom ako výnimkou.
Naozaj dôležitým krokom je najprv pochopiť, aké údaje sa v organizácii skutočne spracúvajú, ešte predtým, než vôbec začnete uvažovať o písaní zásad.
Silvan Jongerius, riadiaci partner
Za hranicou kontrolného zoznamu: ako TechGDPR buduje compliance, ktorá obstojí
TechGDPR volí iný prístup. Ako butiková poradenská firma sa zameriava na hĺbku namiesto rozsahu a úzko spolupracuje s klientmi pri mapovaní a analýze toho, ako sa údaje v bežnej prevádzke naozaj spracúvajú. „Keď spolupracujeme s klientom, dostaneme sa naozaj hlboko pod kapotu. Vidíme veľa z ich vnútorného fungovania a presne rozumieme, aké sú ich procesy,“ hovorí Jongerius. „Získať takýto pohľad do toľkých organizácií, ktoré pracujú s novými druhmi technológií a robia veľmi zaujímavé veci, je mimoriadne zaujímavé.“ Carroll, ktorý vedie tím konzultantov pre ochranu súkromia a technológie a spravuje kľúčových klientov, opisuje prácu prakticky: „Compliance nie je žiadna veda. Nikdy by ste nemali podceňovať, čo sa môže pokaziť. Nikdy by ste nemali preceňovať, ako je firma pripravená alebo ako dobre rozumie tomu, čo musí robiť. Ide o to, nič nepovažovať za samozrejmé, byť organizovaný a nič nenechať padnúť, to je v podstate práca konzultanta.“ Namiesto všeobecných rámcov premieňa TechGDPR regulačné požiadavky na konkrétne a uskutočniteľné zlepšenia a pomáha firmám budovať systémy, ktoré sú v súlade s predpismi a zároveň obchodne životaschopné. „TechGDPR vznikol s myšlienkou pomáhať firmám, pre ktoré bolo veľmi ťažké dodržiavať GDPR, a predsa nájsť spôsob, ako robiť veci správne, tak aby sa zachovalo súkromie jednotlivcov a zároveň vznikla pre firmy funkčná situácia,“ hovorí Jongerius.
Od CTO k zakladateľovi v oblasti compliance: kariérny obrat poháňaný zvedavosťou
Jongerius pôvodne nepochádzal zo sveta ochrany údajov. Mal zázemie v technológiách a riadení vzdelávania a k ochrane súkromia ho priviedla nevyhnutnosť. Keď pracoval ako CTO, dostal za úlohu zabezpečiť súlad s GDPR, zodpovednosť, ktorej sa väčšina v organizácii chcela vyhnúť. „Bolo tu niečo, čím sa nikto nechcel poriadne zaoberať, ale mne to z nejakého dôvodu prišlo veľmi zaujímavé,“ hovorí. Táto zvedavosť ho v roku 2018 priviedla k spoluzaloženiu TechGDPR v Berlíne.
Carrollova cesta bola podobne nekonvenčná. Pred príchodom do TechGDPR v roku 2018 pôsobil vo svete normatívnej compliance (normy ISO, systémy riadenia). „Spočiatku som bol v ochrane údajov dosť nový,“ priznáva. „Keďže som ju musel študovať a potom premieňať na praktické odporúčania pre klientov, určite som zmenil aj vlastný vzťah k platformám a elektronickým zariadeniam.“
Spojenie mojich skúseností s podnikaním, vedením firmy, technológiami a právnym rámcom GDPR je podľa mňa to, čo mi pri zakladaní TechGDPR dalo náskok.
Silvan Jongerius, riadiaci partner
Keď sa ochrana údajov stane spôsobom života
Práca v ochrane údajov neovplyvňuje len firemné procesy. Mení aj to, ako jednotlivci pristupujú k technológiám. Jongerius aj Carroll opisujú profesionálne povedomie, ktoré pretvorilo ich osobné návyky. „Ak nerozumiem tomu, ako firma používa moje údaje, som prvý, kto si vyžiada viac informácií, prečíta si jej oznámenie o ochrane súkromia a kontaktuje zodpovednú osobu,“ hovorí Jongerius. Osobne starostlivo premýšľa o tom, kde si v kaviarni sadne („dbám na to, aby som mal chrbát pri stene“), kto môže rozhovory počuť a čo je na verejných miestach vidieť na jeho obrazovke. Carroll zašiel ešte ďalej. Prestal používať väčšinu sociálnych sietí („LinkedIn používam, pretože má pracovné využitie, ale Facebook už rozhodne nie“) a svoju rodinu aktívne odvádza od produktov Meta. „Rodinu presúvam preč z WhatsAppu, pretože dnes vieme, že konverzácie a obsah zdieľaný na WhatsAppe sa používajú na reklamné účely,“ vysvetľuje. „Nechcem, aby sa moje rodinné fotky vykladali ako životné preferencie a aby sa na nás cielila reklama.“ Aj niečo také bežné ako cookie banner sa stáva profesionálnym cvičením. „Keď navštívim web a vyskočí na mňa cookie banner, čiastočne si ho prečítam,“ hovorí Carroll. „Podrobnosti nečítam, pretože im neverím. Majú vo vás vzbudiť dojem, že organizácii záleží na súkromí. V skutočnosti jej však záleží len na vašich údajoch.“ Jeho rada pre každého: „Skôr než kliknete a zaregistrujete sa do nejakej služby, pozrite sa na web, na firmu, na to, ako komunikuje. Neverte, keď hovorí, že jej záleží na súkromí. Oznámeniu o ochrane súkromia nemusíte nevyhnutne úplne rozumieť, ale rýchlo získate predstavu, či to berie vážne, alebo nie.“ Jongerius pridáva poznámku k nástrojom AI: „Dávajte si pozor, čo zverujete ChatGPT. Nielenže je známy tým, že vaše údaje opätovne používa na trénovanie modelov, ale môže si aj pamätať, o čom sa rozprávate, na neskoršie použitie. A OpenAI práve podpísal zmluvy s ministerstvom obrany USA, takže sa možno pýtať aj na to, čo sa môže diať s vašimi údajmi v rámci tejto zmluvy.“
Samostatnosť ako princíp: budovanie poradenskej firmy s prioritou práce na diaľku
TechGDPR funguje ako firma s prioritou práce na diaľku, postavená na samostatnosti a dôvere. Tím je štruktúrovaný tak, aby pracoval nezávisle a so slobodou spravovať svoje povinnosti bez neustáleho dohľadu. Jongeriusov štýl vedenia ovplyvňuje holandský prístup k rozhodovaniu založený na spolupráci: tím sa zapája do kľúčových rozhodnutí a smer sa určuje spoločne. „Nie som človek, ktorý im každý deň pozerá cez plece. Chcem, aby boli samostatní, a chcem im to umožniť,“ hovorí. „Dúfam, že môj tím by povedal to isté. Je to asi skôr nádej ako očakávanie.“ Náborová stratégia firmy odráža zámernú investíciu do rozvoja. „Sme butiková poradenská firma, takže našou stratégiou je brať ľudí so sľubným zázemím, ktorí naozaj rozumejú technológiám alebo sa o ne aspoň veľmi zaujímajú,“ vysvetľuje Carroll. „Poradenstvo v oblasti práva a kybernetickej bezpečnosti nie je také technické, ako si väčšina ľudí myslí. Ide naozaj o spôsob myslenia, ktorý umožňuje pochopiť obchodné procesy a riziká spojené s technológiami.“ Carroll prijíma mladých odborníkov s jedným až tromi rokmi praxe a učí ich, ako firmy naozaj fungujú, od dynamiky vo vedení až po nesúlad medzi oddeleniami. „Konzultant, a to sa môj tím učí, vidí súvislosti medzi oddelenými celkami,“ hovorí. Po období väčšej fluktuácie sa tím stabilizoval. „Už pár rokov máme pomerne stabilný tím a je to naozaj radosť,“ dodáva Jongerius.
Ako TechGDPR riadi finančné operácie
Pôsobenie v Nemecku aj medzinárodne s prácou priamo pre klientov si vyžaduje efektívne finančné procesy. Rýchle platby, jednoduchý prehľad a možnosť oddeliť firemné bankovníctvo od osobných zariadení sú dôležité pre firmu, ktorá o tokoch údajov premýšľa profesionálne. Vivid pomáha TechGDPR tieto procesy zefektívniť vďaka jednotnému rozhraniu na správu firemných výdavkov a financií. Namiesto pomalých a roztrieštených tradičných bankových systémov môže tím sledovať transakcie, kontrolovať zostatky a vybavovať každodennú prevádzku na jednom mieste. Pre firmu zameranú na transparentnosť a kontrolu v ochrane údajov prirodzene sedí prevádzková rýchlosť Vivid a jeho digitálny prístup: „Pri modernom spôsobe bankovníctva, hoci sa mi nepáčia všetky jeho aspekty, sú procesy zvyčajne dosť rýchle. A to pomáha, keď vediete firmu.“ Jongeriusova jediná výhrada je typicky zameraná na súkromie: „Svoje osobné mobilné zariadenie by som rád držal mimo firemného bankovníctva, aby sa veci nemiešali. A to aj z dôvodov ochrany súkromia.“ Aj jeho spätnú väzbu na bankovníctvo formuje pohľad odborníka na ochranu údajov.
