Na koncu obdelamo več prejetih in odhodnih plačil računov, in ker je to tako preprosto, sem precej odprt za to, da več prejetih in odhodnih plačil prenesemo k Vividu.
Silvan Jongerius, upravljavski partner
TechGDPR je prešel k Vividu, ko so ga pri tradicionalnem bančništvu začele vse bolj motiti obrestne mere, kakovost storitev in odzivni časi. „Vse je bilo počasno in drago,“ se spominja Jongerius. Kar se je začelo kot mesto za hranjenje prihrankov, se je hitro razvilo v nekaj več. „Na začetku smo se k Vividu pridružili predvsem zaradi upravljanja kapitala. Zdaj pa na koncu obdelamo več prejetih in odhodnih plačil računov, in ker je to tako preprosto, sem precej odprt za to, da jih več prenesemo k Vividu. To počasi počnemo, a to ni bilo moje prvo pričakovanje.“
Iluzija skladnosti: ko se politike ne ujemajo z resničnostjo
O varstvu podatkov se veliko govori, redko pa ga res globoko razumejo. Veliko podjetij GDPR obravnava kot vajo v dokumentiranju, nekaj, kar je mogoče rešiti s hitrim ustvarjanjem politik, včasih celo z AI. V praksi takšen pristop ustvari lažen občutek varnosti. Politike morda obstajajo, a pogosto ne odražajo, kako podatki dejansko tečejo skozi organizacijo.
„Nekatera podjetja začnejo tako, da politike ustvarijo z AI. Z ChatGPT in podobnimi orodji ustvarijo obvestila o zasebnosti, ki dejansko ne odražajo resničnosti v podjetju,“ pojasni Jongerius. „Niso opravila skrbnega pregleda. Niso raziskala notranjosti, da bi res razumela, kateri procesi potekajo, zato ti procesi v politikah niso zajeti. To je velika pomanjkljivost.“ Alex Carroll, vodja svetovanja v podjetju, to vrzel vsak dan vidi s strani strank. „Presenečeni bi bili, koliko ljudi v podjetju ima povsem drugačno razumevanje tega, kaj njihovo podjetje počne ali kako uporablja podatke,“ pravi. Razkorak med tem, kako se podjetje predstavlja navzven, in tem, kako dejansko deluje navznoter, je po njegovih izkušnjah pravilo in ne izjema.
Zelo pomemben korak je najprej razumeti, kateri podatki se v organizaciji dejansko obdelujejo, še preden sploh pomisliš na pisanje politik.
Silvan Jongerius, upravljavski partner
Onkraj kontrolnega seznama: kako TechGDPR gradi skladnost, ki zdrži
TechGDPR ubira drugačen pristop. Kot butično svetovalno podjetje daje prednost globini pred obsegom in s strankami tesno sodeluje pri preslikavi in analizi tega, kako se podatki dejansko obdelujejo v vsakdanjem poslovanju. „Ko delamo s stranko, dobimo res globok vpogled pod pokrov. Vidimo veliko njenega notranjega delovanja, natančno razumemo, kakšni so njeni procesi,“ pravi Jongerius. „Dobiti ta vpogled v toliko organizacij, ki delajo z novimi vrstami tehnologije in počnejo zelo zanimive stvari, je izjemno zanimivo.“ Carroll, ki vodi ekipo svetovalcev za zasebnost in tehnologijo ter skrbi za ključne stranke, delo opiše praktično: „Skladnost ni raketna znanost. Nikoli ne podcenjuj, kaj bi lahko šlo narobe. Nikoli ne precenjuj, kako pripravljeno je podjetje ali kako dobro razume, kaj mora narediti. Gre za to, da stvari ne jemlješ za samoumevne, da si organiziran in da ničesar ne izpustiš, to je v bistvu delo svetovalca.“ Namesto splošnih okvirov TechGDPR regulativne zahteve prevede v konkretne, izvedljive izboljšave in podjetjem pomaga graditi sisteme, ki so hkrati skladni in poslovno izvedljivi. „TechGDPR je bil ustanovljen z namenom pomagati podjetjem, ki jim je bilo zelo težko izpolniti zahteve GDPR, in vseeno najti način, kako stvari narediti pravilno, tako da se ohrani zasebnost posameznikov, hkrati pa se za podjetja ustvari izvedljiv položaj,“ pravi Jongerius.
Od tehničnega direktorja do ustanovitelja svetovalnice za skladnost: karierni preobrat, ki ga je spodbudila radovednost
Jongerius prvotno ni prišel iz sveta varstva podatkov. Z izkušnjami s tehnologijo in vodenjem izobraževanja je do zasebnosti prišel iz nuje. Ko je delal kot tehnični direktor (CTO), je dobil nalogo zagotoviti skladnost z GDPR, odgovornost, ki se ji je večina v organizaciji želela izogniti. „Bilo je nekaj, s čimer se nihče ni hotel zares ukvarjati, meni pa se je iz nekega razloga zdelo zelo zanimivo,“ pravi. Ta radovednost ga je leta 2018 pripeljala do soustanovitve TechGDPR v Berlinu.
Tudi Carrollova pot je bila nekonvencionalna. Preden se je leta 2018 pridružil TechGDPR, je prišel iz sveta normativne skladnosti (standardi ISO, sistemi vodenja). „Na začetku sem bil na področju varstva podatkov precej nov,“ prizna. „Ker sem ga moral študirati in nato prevajati v izvedljiva priporočila za stranke, sem zagotovo spremenil svoj odnos do platform in elektronskih naprav.“
Verjamem, da mi prav združene izkušnje s podjetništvom, vodenjem podjetja, tehnologijo in pravnim okvirom GDPR dajejo prednost pri ustanovitvi TechGDPR.
Silvan Jongerius, upravljavski partner
Ko varstvo podatkov postane način življenja
Delo na področju varstva podatkov ne vpliva le na procese v podjetju. Spremeni tudi to, kako posamezniki ravnajo s tehnologijo. Jongerius in Carroll opisujeta poklicno ozaveščenost, ki je preoblikovala njune osebne navade. „Če ne razumem, kako podjetje uporablja moje podatke, sem prvi, ki zahteva več informacij, pregleda njihovo obvestilo o zasebnosti in se obrne na pooblaščenca za varstvo podatkov,“ pravi Jongerius. Osebno dobro premisli, kje bo sedel v kavarni („poskrbim, da imam hrbet ob steni“), kdo bi lahko slišal pogovore in kaj je na javnih mestih vidno na njegovem zaslonu. Carroll je šel še dlje. Nehal je uporabljati večino družbenih omrežij („LinkedIn uporabljam, ker ima poklicno uporabo, Facebooka pa zagotovo ne več“) in družino dejavno odvaja od izdelkov podjetja Meta. „Družino odvajam od WhatsAppa, ker zdaj vemo, da se pogovori in vsebine, deljene na WhatsAppu, uporabljajo za oglaševanje,“ pojasni. „Ne želim, da bi se moje družinske fotografije razlagale kot življenjske odločitve in bi bile tarča oglasov.“ Celo nekaj tako rutinskega, kot je pasica za piškotke, postane poklicna vaja. „Ko obiščem spletno stran in me doleti pasica za piškotke, jo delno preberem,“ pravi Carroll. „Podrobnosti ne berem, ker jim ne zaupam. Namenjene so temu, da misliš, da je organizaciji mar za zasebnost. V resnici pa jim je mar le za tvoje podatke.“ Njegov nasvet za vse: „Preden kliknete in se registrirate v storitev, si oglejte spletno stran, podjetje in to, kako komunicira. Ne verjemite, ko pravijo, da jim je zasebnost pomembna. Obvestila o zasebnosti vam ni treba povsem razumeti, a hitro dobite občutek, ali jo jemljejo resno ali ne.“ Jongerius doda opombo o orodjih AI: „Pazite, kaj zaupate ChatGPT. Ne le, da je znano, da vaše podatke ponovno uporablja za učenje svojih modelov, lahko si tudi zapomni stvari, o katerih govorite, za prihodnjo uporabo. In OpenAI je pravkar podpisal pogodbe z ameriškim ministrstvom za obrambo, zato se lahko vprašamo tudi, kaj se lahko v okviru te pogodbe dogaja z vašimi podatki.“
Samostojnost po zasnovi: gradnja svetovalnega podjetja z delom na daljavo na prvem mestu
TechGDPR deluje kot podjetje, ki daje prednost delu na daljavo in je zgrajeno na samostojnosti in zaupanju. Ekipa je organizirana tako, da dela samostojno in ima svobodo pri upravljanju svojih nalog brez nenehnega nadzora. Na Jongeriusov slog vodenja vpliva sodelovalni, nizozemski pristop k odločanju, pri katerem ekipo vključuje v ključne odločitve in skupaj z njo določa smer. „Nisem človek, ki bi jim vsak dan gledal čez ramo. Rad imam, da so samostojni, in želim jim to omogočiti,“ pravi. „Upam, da bi moja ekipa rekla enako. To je bolj upanje kot pričakovanje, verjetno.“ Strategija zaposlovanja v podjetju odraža premišljeno vlaganje v razvoj. „Smo butično svetovalno podjetje, zato je naša strategija sprejemati ljudi z obetavnim ozadjem, ki res razumejo tehnologijo ali jih ta vsaj zelo zanima,“ pojasni Carroll. „Svetovanje na področju prava in kibernetske varnosti ni tako tehnično, kot večina misli. Gre predvsem za miselnost, s katero razumeš poslovne procese in tveganja, ki jih prinaša tehnologija.“ Carroll sprejema mlade strokovnjake z enim do tremi leti izkušenj in jih seznani s tem, kako podjetja dejansko delujejo, od dinamike v upravi do neusklajenosti med oddelki. „Svetovalec, in tega se uči moja ekipa, vidi povezave med silosi,“ pravi. Po obdobju večje fluktuacije se je ekipa ustalila. „Zdaj imamo že nekaj let precej stabilno ekipo, in to je pravi užitek,“ doda Jongerius.
Kako TechGDPR upravlja finance
Delovanje v Nemčiji in mednarodno s poslovanjem, usmerjenim k strankam, zahteva učinkovite finančne procese. Hitra plačila, preprost pregled in možnost, da poslovno bančništvo ostane ločeno od osebnih naprav, so pomembni za podjetje, ki o podatkovnih tokovih razmišlja profesionalno. Vivid pomaga TechGDPR poenostaviti te procese z enotnim vmesnikom za upravljanje porabe in financ podjetja. Namesto počasnih, razdrobljenih starih bančnih sistemov lahko ekipa transakcije spremlja, stanja nadzoruje in vsakodnevne posle ureja na enem mestu. Za podjetje, osredotočeno na preglednost in nadzor pri varstvu podatkov, sta Vividova operativna hitrost in digitalni pristop naravna izbira: „Pri sodobnem načinu bančništva, čeprav mi niso všeč vsi njegovi vidiki, so procesi običajno precej hitri. In to pomaga, ko vodiš podjetje.“ Jongeriusov edini zadržek je značilno usmerjen v zasebnost: „Svoje osebne mobilne naprave ne bi rad vpletal v poslovno bančništvo in mešal stvari. Tudi zaradi zasebnosti.“ Celo njegove povratne informacije o bančništvu prihajajo skozi lečo strokovnjaka za varstvo podatkov.
