Zusammenfassung: Wechsel von Papier zur E-Rechnung

Digitalisierung olé! Mühsam eingescannte Papierrechnungen oder auf Excel abgetippte Rechnungen gehören bald der Vergangenheit an – mit dem Wachstumschancengesetz (WCG) gilt seit Januar 2025 eine weitreichende E-Rechnungspflicht für Unternehmen in Deutschland. Bei einigen ist das neue maschinell lesbare Format schnell zur Norm geworden, andere Teams arbeiten noch an der Umstellung auf den neuen Standard. Fest steht: es ist der nächste logische Schritt im Zuge der Digitalisierung von Prozessen. 

Was sich mit den neuen Vorschriften effektiv in der Buchhaltung ändert, wie Unternehmen dank online Rechnungsstellung erhebliche Kosten einsparen und welche Software den Umstieg von Papier zur E-Rechnung erleichtert, haben wir für euch zusammengefasst.

Inhaltsverzeichnis

1. Wesentliche Punkte der neuen Vorgaben
2. Was genau ist eine E-Rechnung?
3. Formate der elektronischen Rechnungen
4. Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung
5. Wer ist von der E-Rechnungspflicht betroffen?
6. Software und Tools zur Erstellung von E-Rechnungen
7. Häufige Fragen zur digitalen Rechnungsstellung

Wesentliche Punkte

• PDFs gelten nicht als E-Rechnung
• E-Rechnungen enthalten strukturierte Daten, die maschinell ausgewertet werden können
• die gängigen Formate für elektronische Rechnungen in Deutschland sind XRechnung und ZUGFeRD 
• zur Erstellung einer E-Rechnung braucht es eine spezielle Software 
• es gibt inidividuelle Software-Lösungen aber auch Geschäftskonten mit integrierter Software für E-Rechnungen
• die Umsetzung des E-Invoicing ist für deutsche Unternehmen ab 2025 Pflicht, es gelten jedoch Übergangsfristen

Was ist eine E-Rechnung?

E-Invoicing (Electronic Invoicing) bezeichnet den digitalen Austausch von Rechnungsdaten zwischen Geschäftspartnern. Damit sind also keine Papierrechnungen, die eingescannt wurden, gemeint. Auch ein PDF mag zwar digital versendet werden, entspricht aber deswegen trotzdem nicht dem E-Invoicing-Prinzip, da es von Menschen gelesen und manuell weiterverarbeitet werden muss. 

Damit eine Rechnung als E-Rechnung gilt, muss sie ein strukturiertes Datenformat haben, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht. Die gesetzlichen Anforderungen umfassen Daten wie Adressen, Steuernummer, Waren oder Dienstleistungen, und den Rechnungsbetrag inklusive Steuer: 

Die genauen Anforderungen sind in § 14 UStG festgelegt. Mithilfe moderner E-Rechnungssoftware werden alle nötigen Daten hierarchisch gegliedert. Diese Formatierung nennt man zum Beispiel “Extensible Markup Language” (abgekürzt XML) oder “Universal Business Language” (abgekürzt UBL). In der hierarchischen Struktur sind die Daten maschinell lesbar. 

Formate von E-Rechnungen

Das Wachstumschancengesetz orientiert sich an der europäischen Richtlinie und definiert zur Zeit zwei Formate als E-Rechnung: XRechnung und ZUGFeRD. 

Die XRechnung ist eine reine XML-Datei ohne visuelle Darstellung, sie ist ohne ein geschultes Auge nur schwer zu entziffern und wird für eine bessere Ansicht meist mit spezieller Software geöffnet. 

Im Gegensatz dazu kombiniert ZUGFeRD strukturierte XML-Daten mit einer sichtbaren PDF-Komponente, weshalb es auch “Hybridformat” genannt wird. So können sowohl Menschen als auch Maschinen die Rechnung leicht lesen. 

Vorteile der elektronischen Rechnungsstellung

Vielleicht ist es auch in deinem Team noch üblich, Rechnungen in Microsoft Excel oder Word zu erstellen, sie daraufhin als PDF abzuspeichern und zu versenden. E-Invoicing minimiert manuelle Arbeitsschritte und optimiert die digitale Verarbeitung - von der Ausstellung bis zur Archivierung von Rechnungen: 

• Eliminierung zeitraubender manueller Fehler 
• automatische Weiterverarbeitung und direkte Einspeisung in Buchhaltungssoftware
• lückenlose Nachverfolgung durch elektronische Speicherung

Neben einem hohen Potenzial zur Effizienzsteigerung und Fehlerreduktion hat die E-Rechnung auch andere positive Nebeneffekte für das Unternehmenskonto und die Umwelt. 

- Einsparungen bei Material- und Versandkosten (Papier, Druck, Versand entfallen)

- Einsparungen bei Honoraren von Steuerberater:innen (schneller digitaler Zugang)

Fassen wir zusammen: E-Invoicing macht den Rechnungsprozess schneller, sicherer und nachhaltiger – relevante Vorteile für Unternehmen jeder Größe.

Mehr zum Thema E-invoicing mit dem Geschäftskonto gibt es hier zu entdecken.

Wen die E-Rechnungspflicht wann betrifft

Seit Januar 2025 gilt die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen, die Geschäfte innerhalb der Europäischen Union tätigen. Der neue Standard gilt für Rechnungen an Unternehmen, aber auch öffentliche Auftraggeber, also den gesamten sogenannten Business-to-Business (B2B) Bereich. 

Tatsächlich gibt es im Wachstumschancengesetz auch Übergangsfristen. Je nach Vorjahresumsatz haben Unternehmen noch bis zum 1. Januar 2028, um die E-Rechnung einzuführen und ihre Teams zu schulen. 

Programme zur Erstellung von E-Rechnungen

Microsoft Excel und Word wurden vor allem für Rechenaufgaben und Textverarbeitung optimiert. Zum Glück gibt es mittlerweile zahlreiche andere Softwarelösungen, die dabei helfen, die neuen gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen und den Übergang von Papierrechnungen zum digitalisierten Standard zu meistern.

Die meisten dieser Tools sind nicht nur auf die Erstellung von E-Rechnungen begrenzt, sondern bieten eine Reihe praktischer Funktionen zum Versenden, zur Speicherung und Verfolgung von Rechnungen. Neben Buchhaltungstools wie DATEV oder Lexware Office bieten mittlerweile auch Neobanken Kontofunktionen zur Rechnungsstellung und Buchhaltung, sodass alles auf einer einzigen Plattform einsehbar ist. 

Vivid Money hat eine einfach bedienbare Lösung für Unternehmen und Selbstständige entwickelt, die ihr Finanzmanagement beschleunigen wollen, ohne sich mit komplexer Software herumzuschlagen. Denn in Vivid’s digitalen Geschäftskonten ist ein leistungsstarkes KI-Tool für E-Rechnungen bereits eingebaut. On top gibt es Funktionen zur Überwachung ausstehender Zahlungen und Versenden von Mahnungen. Diese Innovation ist vor allem für Geschäftskonten eine Seltenheit: kostenloser Zugang zu solchen Tools spart Kosten, was insbesondere für kleine und mittlere Unternehmen sowie Freiberufler:innen enorm wichtig ist.