Einzelunternehmen: Was ist das und wie gründet man eins?

Du möchtest schnell und ohne großen Aufwand dein eigenes Unternehmen starten? Das Einzelunternehmen bietet einen besonders einfachen Start in die Selbstständigkeit. In diesem Leitfaden erfährst du ganz praxisnah, wie die Gründung funktioniert, welche Schritte nötig sind und wie sich das Einzelunternehmen zu anderen Rechtsformen wie GmbH oder UG verhält.

Wenn Sie einen vollständigen Überblick über alle verfügbaren Unternehmensformen wünschen, lesen Sie unseren Hauptleitfaden: Unternehmensformen in Deutschland: Dein Guide für die richtige Wahl.

Inhaltsverzeichnis:

1. Was ist ein Einzelunternehmen und für wen ist es geeignet
2. Rechtliche Grundlagen und Unterschiede innerhalb der Einzelunternehmen
3. Einzelunternehmen, GmbH oder UG? Ein kurzer Überblick
4. So gründest du dein Einzelunternehmen – Schritt für Schritt
5. Was kostet die Gründung?
6. Haftung im Detail
7. Steuern und Buchhaltung
8. Nützliche Tipps für den Start
9. Fazit: Dein Start in die Selbstständigkeit
10. FAQ: Deine wichtigsten Fragen auf einen Blick

Was ist ein Einzelunternehmen und für wen ist es geeignet?

Ein Einzelunternehmen fängt dort an, wo du allein und selbstverantwortlich dein Gewerbe betreibst – oft als Freiberufler:in, im Handel, Handwerk oder bei Dienstleistungsangeboten. Du brauchst kein Startkapital, kannst schnell loslegen und hast die volle Kontrolle.

Deine Vorteile:

• Flexible und unkomplizierte Gründung: Die Anmeldung ist schnell erledigt, Formalitäten sind gering.
• Volle Kontrolle: Du triffst alle Entscheidungen selbst und musst keine Gewinne teilen.
• Einfache Verwaltung: Im Vergleich zu Kapitalgesellschaften ist die Buchhaltung oft einfacher und kostengünstiger.
• Geringe Gründungskosten: Kein Mindestkapital erforderlich und überschaubare Gebühren.

Deine Risiken:

• Unbeschränkte Haftung: Du haftest persönlich und unbeschränkt mit deinem gesamten Privatvermögen für alle Firmenverbindlichkeiten.
• Abhängigkeit von einer Person: Alle Aufgaben, Entscheidungen und Risiken liegen allein bei dir.
• Eingeschränkte Finanzierungsmöglichkeiten: Banken bevorzugen oft Kapitalgesellschaften für Kredite, da sie dort das Risiko begrenzen können.
• Hohes unternehmerisches Risiko: Bei Verlusten kann dein Privatvermögen beeinträchtigt werden, was existenzielle Folgen haben kann.

Rechtliche Grundlagen und Unterschiede innerhalb der Einzelunternehmen

Ein Einzelunternehmen umfasst verschiedene Formen, die sich vor allem in rechtlichen Anforderungen und Pflichten unterscheiden:

• Kleingewerbe: Kleine, meist nebenberufliche Unternehmen mit vereinfachter Buchführung und geringeren Verwaltungspflichten. Ein Kleingewerbe ist oft die Einstiegslösung für Selbstständige ohne großen Kapitalbedarf.
• Vollkaufmännisches Einzelunternehmen: Unternehmen, die eine kaufmännische Organisation erfordern, müssen sich ins Handelsregister eintragen lassen und gelten als Kaufleute. Das bringt erweiterte Pflichten bei Buchführung und Firmenbezeichnung mit sich.
• Freiberufler: Personen, die bestimmte selbstständige Tätigkeiten (z. B. Ärzte, Rechtsanwälte, Künstler) ausüben, sind keine Gewerbetreibenden. Sie müssen kein Gewerbe anmelden und unterliegen vereinfachten steuerlichen Regelungen.

Eintragung ins Handelsregister

Die Eintragung ist für Kleingewerbetreibende nicht verpflichtend. Vollkaufmännische Einzelunternehmen dagegen sind gesetzlich verpflichtet, ihren Betrieb ins Handelsregister einzutragen. Damit verbunden ist häufig die Pflicht, dem Firmennamen den Zusatz „eingetragener Kaufmann“ (e.K.) oder „eingetragene Kauffrau“ (e.Kfr.) hinzuzufügen.

Haftung und Unternehmenskennzeichnung

Unabhängig von der Form haftet das Einzelunternehmen unbeschränkt mit dem gesamten Privatvermögen. Kaufleute müssen ihre Rechtsform klar kennzeichnen, um Verwechslungen zu vermeiden.

Einzelunternehmen, GmbH oder UG? Ein schneller Überblick

Einzelunternehmen: Du gründest allein, brauchst kein Startkapital, haftest persönlich und kannst unkompliziert starten.

UG (haftungsbeschränkt): Auch Einpersonengesellschaft, mit geringem Stammkapital ab 1 €, Haftung beschränkt auf das Firmenvermögen, etwas höherer Gründungsaufwand.

GmbH: Benötigt mindestens 25.000 € Startkapital, Haftung ist beschränkt, meist für mittlere und größere Unternehmen sinnvoll.

How-to: So gründest du dein Einzelunternehmen – Schritt für Schritt

Deine Geschäftsidee konkretisieren

Je klarer und spezifischer du deine Tätigkeit formulierst, desto einfacher wird die Anmeldung und die Kundenansprache. Statt allgemein „Beratung“ solltest du deine Branche genau benennen, z. B. „Marketingberatung für kleine Unternehmen“. Das erleichtert die Zuordnung beim Gewerbeamt und signalisiert deinen Kunden genau, was du anbietest.

Businessplan erstellen

Ein gut strukturierter Businessplan hilft dir, deine Geschäftsidee zu durchdenken und zu planen. Er ist oft Voraussetzung bei Banken oder Investoren. Achte auf folgende Inhalte: Geschäftsidee, Marktanalyse, Marketingstrategie, Finanzplanung und Zielsetzung. Zahlreiche kostenlose Vorlagen und Muster erleichtern den Einstieg.

Firmennamen wählen

Als Einzelunternehmer:in kannst du entweder deinen bürgerlichen Namen verwenden oder einen Fantasienamen wählen. Wichtig ist jedoch:

• Bei nicht eingetragenen Einzelunternehmen (z. B. Kleingewerbe) muss dein vollständiger Vor- und Nachname im offiziellen Firmennamen enthalten sein, um deine Identifizierbarkeit zu gewährleisten (z. B. „Malermeister Anna Müller“).
• Fantasienamen sind erlaubt, dürfen aber nur als Ergänzung zum Namen genutzt werden. Zum Beispiel: „Anna Müller – Kreativdesign“ oder „Müller Elektrotechnik“.
• Für Werbezwecke kannst du einen kreativen Namen frei nutzen, allerdings muss in offiziellen Dokumenten wie Rechnungen dein vollständiger Name erscheinen.
• Bei eingetragenen Kaufleuten (Einzelunternehmen im Handelsregister) kann ein Fantasiename als Firmenname geführt werden, muss aber mit dem Zusatz „e.K.“, „e.Kfr.“ oder „e.Kfm.“ ergänzt werden (z. B. „Müller Elektrotechnik e.K.“).
• Vermeide irreführende Namen, die falsche Rechtsformen oder Unternehmensgrößen suggerieren. Ebenso sind reine Fantasiernamen ohne Namenszusatz nicht zulässig, wenn keine Handelsregistereintragung besteht.

Gewerbe anmelden

Bevor du starten kannst, musst du dein Gewerbe beim zuständigen Gewerbeamt anmelden. Die Anmeldung ist meist vor Ort oder online möglich. Die Gebühr liegt meist zwischen 20 und 60 Euro. Achte darauf, ob für deine Branche spezielle Genehmigungen notwendig sind, und kläre diese vorab.

Steuerliche Erfassung beim Finanzamt & ELSTER-Prozess

Kurz nach der Gewerbeanmeldung bekommst du einen Fragebogen zur steuerlichen Erfassung zugesandt oder du reichst ihn direkt online über das ELSTER-Portal ein. Mit der Rücksendung dieses Fragebogens bekommst du vom Finanzamt deine Steuernummer, die du für Rechnungen und steuerliche Angelegenheiten benötigst. Falls du noch kein ELSTER-Konto hast, solltest du es rechtzeitig online registrieren, da die Verifizierung einige Tage dauert.

Handelsregistereintrag prüfen

Nicht alle Einzelunternehmen müssen im Handelsregister eingetragen werden. Nur wenn du kaufmännisch tätig bist oder bestimmte Umsatzgrenzen überschreitest, ist eine Eintragung vorgeschrieben. Die meisten kleinen Einzelunternehmen sind davon ausgenommen, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Geschäftskonto eröffnen

Für eine bessere Übersicht solltest du ein separates Geschäftskonto eröffnen, auch wenn dies gesetzlich nicht verpflichtend ist. Ein Geschäftskonto erleichtert die Buchhaltung, da private und geschäftliche Finanzen klar getrennt werden. Achte bei der Auswahl auf Server-Sicherheit, Gebühren, Funktionen wie Onlinebanking und Schnittstellen zur Buchhaltungssoftware.

Buchhaltung organisieren

Für den Überblick über Einnahmen und Ausgaben sowie die Vorbereitung der Steuererklärung solltest du ein digitales Buchhaltungstool nutzen. Bekannte Anwendungen wie sevDesk, Lexoffice oder Accountable sind einfach zu bedienen und unterstützen dich bei der Organisation deiner Finanzen, automatisieren wiederkehrende Aufgaben und ermöglichen die einfache Übermittlung von Daten an das Finanzamt.

Was kostet die Gründung?

Gewerbeanmeldung:

• Kosten: ca. 20 bis 65 Euro, variieren je nach Gemeinde
• Anmeldegebühr für die offizielle Gewerbeanmeldung

Handelsregistereintrag (falls erforderlich):

• Kosten: ca. 150 bis 300 Euro
• Nur bei kaufmännisch geführten Einzelunternehmen verpflichtend

Steuerberatung und Buchhaltungssoftware:

• Steuerberater: ca. 100 bis 500 Euro jährlich
• Digitale Buchhaltungstools (z. B. sevDesk, lexoffice): ca. 10 bis 30 Euro monatlich

Geschäftskonto (empfohlen, aber nicht verpflichtend): Kontoführungsgebühren: 0 bis 50 Euro im Monat

Mindestkapital: Kein gesetzliches Mindestkapital für Einzelunternehmen

Liquiditätsplanung und Sicherheiten:

• Wichtige Planung zur Vermeidung von Liquiditätsengpässen
• Geeignete Sicherheiten helfen Risiken zu minimieren

Haftung im Detail

Als Einzelunternehmer:in haftest du unbeschränkt und persönlich mit deinem gesamten Privatvermögen für alle Verbindlichkeiten, die aus deiner Geschäftstätigkeit entstehen. Das bedeutet, dass Gläubiger nicht nur auf das Betriebsvermögen zugreifen können, sondern auch auf dein privates Vermögen – etwa Immobilien, Ersparnisse oder andere Wertgegenstände.

Gesetzliche Pfändungsfreigrenzen schützen einen gewissen Teil deines Einkommens und Vermögens vor Vollstreckungsmaßnahmen. So bleibt dir ein Existenzminimum, welches nicht gepfändet werden darf. Der genaue Betrag richtet sich nach persönlichen Faktoren wie Unterhaltspflichten und familiären Verhältnissen.

Um das Risiko der persönlichen Haftung zu begrenzen, kannst du dein Einzelunternehmen in eine Kapitalgesellschaft umwandeln, etwa eine UG (Unternehmergesellschaft) oder GmbH. Dort haftest du als Gesellschafter:in nur mit dem Geschäftsvermögen. Beachte jedoch, dass bei Bankfinanzierungen oft private Sicherheiten verlangt werden, sodass das Risiko nicht vollständig entfällt.

Zusammenfassung:

• Persönliche, unbeschränkte Haftung mit Privatvermögen
• Pfändungsfreigrenzen schützen Mindestbedarf
• Haftungsbeschränkung nur durch Umwandlung in Kapitalgesellschaft
• Risiken sollten mit Versicherungen abgesichert werden (Betriebs- und Berufshaftpflicht)

Steuern und Buchhaltung

Je nach Größe und Umsatz deines Einzelunternehmens gelten unterschiedliche Anforderungen an die Buchführung.

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Die meisten kleinen Einzelunternehmen und Freiberufler können eine vereinfachte Buchführung in Form der EÜR nutzen. Dabei werden nur Einnahmen und Ausgaben gegenübergestellt, was den Verwaltungsaufwand reduziert.

Doppelte Buchführung: Ab einer gewissen Unternehmensgröße oder wenn du im Handelsregister eingetragen bist, bist du verpflichtet, eine umfassende doppelte Buchführung zu führen, also eine vollständige Bilanz zu erstellen.

Steuerliche Pflichten im Einzelunternehmen

Einkommensteuer: Auf den Gewinn deines Unternehmens musst du Einkommensteuer zahlen. Die Höhe richtet sich nach deinem persönlichen Steuersatz.

Gewerbesteuer: Wird deine gewerbliche Tätigkeit ausgeübt und dein Jahresumsatz liegt über 24.500 Euro, musst du auch Gewerbesteuer entrichten.

Umsatzsteuer (Mehrwertsteuer): Standardmäßig bist du umsatzsteuerpflichtig, außer du beantragst die Kleinunternehmerregelung.

Lohnsteuer: Falls du Mitarbeiter beschäftigst, bist du verpflichtet, Lohnsteuer abzuführen.

Kleinunternehmerregelung: Voraussetzungen und Vorteile

Wenn dein Umsatz im vergangenen Kalenderjahr unter 22.000 Euro lag und im laufenden Jahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschreitet, kannst du die Kleinunternehmerregelung in Anspruch nehmen. Das bedeutet, dass du keine Umsatzsteuer auf deinen Rechnungen ausweisen und abführen musst. Dies vereinfacht deine Steuererklärung erheblich, bietet aber den Nachteil, dass du keine Vorsteuer aus Eingangsleistungen geltend machen kannst.

Nützliche Tipps für den Start

• Melde dein Gewerbe zügig an – am besten kurz nach Aufnahme deiner Tätigkeit
• Sammle alle Belege sorgfältig und digitalisiere sie, wo möglich
• Prüfe, welche Versicherungen für dich sinnvoll oder verpflichtend sind (z. B. Krankenversicherung, Berufshaftpflicht)

Fazit: Dein Start in die Selbstständigkeit mit dem Einzelunternehmen

Das Einzelunternehmen ist eine unkomplizierte, kostengünstige Möglichkeit, mit wenig bürokratischem Aufwand ein eigenes Geschäft zu starten. Du kannst schnell loslegen, deine Ideen ohne große Hürden umsetzen und hast volle Kontrolle – ganz gleich, ob haupt- oder nebenberuflich.

Denke jedoch daran, dass du für alle Entscheidungen und Risiken selbst verantwortlich bist. Achte auf eine gewissenhafte Buchhaltung und kläre finanzielle sowie rechtliche Pflichten direkt von Beginn an. Mit dem Einzelunternehmen kannst du Schritt für Schritt wachsen und, falls nötig, später immer noch in eine andere Rechtsform wechseln.

Nutze diese Freiheit, gestalte deinen Weg individuell – und profitiere von der Möglichkeit, flexibel auf Veränderungen und neue Chancen zu reagieren.