Freiberufler:in anmelden – so geht’s Schritt für Schritt

Du spielst mit dem Gedanken, dich mit deinem Können selbstständig zu machen? In vielen Berufen geht das freiberuflich – ganz ohne Gewerbe. Hier erfährst du, wie die Anmeldung funktioniert, was du beachten musst und warum der Start oft einfacher ist als gedacht.

Inhaltsverzeichnis

1. Was bedeutet freiberuflich arbeiten?
2. Voraussetzungen für die Anmeldung als Freiberufler:in
3. Schritt-für-Schritt: So meldest du dich als Freiberufler:in an
4. Buchhaltung & Steuern
5. Krankenversicherung & Co.
6. Freiberuflich neben dem Job oder Studium
7. Vermeide diese häufigen Fehler
8. Fazit: Die Essenz der Freiberuflichkeit
9. FAQ

Was bedeutet freiberuflich arbeiten?

Freiberufler:innen bieten Leistungen an, die auf persönlicher Qualifikation, Wissen oder Kreativität basieren. Typische Beispiele gibt es in Bereichen wie:

• Design und Entwicklung
• Sprache, Medien, Kultur
• Beratung und Bildung
• Gesundheitswesen

Wenn du zum Beispiel als Grafikdesigner:in, Texter:in oder Softwareentwickler:in tätig wirst, arbeitest du oft freiberuflich – und brauchst kein Gewerbe anzumelden.

Wodurch unterscheidet sich das vom Gewerbe?

Ein wesentlicher Unterschied zwischen Gewerbetreibenden und Freiberufler:innen liegt in der Art der Tätigkeit und den daraus resultierenden Pflichten und Abgaben. Während Gewerbetreibende in erster Linie Produkte verkaufen, Handel betreiben oder handwerkliche Leistungen anbieten, definieren sich Freiberufler:innen durch Tätigkeiten, die auf persönlicher Qualifikation, wissenschaftlicher, künstlerischer oder beratender Expertise basieren.

• Gewerbetreibende sind verpflichtet, ihr Gewerbe bei der zuständigen Gewerbebehörde anzumelden. Dies ist die offizielle Grundlage für die Ausübung eines Gewerbes und zieht eine Gewerbesteuerpflicht nach sich. Die Anmeldung ist mit Formalitäten und oftmals Gebühren verbunden. Freiberufler:innen hingegen melden ihre Tätigkeit nur beim Finanzamt an – einfach und ohne zusätzliche Gebühren.
• Gewerbetreibende unterliegen oft strengeren buchhalterischen Anforderungen, wie zum Beispiel der Pflicht zur doppelten Buchführung oder Bilanzierung, abhängig von Unternehmensgröße und -form. 
• Während Gewerbetreibende sowohl als Einzelunternehmen als auch in Kapitalgesellschaften wie der UG oder GmbH tätig sein können, arbeiten Freiberufler:innen meist als Einzelpersonen oder in Partnerschaften ohne eigene Kapitalgesellschaft. 

Typische Gewerbetreibende sind Händler, Handwerker, Gastronom:innen oder Dienstleister mit operativem Geschäft.

Wer kann sich als Freiberufler:in anmelden?

Nicht jede Tätigkeit ist automatisch freiberuflich. Entscheidend ist, ob dein Beruf zu den sogenannten „Katalogberufen“ (§ 18 EStG) zählt oder diesem ähnlich ist. Dazu gehören zum Beispiel:

• Therapeut:innen und Ärzt:innen
• Journalist:innen, Übersetzer:innen, Texter:innen
• Architekt:innen, Ingenieur:innen, Berater:innen

Voraussetzungen für die Anmeldung als Freiberufler:in

Nachweis der Qualifikation

Das Finanzamt verlangt in der Regel Nachweise über deine fachliche Eignung, zum Beispiel durch ein abgeschlossenes Studium, eine anerkannte Ausbildung oder relevante Berufserfahrung.

Persönliche und eigenverantwortliche Ausübung

Deine freiberufliche Tätigkeit muss eigenständig und persönlich ausgeführt werden, basierend auf deinem eigenen Wissen und Können.

Berufliche Zulassung

Manche Berufe erfordern eine offizielle Zulassung oder Mitgliedschaft in einer zuständigen Kammer, etwa Ärzt:innen, Rechtsanwält:innen oder Steuerberater:innen.

Einhaltung gesetzlicher Regelungen

Du musst dieselben steuerlichen und rechtlichen Vorschriften beachten wie hauptberuflich Selbstständige, auch wenn du nebenberuflich freiberuflich tätig bist.

Berufsgruppenzugehörigkeit

Deine Tätigkeit sollte zu den sogenannten „Katalogberufen“ (§ 18 EStG) gehören oder diesen vergleichbar sein, beispielsweise in den Bereichen Heilberufe, Beratung, Kultur oder Technik.

Freiberuflichkeit ist nicht der einzige Weg in die Selbstständigkeit! Was es sonst noch an Unternehmensformen gibt, erfährst du in unserem Artikel Unternehmensformen in Deutschland: Dein Guide für die richtige Wahl.

Schritt-für-Schritt: So meldest du dich an

Der offizielle Weg ist klar geregelt – hier kommt die Kurzfassung.

Deine Tätigkeit richtig formulieren

Formuliere genau, welche Leistungen du anbietest. Statt allgemein „Design“ zu schreiben, beschreibe besser konkret, z.B. „Entwicklung von Markenauftritten und Gestaltung von Print- und Webmedien“. Eine klare Beschreibung erleichtert dem Finanzamt die Einstufung.

Online den Fragebogen beim Finanzamt ausfüllen

Gehe auf die Plattform elster.de und registriere dich. Dort findest du den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. In diesem gibst du deine genaue Tätigkeit, voraussichtliche Umsätze, deine Bankverbindung und weitere wichtige Angaben an. Für private Nutzer gibt es eine schnelle Registrierung, die in etwa 20 Minuten erledigt ist.

Auf deine Steuernummer warten

Nachdem du den Fragebogen eingereicht hast, prüft das Finanzamt deine Angaben. Du erhältst deine Steuernummer in der Regel per Post zugesandt. Erst mit dieser Nummer darfst du offizielle Rechnungen ausstellen.

Anmeldung abschließen und starten

Mit der Steuernummer bist du nun offiziell als Freiberufler:in registriert. Am Anfang ist keine weitere Anmeldung notwendig. Du kannst jetzt mit deiner Tätigkeit loslegen und bist steuerlich ordnungsgemäß erfasst.

Buchhaltung & Steuern: das kommt auf dich zu

Auch als Freiberufler:in musst du dich um deine Finanzen kümmern. Aber keine Sorge – vieles ist einfacher, als es klingt.

Welche Steuern musst du zahlen?

Einkommensteuer: Du zahlst Einkommensteuer auf deinen Gewinn – also auf die Differenz zwischen Einnahmen und Ausgaben. Der persönliche Steuersatz steigt mit dem Einkommen progressiv an.

Umsatzsteuer: Wenn dein Jahresumsatz über 22.000 € liegt, bist du verpflichtet, Umsatzsteuer zu erheben und abzuführen. Liegt dein Umsatz darunter, kannst du die Kleinunternehmerregelung nutzen, die dich von der Umsatzsteuerpflicht befreit.

Wie läuft’s mit der Buchhaltung?

Einnahmenüberschussrechnung (EÜR): Als Freiberufler:in bist du nicht verpflichtet, eine Bilanz zu erstellen. Es reicht, eine Einnahmenüberschussrechnung zu führen, in der du deine Einnahmen und Betriebsausgaben gegenüberstellst.

Tools und Hilfsmittel: Du kannst die EÜR selbst in Excel führen oder Buchhaltungsprogramme wie Lexoffice oder sevDesk nutzen. Diese Tools helfen dir dabei, den Überblick zu behalten und deine Steuererklärung vorzubereiten.

Belege aufbewahren: Bewahre alle Rechnungen, Quittungen und Nachweise auf, da das Finanzamt diese im Fall einer Prüfung anfordert.

Tipps für den Einstieg:

• Eröffne ein separates Geschäftskonto, um private und berufliche Finanzen zu trennen.
• Nutze Buchhaltungssoftware mit Erinnerungsfunktionen für Fristen zur Steueranmeldung.
• Ziehe bei Bedarf eine*n Steuerberater:in hinzu, um Fehler zu vermeiden und Steuervorteile optimal zu nutzen.

Krankenversicherung & Co.: Was ist Pflicht?

Krankenversicherung: ja, immer

Als Freiberufler:in bist du verpflichtet, eine Krankenversicherung abzuschließen. Du kannst wählen zwischen einer gesetzlichen Krankenkasse (GKV) oder einer privaten Krankenversicherung (PKV).

• In der gesetzlichen Krankenversicherung richtet sich die Beitragshöhe nach deinem Einkommen. Familienmitglieder können oft kostenlos mitversichert werden.
• Die private Krankenversicherung bietet oft umfangreichere Leistungen, die Beiträge hängen aber von Alter, Gesundheitszustand und gewähltem Tarif ab. Ein späterer Wechsel zurück in die gesetzliche Versicherung ist schwierig.

Rentenversicherung: kommt drauf an

Pflicht ist sie nur bei bestimmten Berufen – etwa als Lehrer:in, Hebamme oder Künstler:in. Alle anderen können freiwillig in die gesetzliche Rentenversicherung einzahlen oder privat vorsorgen.

Und die Künstlersozialkasse?

Wenn du künstlerisch oder publizistisch tätig bist, kannst du dich möglicherweise über die Künstlersozialkasse versichern lassen. Die KSK übernimmt einen erheblichen Teil deiner Sozialversicherungsbeiträge – so wie es sonst ein Arbeitgeber tun würde. So kannst du von niedrigeren Kosten bei Kranken-, Pflege- und Rentenversicherung profitieren.

Freiberuflich neben dem Job oder Studium?

Kein Problem! Viele starten erstmal nebenbei – etwa während des Studiums oder parallel zum Angestelltenjob.

Wichtig dabei:

• Dein Arbeitgeber sollte informiert sein, falls der Vertrag das verlangt
• Deine Neben­tätigkeit darf nicht mit deiner Haupt­tätigkeit kollidieren
• Auch im Nebenerwerb bist du verpflichtet, deine Einnahmen vollständig beim Finanzamt anzugeben

Vermeide diese häufigen Fehler

• Zu späte Anmeldung: Innerhalb von 4 Wochen nach Aufnahme der Tätigkeit musst du dich melden
• Falsche Angaben im Fragebogen: Beschreibe deine Arbeit so präzise wie möglich
• Umsatzsteuer nicht beachtet: Prüfe, ob du als Kleinunternehmer:in zählst
• Keine Belege gesammelt: Hebe Rechnungen und Quittungen gut auf – auch in digitaler Form
• Versicherungen übersehen: Ohne gültigen Schutz kann’s teuer werden, wenn etwas schiefläuft

Fazit: Die Essenz der Freiberuflichkeit

Freiberufler:innen genießen in Deutschland eine flexible und vergleichsweise unkomplizierte Möglichkeit der Selbstständigkeit, die auf besonderen Qualifikationen und eigenverantwortlichem Arbeiten basiert. Sie sind von der Gewerbesteuer befreit, profitieren von einer vereinfachten Buchhaltung und können oft nebenberuflich starten. Gleichzeitig tragen sie die volle Verantwortung für ihre Tätigkeit und müssen ihre Einnahmen korrekt versteuern. Die Registrierung erfolgt direkt beim Finanzamt, ohne Gewerbeanmeldung, und es gelten spezifische Anforderungen an Qualifikation und Berufsbild. Mit bewusster Planung, guter Organisation und Einhaltung der rechtlichen Vorgaben bietet die Freiberuflichkeit eine attraktive Chance für unabhängiges und selbstbestimmtes Arbeiten in vielfältigen Fachgebieten.

Wenn du diese Grundregeln beachtest, steht einem erfolgreichen Start als Freiberufler:in wenig im Weg.