GmbH gründen: Kosten, Schritte und Tipps für eine erfolgreiche GmbH-Gründung

Letzte Aktualisierung am, Februar 28

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Mit der Gründung einer GmbH machst du einen großen Schritt in deiner Selbständigkeit. Vielleicht ist sie der Beginn deines Unternehmertums, vielleicht warst du aber schon vorher selbständig: So oder so ist die GmbH eine Gesellschaftsform, die zeigt, dass du es ernst meinst. Die Professionalisierung deiner Selbständigkeit in Form einer GmbH-Gründung ist jedoch mit Kosten verbunden und erfordert ein hohes Startkapital.

Während dieses früher bei 25.000 € lag, ist es dir heute schon mit 12.500 € Bareinlage möglich, eine GmbH zu gründen. Während dieses Budget jedoch deins ist und von deiner Gesellschaft eingesetzt werden kann, gibt es viele Kosten, die du einmalig für die GmbH-Gründung zahlen musst. Wir geben dir einen Überblick über die Kosten und erklären, wie du erfolgreich eine GmbH gründen kannst.

Vor- und Nachteile einer GmbH-Gründung

Die Wahl der Rechtsform ist eine bedeutende Entscheidung für deinen Schritt in die Selbständigkeit: Sie schafft den rechtlichen Rahmen für dein weiteres Handeln und bestimmt, welche Steuer- und Buchhaltungspflichten du künftig unterliegst, wer haftet und wie dein Unternehmen wahrgenommen wird. Insofern stellt sich die Frage: Ist die Gründung einer GmbH überhaupt das Richtige für dich?

Die Vor- und Nachteile einer GmbH-Gründung im direkten Vergleich

Das größte Argument für die Gründung einer GmbH ist in der Regel die Haftungsbeschränkung. Sofern du nicht grob fahrlässig handelst, haftest du nicht mit deinem Privatvermögen, sondern ausschließlich mit dem Firmenkapital. Im Falle einer Insolvenz bist du somit auf der sicheren Seite und musst nicht auf deine privaten Mittel zurückgreifen, um Gläubiger zu bezahlen. Aber es gibt noch weitere Vorteile.

Vorteile einer GmbH-Gründung

Nachteile einer GmbH-Gründung

Haftungsbeschränkung auf das Vermögen der Gesellschafter

Hohe Anerkennung bei Kunden, Dienstleistern oder Kreditinstituten

Veröffentlichung von Jahresabschlüssen rechtlich vorgeschrieben

Gehalt des Geschäftsführers ist steuerlich absetzbar

Auszahlung von Gewinn nur über Gewinnausschüttung möglich

Die Körperschaftssteuer für nicht ausgeschüttete Gewinne liegt bei 15 %

Mindestkapital von 25.000 € Stammeinlage erforderlich

GmbH ist als juristische Person voll rechtsfähig

Der Betrieb einer GmbH ist mit erhöhten Aufwand verbunden; doppelte Buchführung

Die Wahl der Rechtsform muss grundsätzlich sorgfältig abgewogen werden. Gerade, wer sein Privatvermögen schützen oder aber Kredite für das Wachstum seines Unternehmens aufnehmen möchte, trifft mit der GmbH die richtige Entscheidung. Deine Chancen auf langfristige Verträge mit großen Kunden erhöhen sich ebenfalls durch die Gründung der angesehenen GmbH.

Verfahren zur Gründung einer GmbH: Ein kurzer Überblick

Wenn du dich nun für die Gründung einer GmbH entschieden hast, kannst du mit dem Gründungsprozess beginnen. Dieser lässt sich im Wesentlichen in drei Bereiche unterteilen: Vertragserstellung, Einzahlung des Stammkapitals und Anmeldung der GmbH.

Vertragserstellung: Zunächst muss mit allen beteiligten Gesellschaftern ein Gesellschaftsvertrag aufgesetzt werden, der anschließend notariell beglaubigt werden muss. Die GmbH-Gründung ist alleine oder mehreren Gesellschaftern möglich.
Einzahlung des Stammkapitals: Es muss ein GmbH-Geschäftskonto eröffnet und das Stammkapital in Höhe von 25.000 € eingezahlt werden. Für die formelle Gründung genügen bereits 12.500 €. Die Einzahlung muss außerdem vom Notar bestätigt werden.
Anmeldung der GmbH: Im Anschluss erfolgt die Anmeldung der GmbH im Handelsregister. Bis diese bewilligt ist, firmiert das Unternehmen unter dem Zusatz GmbH in Gründung (i. G.). Hinzu kommen weitere Anmeldungen beim Finanzamt, in der Industrie- und Handelskammer (IHK) oder im Transparenzregister.

Wie die Gründung im Detail abläuft, verraten wir dir in unserer Schritt-für-Schritt-Anleitung am Ende des Artikels. Zunächst möchten wir auf die Kosten, die Dauer und die Voraussetzungen für die Gründung eingehen, damit du bestens vorbereitet bist.

Wie viel kostet es, eine GmbH zu gründen?

Wer an die Gründung einer GmbH denkt, hat oft nur eine Zahl im Kopf: 25.000 €. So hoch ist das Stammkapital, das GmbH-Gründer aufbringen müssen. Das muss allerdings nicht schon bei der Gründung selbst passieren. Hier reichen 12.500 € zunächst aus. Mit den ersten Gewinnen der GmbH muss allerdings sichergestellt werden, dass langfristig die 25.000 € auf dem GmbH-Konto bereitliegen.

Alternative:

Die 25.000 € sind allerdings nicht im klassischen Sinne Kosten, sondern Kapital, mit dem du als Unternehmensgründer weiterarbeiten kannst. Tatsächliche Kosten fallen an anderer Stelle an, die wir in der folgenden Tabelle zusammengefasst haben:

Ein-Mann-GmbH

Mehr-Personen-GmbH

Stammkapital

25.000,00 €

Gründung

Beurkundungsverfahren, Gesellschaftsvertrag und Geschäftsführerbestellung

375,00 €

384,00 €

Vollzugsgebühr für die Gesellschafterliste

96,00 €

Handelsregisteranmeldung

Entwurf der Anmeldung

62,50 €

Betreuungstätigkeit

62,50 €

Erzeugung der XML-Strukturdateien

37,50 €

Notariat

Kommunikationspauschalen

ca. 30,00 €

Dokumentenpauschalen

ca. 20,00 €

Notargebühren

сa. 685,00 €

Amtsgebühren

Handelsregistereintrag

200,00 €

Gewerbeanmeldung, Kosten können je nach Gemeinde abweichen

35,00 €

Kosten insg. (exkl. Stammkapital) =

ca. 1.603,50 €

ca. 1.622,50 €

Du kannst jedoch rund 50 % deiner Kosten einsparen, wenn du statt einer individuellen Satzung das Musterprotokoll nutzt – vorausgesetzt natürlich, dass es für deinen Fall überhaupt möglich ist.

Wovon hängen die Kosten für die Gründung einer GmbH ab?

Die Kosten für die Gründung deiner GmbH sind von verschiedenen Faktoren abhängig, von denen wir eben schon einige kennengelernt haben: Wie hoch ist dein Stammkapital? Gründest du alleine oder mit anderen? Nutzt du ein Musterprotokoll oder eine Satzung?

1. Musterprotokoll oder Satzung

Einen entscheidenden Einfluss auf die Gründungskosten hat die Gestaltung des Gesellschaftsvertrags. Je nach Anzahl der Gesellschafter, deren Verhältnis zueinander, der Gesellschafterstruktur und der Art, wie sie ihr Kapital einbringen, kann die Satzung unterschiedlich umfangreich ausfallen. Und je umfangreicher sie ist, desto mehr Kosten fallen üblicherweise an.

Benötigst du keinen individuellen Gesellschaftsvertrag, kannst du auf das sogenannte „Musterprotokoll“ zurückgreifen, das bereits eine vorgefertigte Satzung, Gesellschafterliste und Geschäftsführerbestellung enthält. Das senkt die Gründungskosten um etwa die Hälfte.

2. Anzahl der Gesellschafter

Mit steigender Anzahl der Gesellschafter steigen ebenso die Kosten für die GmbH-Gründung. Während sich die Notarkosten bei der Gründung einer Ein-Mann-GmbH mit Musterprotokoll noch auf ca. 125 € belaufen, sind es bei zwei oder mehr Gesellschaftern schnell 250 €. Die Geschäftsführerbestellung mit 135 € und die Erstellung einer Gesellschafterliste mit 95 € kommen noch hinzu.

3. Höhe des Stammkapitals

Ein dritter maßgeblicher Faktor für die Höhe der Kosten bei einer GmbH-Gründung ist die Höhe des Stammkapitals. Um eine GmbH zu gründen, ist es erforderlich, eine Eröffnungsbilanz zu erstellen, um die Vermögens- und Kapitalverhältnisse zu diesem Zeitpunkt zu erfassen. Der Steuerberater berechnet die Kosten dafür in Abhängigkeit der Höhe des Stammkapitals, wobei bei 25.000 € Einlage die geringste Gebühr fällig wird.

Wie lange dauert es, eine GmbH zu gründen?

Die Gründung einer GmbH erfordert von allen beteiligten Parteien Sorgfalt. Dementsprechend ist der Gründungsprozess leider nichts, das innerhalb von wenigen Tagen erledigt wäre. Selbst, wenn alles ideal läuft, musst du mit einer Dauer von mindestens drei Wochen rechnen – vom Beginn der Vertragsgestaltung bis zur Eintragung ins Handelsregister. Letzteres dauert dabei am längsten; ist für dich jedoch nicht mit aktiver Arbeit, sondern in erster Linie mit Warten verbunden. Wie lange die Gründung dauert, kannst du wie die Kosten maßgeblich selbst beeinflussen.

Wenn du für deinen Gesellschaftsvertrag nämlich das Musterprotokoll anwendest, ist der Schritt der Vertragsgestaltung innerhalb eines Tages abgeschlossen. Die Gestaltung einer individuellen Satzung kann hingegen mehrere Wochen dauern.

Anschließend gilt es einen Termin beim Notar zu finden, was innerhalb weniger Tage oder weniger Wochen möglich ist. Der Termin der Beglaubigung selbst ist innerhalb weniger Stunden erledigt. Die Eröffnung eines Geschäftskontos kann bis zu einer Woche dauern und die Einzahlung des Stammkapitals nochmal ein bis zwei Werktage. Die Eintragung ins Handelsregister dauert schließlich rund zwei Wochen.

Was ist für die Gründung einer GmbH erforderlich?

Um aber überhaupt erst eine GmbH gründen zu können, müssen gewisse Voraussetzungen erfüllt werden. Bereite dich auf die Gründung deines Unternehmens vor, indem du dich mit folgenden Fragen auseinandersetzt:

Gründest du alleine oder mit mehreren Gesellschaftern? Gründer der GmbH können dabei natürliche und juristische Personen sein.
Möchtest du als Geschäftsführer auftreten, dürfen keine strafrechtlichen Gründe vorliegen, die dagegen sprechen.
Kannst du ein Mindestkapital von 12.500 € in bar oder in Form von Sachwerten aufbringen? Das Stammkapital von 25.000 € muss erst später erreicht werden.
Welche Bedingungen müssen in deinem Gesellschaftsvertrag definiert werden? Je nach Vorhaben kann die Nutzung des Musterprotokolls genügen.
Welchen Notar möchtest du für die Beglaubigung und Beurkundung deiner Dokumente beauftragen?

Hinzu kommt eine Reihe von Dokumenten, die du für die GmbH-Gründung benötigst:

Gesellschaftsvertrag bzw. Musterprotokoll
ggf. Legitimation der Geschäftsführer
unterschriebene Gesellschafterliste mit Name, Vorname, Geburtsdatum und Wohnort der Gesellschafter sowie der Anteil der übernommenen Stammeinlage jedes Gesellschafters
Ausweispapiere der Gesellschafter zur notariellen Beurkundung
wird das Stammkapital mit Sach- statt Bareinlagen erbracht, sind die entsprechenden Verträge, ein Sachgründungsbericht und weitere Dokumente notwendig, die den Wert der Sacheinlagen belegen

Voraussetzungen für die Gründung erfüllt? Sehr gut!

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gründung einer GmbH

In diesem Fall können wir nun mit der Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Gründung einer GmbH fortfahren. Wenn du dich an dieser Liste orientierst, steht einem reibungslosen Ablauf deiner GmbH-Gründung nichts im Wege.

Namensfindung: Finde einen Namen für deine neue GmbH und lass diesen von der IHK prüfen. Er darf im Unternehmensregister noch nicht existieren, nicht geschützt sein und keine Markenrechte verletzen.
Gesellschafter: Lege fest, mit wie vielen und welchen Gesellschaftern du die GmbH gründest und wie ihr die Stimmanteile untereinander aufteilt. Entscheidend kann sein, wer viel Kapital einbringt oder die Position des Geschäftsführers übernimmt.
Genehmigung: Prüfe, ob deine GmbH genehmigungspflichtig ist. Das betrifft z. B. Apotheken, Gaststätten oder Fahrschulen, die einen besonderen Schutz für Menschen voraussetzen oder Unternehmen im Bereich Steuer- und Rechtsberatung.
Stammkapital: Leg gemeinsam mit deinen Gesellschaftern das Stammkapital fest und wer wie viel in das Unternehmen einbringt. Neben Bareinlagen sind alternativ Sacheinlagen möglich.
Gesellschaftsvertrag: Nun gilt es, gemeinsam mit einem Notar einen Gesellschaftsvertrag aufzusetzen oder auf das standardmäßige und kostengünstige Musterprotokoll zuzugreifen. Beides muss notariell beurkundet werden.
Geschäftskonto: Als nächstes eröffnest du ein Geschäftskonto für deine GmbH und zahlst die Bareinlage von mindestens 12.500 € darauf ein. Wenn du stattdessen Sacheinlagen einbringen möchtest, musst du ihren Wert bestätigen lassen.
Eintragung: Im letzten Schritt lässt du deine GmbH nun an diversen Stellen eintragen bzw. anmelden. Handelsregister, Gewerbeamt und Finanzamt: Alles eingetragen? Sehr gut!

In ca. zwei Wochen ist die GmbH offiziell eingetragen. Solange dauern die Prozesse bei den entsprechenden Ämtern. Nun haftest du nicht mehr mit deinem Privat-, sondern nur noch mit deinem Gesellschaftsvermögen.

Tipp:

Seit dem 1. August 2022 ist die GmbH-Gründung ganz einfach digital möglich! Dank Online-Notartermin musst du dich nicht mehr vor Ort beraten lassen und kannst den Prozess der Beurkundung einfach digital durchlaufen.

Unser Fazit

Die GmbH-Gründung wird immer einfacher: dank digitaler Notartermine, reduziertem Mindestkapital und Online-Geschäftskonten. Neben der Mindesteinlage von 12.500 € zur Unternehmensgründung solltest du bei Verwendung des Musterprotokolls jedoch mindestens mit Kosten von rund 800 € rechnen. Eine individuelle Satzung, mehr als ein Gesellschafter und ein höheres Stammkapital als 25.000 € sind Faktoren, die die Kosten für die GmbH-Gründung in die Höhe treiben können. Mit unserer Checkliste behältst du jeden Schritt deiner Unternehmensgründung im Griff!

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Artikel Autor: Patrick Möller