Nakonec zpracováváme víc příchozích i odchozích plateb faktur a protože je to tak snadné, jsem docela otevřený tomu převést do Vivid víc našich příchozích a odchozích plateb.
Silvan Jongerius, řídící partner
TechGDPR přešel k Vivid poté, co ho začaly frustrovat sazby, kvalita služeb a doba odezvy tradičního bankovnictví. „Všechno bylo pomalé a drahé,“ vzpomíná Jongerius. Co začalo jako místo pro uložení úspor, se rychle vyvinulo v něco víc. „Na začátku jsme se k Vivid připojili hlavně kvůli správě kapitálu. Teď ale zpracováváme víc příchozích i odchozích plateb faktur a protože je to tak snadné, jsem docela otevřený tomu převést jich do Vivid víc. Postupně to děláme, ale to jsem původně nečekal.“
Iluze souladu: když zásady neodpovídají realitě
O ochraně osobních údajů se hodně mluví, ale málokdo jí hluboce rozumí. Mnoho firem bere GDPR jako cvičení v dokumentaci, něco, co se dá vyřešit rychlým vygenerováním zásad, někdy dokonce pomocí AI. V praxi tento přístup vytváří falešný pocit bezpečí. Zásady sice mohou existovat, ale často neodrážejí, jak data organizací skutečně proudí.
„Některé firmy začínají tím, že si zásady vytvoří pomocí AI. Používají ChatGPT a podobné nástroje k tvorbě informací o ochraně osobních údajů, které ve skutečnosti neodrážejí realitu ve firmě,“ vysvětluje Jongerius. „Neudělaly náležitou prověrku. Neprozkoumaly interně, jaké procesy skutečně probíhají, a tyto procesy se proto v zásadách neodrážejí. To je zásadní nedostatek.“ Alex Carroll, Consulting Manager firmy, vidí tuto mezeru ze strany klientů každý den. „Divili byste se, kolik lidí ve firmě má úplně jinou představu o tom, co jejich vlastní firma dělá nebo jak používá data,“ říká. Nesoulad mezi tím, jak se firma prezentuje navenek, a tím, jak skutečně funguje uvnitř, je podle jeho zkušenosti spíš pravidlem než výjimkou.
Opravdu důležitým krokem je nejdřív pochopit, jaká data se v organizaci skutečně zpracovávají, a teprve pak vůbec přemýšlet o psaní zásad.
Silvan Jongerius, řídící partner
Víc než kontrolní seznam: jak TechGDPR buduje compliance, která obstojí
TechGDPR volí jiný přístup. Jako butikové poradenství se soustředí na hloubku, ne na objem, a s klienty úzce spolupracuje na zmapování a analýze toho, jak se data v každodenním provozu skutečně zpracovávají. „Když s klientem pracujeme, podíváme se opravdu hluboko pod kapotu. Vidíme spoustu z jeho vnitřního fungování a přesně chápeme, jak jeho procesy vypadají,“ říká Jongerius. „Získat takový vhled do tolika organizací, které pracují s novými druhy technologií a dělají velmi zajímavé věci, je nesmírně zajímavé.“ Carroll, který vede tým konzultantů pro ochranu soukromí a technologie a spravuje klíčové klienty, popisuje práci prakticky: „Compliance není žádná věda. Nikdy byste neměli podceňovat, co se může pokazit. Nikdy byste neměli přeceňovat, jak je firma připravená nebo jak dobře chápe, co musí udělat. Jde o to nebrat věci jako samozřejmost, být organizovaný a na nic nezapomínat, to je v podstatě to, co konzultant dělá.“ Místo obecných rámců převádí TechGDPR regulatorní požadavky na konkrétní a proveditelná zlepšení a pomáhá firmám budovat systémy, které jsou v souladu s předpisy a zároveň obchodně životaschopné. „TechGDPR vznikl s myšlenkou pomáhat firmám, pro které bylo velmi obtížné dodržet GDPR, a přesto najít cestu, jak dělat věci správně, tak aby se zachovalo soukromí jednotlivců a zároveň vznikla pro firmy fungující situace,“ říká Jongerius.
Od CTO k zakladateli v oblasti compliance: kariérní obrat poháněný zvědavostí
Jongerius původně ze světa ochrany osobních údajů nepocházel. Měl zázemí v technologiích a řízení vzdělávání a k ochraně soukromí ho přivedla nutnost. Když pracoval jako CTO, dostal za úkol zajistit soulad s GDPR, tedy odpovědnost, které se většina v organizaci chtěla vyhnout. „Bylo tu něco, čím se nikdo moc nechtěl zabývat, ale mně to z nějakého důvodu přišlo velmi zajímavé,“ říká. Tato zvědavost ho dovedla k tomu, že v roce 2018 v Berlíně spoluzaložil TechGDPR.
Carrollova cesta byla podobně nekonvenční. Přišel ze světa normativní compliance (normy ISO, systémy řízení), než v roce 2018 nastoupil do TechGDPR. „V ochraně osobních údajů jsem byl zpočátku docela nováček,“ přiznává. „Tím, že jsem ji musel nastudovat a pak převádět do proveditelných doporučení pro klienty, se můj vlastní vztah k platformám a elektronickým zařízením rozhodně změnil.“
Moje spojené zkušenosti s podnikáním, vedením firmy, technologiemi i právním rámcem GDPR jsou podle mě tím, co mi při zakládání TechGDPR dalo náskok.
Silvan Jongerius, řídící partner
Když se ochrana osobních údajů stane životním stylem
Práce v ochraně osobních údajů neovlivňuje jen firemní procesy. Mění i to, jak lidé sami zacházejí s technologiemi. Jongerius i Carroll popisují profesní citlivost, která proměnila jejich osobní návyky. „Když nerozumím tomu, jak firma používá moje data, jsem první, kdo si vyžádá další informace, projde jejich informace o ochraně osobních údajů a kontaktuje pověřence pro ochranu osobních údajů,“ říká Jongerius. V osobním životě pečlivě zvažuje, kam si v kavárně sedne („dbám na to, abych měl záda u zdi“), kdo by mohl zaslechnout rozhovor a co je na jeho obrazovce na veřejných místech vidět. Carroll šel ještě dál. Přestal používat většinu sociálních sítí („LinkedIn používám, protože má profesní využití, ale Facebook už rozhodně ne“) a aktivně odvádí svou rodinu od produktů Meta. „Odvádím rodinu od WhatsAppu, protože teď víme, že konverzace a obsah sdílené na WhatsAppu se používají pro reklamní účely,“ vysvětluje. „Nechci, aby se moje rodinné fotky vykládaly jako životní styl a aby na nás cílila reklama.“ I něco tak běžného jako cookie banner se stává profesním cvičením. „Když přijdu na web a vyskočí na mě cookie banner, částečně si ho přečtu,“ říká Carroll. „Podrobnosti nečtu, protože podrobnostem nevěřím. Mají ve vás vyvolat dojem, že organizaci na soukromí záleží. Ve skutečnosti ale záleží jen na vašich datech.“ Jeho rada pro každého: „Než kliknete a zaregistrujete se do nějaké služby, podívejte se na web, podívejte se na firmu, podívejte se, jak komunikuje. Nevěřte, když tvrdí, že je pro ni soukromí důležité. Informaci o ochraně osobních údajů nemusíte nutně úplně pochopit, ale rychle získáte představu, jestli to berou vážně, nebo ne.“ Jongerius přidává poznámku k nástrojům AI: „Dávejte si pozor, co svěříte ChatGPT. Nejen že je známý tím, že vaše data znovu používá k trénování modelů, ale může si také pamatovat věci, o kterých mluvíte, pro budoucí použití. A OpenAI právě podepsala smlouvy s americkým ministerstvem obrany, takže se člověk může ptát i na to, co se s vašimi daty může v rámci této smlouvy dít.“
Samostatnost jako princip: jak vybudovat poradenskou firmu postavenou na práci na dálku
TechGDPR funguje jako firma zaměřená primárně na práci na dálku, postavená na samostatnosti a důvěře. Tým je uspořádaný tak, aby pracoval nezávisle a měl volnost spravovat své odpovědnosti bez neustálého dohledu. Jongeriův styl vedení vychází z kolektivního, nizozemského přístupu k rozhodování: zapojuje tým do klíčových rozhodnutí a směr určují společně. „Nejsem ten, kdo jim každý den kouká přes rameno. Chci, aby byli samostatní, a chci jim to umožnit,“ říká. „Doufám, že by můj tým řekl totéž. Je to spíš naděje než očekávání, řekl bych.“ Náborová strategie firmy odráží záměrnou investici do rozvoje. „Jsme butikové poradenství, takže naší strategií je brát lidi se slibným zázemím, kteří opravdu rozumějí technologiím, nebo o ně mají aspoň velmi silný zájem,“ vysvětluje Carroll. „Poradenství v oblasti práva a kybernetické bezpečnosti není tak technické, jak si většina lidí myslí. Jde hlavně o to mít nastavení mysli, které umí pochopit obchodní procesy a rizika, jež s sebou technologie nesou.“ Carroll přijímá mladé profesionály s jedním až třemi lety praxe a uvádí je do toho, jak firmy skutečně fungují, od dynamiky ve vedení po nesoulad mezi odděleními. „To, co dělá konzultant a co se můj tým učí dělat, je vidět souvislosti mezi oddělenými sily,“ říká. Po dřívější fluktuaci se tým stabilizoval. „Teď už máme pár let poměrně stabilní tým a je to opravdu radost,“ dodává Jongerius.
Jak TechGDPR řídí finanční provoz
Působení v Německu i v zahraničí s provozem orientovaným na klienty vyžaduje efektivní finanční procesy. Rychlé platby, snadný přehled a možnost držet firemní bankovnictví odděleně od osobních zařízení, to vše je důležité pro firmu, která o tocích dat uvažuje profesionálně. Vivid pomáhá TechGDPR tyto procesy zefektivnit díky jednotnému rozhraní pro správu firemních výdajů a financí. Místo spoléhání na pomalé a roztříštěné tradiční bankovní systémy může tým sledovat transakce, hlídat zůstatky a řešit každodenní provoz na jednom místě. Pro firmu zaměřenou na transparentnost a kontrolu v ochraně osobních údajů zapadají rychlost provozu Vivid a jeho digitální přístup přirozeně: „U moderního způsobu bankovnictví, i když se mi nelíbí všechny jeho aspekty, jsou procesy obvykle docela rychlé. A to pomáhá, když vedete firmu.“ Jongeriova jediná výhrada je příznačně zaměřená na soukromí: „Rád bych svůj osobní mobil držel mimo rovnice firemního bankovnictví, nemíchal věci dohromady. A to i z důvodu soukromí.“ I jeho zpětná vazba k bankovnictví přichází optikou odborníka na ochranu osobních údajů.
