Die ersten Rechnungen sind geschrieben, die Pflichtangaben sitzen. Dann kommen die Fragen aus dem Alltag: Ein Kunde will vorab eine Anzahlung leisten, auf einer verschickten Rechnung steht der falsche Steuersatz, ein Auftraggeber möchte nur noch ein PDF, und eine Zahlung lässt auf sich warten. Rechnungen schreiben heißt in Österreich also mehr, als ein Formular mit den richtigen Feldern zu füllen.
Welche Rechnungsarten gibt es, wie wird eine falsche Rechnung korrigiert, was zählt als elektronische Rechnung, wann ist eine Rechnung fällig und wie lange bleibt sie im Archiv? Die Antworten stehen im Umsatzsteuergesetz, im Unternehmensgesetzbuch und in der Bundesabgabenordnung. Erläutert werden sie vom Unternehmensserviceportal USP des Finanzministeriums und von der Wirtschaftskammer Österreich (WKO). Die einzelnen Pflichtangaben behandelt unser eigener Beitrag zu den Rechnungsmerkmalen in Österreich.
Das Wichtigste in Kürze:
- Als Rechnung gilt jede Urkunde, mit der ein Unternehmen über eine Lieferung oder Leistung abrechnet, egal wie sie heißt. An andere Unternehmen ist sie innerhalb von sechs Monaten auszustellen.
- Für Anzahlungen entsteht die Umsatzsteuer schon mit der Zahlung. Die Schlussrechnung zieht die Anzahlungen samt Steuer ab.
- Eine falsche Rechnung berichtigt nur, wer sie ausgestellt hat: mit einer Berichtigungsnote oder einer neuen Rechnung, die auf die alte verweist.
- Ein PDF per E-Mail ist bereits eine elektronische Rechnung, wenn der Empfänger zustimmt. Strukturierte E-Rechnungen sind seit 2014 für Leistungen an den Bund Pflicht und ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU.
- Ist vertraglich nichts anderes vereinbart, betragen die gesetzlichen Verzugszinsen zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, wenn der Kunde für den Verzug verantwortlich ist.
- Rechnungen werden sieben Jahre aufbewahrt, gerechnet ab dem Ende des Kalenderjahres.
Was als Rechnung gilt und wer sie ausstellen muss
Eine Rechnung ist nach § 11 Abs. 2 UStG jede Urkunde, mit der ein Unternehmer über eine Lieferung oder sonstige Leistung abrechnet, gleichgültig, wie diese Urkunde im Geschäftsverkehr bezeichnet wird. Ob oben «Rechnung», «Honorarnote» oder «Abrechnung» steht, entscheidet also nicht. Die nötigen Angaben dürfen sogar in anderen Belegen stehen, etwa in einer Auftragsbestätigung, einem Lieferschein oder einem Vertrag, wenn die Rechnung auf diese Belege hinweist.
Ausstellen darf jedes Unternehmen eine Rechnung. Verpflichtet ist es dazu, wenn es an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen oder an eine juristische Person leistet. Gegenüber Privaten gilt die Pflicht bei steuerpflichtigen Werklieferungen und Werkleistungen im Zusammenhang mit einem Grundstück. Die Frist beträgt sechs Monate ab dem Umsatz; für bestimmte Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten endet sie am 15. Tag des Folgemonats. Die Pflicht besteht auch ohne ausdrückliches Verlangen des Kunden und umfasst steuerfreie Umsätze und Umsätze mit Reverse Charge.
Umgekehrt haben Geschäftspartner einen zivilrechtlichen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung, denn ohne sie können sie in der Regel keine Vorsteuer abziehen. Was eine ordnungsgemäße Rechnung enthält, regelt § 11 Abs. 1 Z 3 UStG: unter anderem Name und Anschrift beider Seiten, Leistung und Leistungsdatum, Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag, das Ausstellungsdatum, eine fortlaufende Nummer und die UID-Nummer. Bis 400 Euro brutto genügt eine vereinfachte Rechnung. Die Liste im Detail erklärt unser Beitrag zu den Rechnungsmerkmalen in Österreich.
Rechnungsarten: welche Rechnungen es gibt
Das Gesetz kennt im Grunde eine Rechnung, die je nach Anlass anders heißt. Im Geschäftsalltag haben sich trotzdem mehrere Rechnungsarten eingebürgert, und einige bringen eigene Regeln mit. Die Übersicht zeigt, wofür sie stehen:
| Rechnungsart | Wofür | Was gilt |
|---|---|---|
| Rechnung | Abrechnung einer erbrachten Lieferung oder Leistung | Angaben nach § 11 UStG, an Unternehmen binnen sechs Monaten |
| Anzahlungsrechnung | Geld vor der Lieferung oder Leistung | Rechnungsregeln gelten sinngemäß; Umsatzsteuer entsteht mit der Zahlung |
| Teilrechnung | Teilbetrag während eines laufenden Auftrags | für noch nicht ausgeführte Leistungen dieselben Regeln wie bei der Anzahlung |
| Schlussrechnung | Abrechnung am Ende, nach Anzahlungen oder Teilrechnungen | Anzahlungen und ihre Steuer werden abgezogen (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG) |
| Dauerrechnung | gleichbleibende monatliche Mietvorschreibung | in der Verwaltungspraxis anerkannt, meist einmal jährlich ausgestellt |
| Kleinbetragsrechnung | Rechnungen bis 400 Euro brutto | vereinfachte Angaben (§ 11 Abs. 6 UStG) |
| Gutschrift | der Kunde rechnet selbst ab | gilt unter den Voraussetzungen des § 11 Abs. 8 UStG als Rechnung, etwa wenn beide Seiten einverstanden sind |
| Berichtigung (oft Stornorechnung genannt) | Korrektur einer fehlerhaften Rechnung | nur durch den Aussteller, mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung |
Für alle Arten gilt: Der Name auf dem Beleg entscheidet nicht. Ob ein Dokument steuerlich als Rechnung zählt, hängt davon ab, ob damit über eine Leistung abgerechnet wird. Begriffe wie Stornorechnung oder Proformarechnung stammen aus der Praxis, das Umsatzsteuergesetz verwendet sie nicht.
Anzahlungsrechnung und Teilrechnung
Verlangt ein Unternehmen Geld, bevor es liefert oder leistet, gelten die Vorschriften über die Rechnungsausstellung sinngemäß (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG). Eine Anzahlungsrechnung enthält also dieselben Angaben wie eine normale Rechnung, bezieht sich aber auf eine Leistung, die noch aussteht. Dasselbe gilt für eine Teilrechnung über einen Teil des Entgelts, solange der Auftrag noch nicht ausgeführt ist.
Bei der Umsatzsteuer zählt der Zahlungseingang. Die Steuerschuld für Anzahlungen entsteht ausnahmslos, also auch beim Soll-System, mit Ablauf des Voranmeldungszeitraums, in dem die Zahlung eingegangen ist. Abzuführen ist sie nur für den tatsächlich erhaltenen Betrag, selbst wenn die Anzahlungsrechnung einen höheren Betrag ausweist. Für den Kunden gilt umgekehrt: Die Vorsteuer aus einer Anzahlungsrechnung kann er erst abziehen, wenn er sie bezahlt hat.
Schlussrechnung: Anzahlungen abziehen
Ist der Auftrag erledigt, folgt die Schlussrechnung, im Gesetz Endrechnung genannt. Sie zieht die vorher vereinnahmten Teilentgelte und die darauf entfallenden Steuerbeträge ab, wenn über diese Teilentgelte Rechnungen ausgestellt wurden (§ 11 Abs. 1 Z 4 UStG). Die WKO rät, in der Schlussrechnung die Nettoanzahlungen vom gesamten Nettobetrag abzuziehen und die Umsatzsteuer nur vom Differenzbetrag auszuweisen. Steht die Steuer auf dem ganzen Betrag, entsteht die Steuerschuld für die Anzahlungen ein zweites Mal. Ein Beispiel mit 20 % Umsatzsteuer, bei dem der Kunde vorab 3.000 Euro netto auf eine Anzahlungsrechnung bezahlt hat:
So weist die Schlussrechnung nur noch die Steuer auf den Restbetrag aus, und beide Seiten haben die Anzahlung bereits verbucht.
Dauerrechnung und Kleinbetragsrechnung
Bei der Vermietung muss laut WKO nicht jeden Monat eine neue Rechnung entstehen: Die Finanzverwaltung erkennt für die monatliche Mietvorschreibung eine Dauerrechnung an, die in der Regel einmal jährlich ausgestellt wird. Am anderen Ende steht die Kleinbetragsrechnung. Bis 400 Euro brutto können Name und Adresse des Empfängers, die laufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer entfallen. Kleinunternehmer, die von der Umsatzsteuer befreit sind, dürfen laut USP sogar unabhängig vom Betrag vereinfacht abrechnen. Wer möchte, stellt trotzdem eine vollständige Rechnung aus.
Rechnung korrigieren: Berichtigung, Storno, Gutschrift
Ein falscher Steuersatz, Umsatzsteuer statt Reverse Charge oder ein schlichter Rechenfehler: Das sind typische Fehler, die eine Korrektur nötig machen. Unrichtige Rechnungen dürfen grundsätzlich berichtigt werden. Das Recht und die Pflicht dazu hat der Aussteller. Im Alltag heißt so ein Korrekturbeleg oft Stornorechnung; das Umsatzsteuergesetz spricht von der Berichtigung einer Rechnung. Dafür gibt es zwei Wege: eine eigene Berichtigungsnote mit Verweis auf die ursprüngliche Rechnung oder eine neue, berichtigte Rechnung. So läuft eine Berichtigung ab:
Zuerst wird geklärt, was nicht stimmt: Steuersatz, Steuerbetrag, Empfänger oder eine fehlende Angabe. Berichtigen kann nur, wer die Rechnung ausgestellt hat.
Die Berichtigungsnote nennt die Korrekturen und verweist auf die ursprüngliche Rechnung. Eine neue Rechnung mit der alten Nummer trägt den Hinweis, dass sie berichtigt ist; mit neuer Nummer verweist sie auf die alte Rechnung und deren Nummer.
Die Berichtigung wirkt laut WKO erst, wenn sie dem Kunden nachweislich zugegangen ist. Sinnvoll ist deshalb ein Versandweg, der den Zugang belegt.
Das ausstellende Unternehmen passt die Umsatzsteuer an, der Kunde seinen Vorsteuerabzug. Beides gehört in die Umsatzsteuervoranmeldung.
Eine Berichtigung wirkt grundsätzlich nicht zurück. Mit einer Berichtigungsnote lassen sich auch mehrere Rechnungen auf einmal korrigieren. Und der Kunde hat einen vor den Zivilgerichten durchsetzbaren Anspruch darauf, dass eine unrichtige Rechnung berichtigt wird.
Zu viel oder zu Unrecht Umsatzsteuer ausgewiesen
Wer einem Unternehmen in einer Rechnung mehr Umsatzsteuer ausweist, als er schuldet, etwa 20 % statt richtig 10 %, schuldet den ausgewiesenen Betrag aufgrund der Rechnung, bis er sie berichtigt (§ 11 Abs. 12 UStG). Das nennt sich Steuerschuld kraft Rechnung. Eine Ausnahme gilt laut WKO für Rechnungen an Privatkunden: Dort muss zu hoch ausgewiesene Umsatzsteuer nicht an das Finanzamt abgeführt werden.
Ähnlich ist der unberechtigte Steuerausweis geregelt. Wer Umsatzsteuer ausweist, obwohl er kein Unternehmer ist oder die genannte Leistung nicht erbracht hat, schuldet den Betrag ebenfalls (§ 11 Abs. 14 UStG). Ein Blick auf Steuersatz und Steuerbetrag vor dem Versand erspart deshalb die spätere Korrektur.
Skonto, Rabatt und Storno
Nicht jede Änderung nach dem Versand braucht eine neue Rechnung. Mindert sich das Entgelt nachträglich, etwa durch Skonto, Rabatt oder eine Preisminderung nach einer Mängelrüge, muss von Gesetzes wegen keine Rechnungsberichtigung erfolgen. § 11 Abs. 13 UStG verlangt sie nur, wenn sich das Entgelt durch den Abzug von Wechselvorzinsen vermindert. Die Umsatzsteuer passen trotzdem beide Seiten an: Nach § 16 UStG berichtigt das leistende Unternehmen die geschuldete Steuer und der Kunde seinen Vorsteuerabzug, und zwar für den Zeitraum, in dem sich das Entgelt geändert hat.
Fällt ein Geschäft ganz weg, sprechen viele von einem Storno. Wie es steuerlich zu behandeln ist, hängt vom Fall ab: Eine Rechnung mit falschen Angaben wird berichtigt. Wird das Geschäft rückgängig gemacht oder ändert sich das Entgelt, läuft das über § 16 UStG. Im Zweifel klärt das die Steuerberatung.
Gutschrift: wenn der Kunde abrechnet
Im Umsatzsteuerrecht bedeutet Gutschrift etwas anderes als im Alltag. Gemeint ist eine Urkunde, mit der der Kunde selbst über eine Leistung abrechnet, die er erhalten hat (§ 11 Abs. 7 UStG). Beispiele sind die Abrechnung von Lizenzen durch den Lizenznehmer oder von Autorenhonoraren durch den Verlag. Eine solche Gutschrift gilt als Rechnung des leistenden Unternehmens, wenn
Dann entfällt die Pflicht, selbst eine Rechnung auszustellen. Widerspricht der Empfänger dem Steuerbetrag in der Gutschrift, verliert sie insoweit die Wirkung einer Rechnung. Eine elektronische Gutschrift muss ebenfalls als solche bezeichnet sein.
Elektronische Rechnung und E-Rechnung in Österreich
Bei der E-Rechnung in Österreich gehen zwei Dinge oft durcheinander. Elektronisch ist jede Rechnung, die in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen wird, also auch ein PDF im Anhang einer E-Mail. Eine «echte» E-Rechnung in einem standardisierten Format wie XML oder UBL bietet dagegen weit mehr Möglichkeiten zur automatischen Weiterverarbeitung. Pflicht ist dieses strukturierte Format bisher nur in bestimmten Fällen.
PDF per E-Mail zählt schon als elektronische Rechnung
Ein Unternehmen darf eine Rechnung per E-Mail, als E-Mail-Anhang, Web-Download, PDF oder Textdatei, als eingescannte Papierrechnung oder als Fax an ein anderes Unternehmen übermitteln. Seit 1. Jänner 2013 ist die elektronische Rechnung der Papierrechnung gleichgestellt, wenn der Empfänger zustimmt. Diese Zustimmung braucht keine besondere Form: Nach den Umsatzsteuerrichtlinien genügt es, dass beide Seiten tatsächlich so verfahren und es damit stillschweigend billigen.
Wer eine Rechnung in mehreren Formaten verschickt, etwa als PDF und als XML-Datei oder auf Papier und per E-Mail, vermerkt das auf der Rechnung selbst. So entsteht die Steuerschuld kraft Rechnung nicht mehrfach.
Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit sichern
Eine elektronische Rechnung zählt nur, wenn die Echtheit ihrer Herkunft, die Unversehrtheit ihres Inhalts und ihre Lesbarkeit gewährleistet sind (§ 11 Abs. 2 UStG). Echtheit heißt, die Identität des Ausstellers ist gesichert. Unversehrtheit heißt, der vorgeschriebene Inhalt wurde nicht geändert. Welches Verfahren ein Unternehmen dafür nutzt, kann es frei wählen. Jedenfalls genügen:
Für kleine Unternehmen wichtig: Laut USP reicht auch ein manueller Abgleich der Rechnung mit den vorhandenen Unterlagen, zum Beispiel mit Bestellung, Auftrag, Kaufvertrag oder Lieferschein, solange ein verlässlicher Prüfpfad die Rechnung mit der Leistung verbindet.
E-Rechnung an den Bund und Ausblick 2030
Pflicht ist die strukturierte E-Rechnung seit 1. Jänner 2014 für Lieferungen und Leistungen an Dienststellen des Bundes; Papierrechnungen nehmen sie nicht mehr an. Eingebracht wird die E-Rechnung über das Unternehmensserviceportal oder über PEPPOL, Voraussetzung ist eine Registrierung im USP. Weit verbreitet ist dabei der XML-Standard ebInterface. Für Vertragspartner von Ländern und Gemeinden besteht derzeit keine Pflicht, Rechnungen elektronisch einzubringen.
Die nächste Änderung kommt aus der EU. Mit der Richtlinie (EU) 2025/516, kurz ViDA, wird die elektronische Rechnung ab 1. Juli 2030 für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte innerhalb der EU Standard, die Zustimmung des Empfängers entfällt dann. Diese Rechnungen müssen der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Für Geschäfte zwischen österreichischen Unternehmen im Inland sieht die Richtlinie keine Pflicht zur E-Rechnung vor. Die Mitgliedstaaten können eine solche Pflicht selbst einführen; Pläne dafür liegen laut WKO derzeit nicht vor.
Kurz gesagt: Ein PDF per E-Mail ist mit Zustimmung des Empfängers eine gültige elektronische Rechnung. Strukturierte E-Rechnungen sind in Österreich derzeit nur für Leistungen an den Bund Pflicht; für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU kommen sie ab 1. Juli 2030.
Zahlungsziel, Verzugszinsen und Mahnung
Erledigt ist eine Rechnung erst, wenn das Geld da ist. Ist im Vertrag nichts vereinbart, muss der Kunde zahlen, sobald die Leistung ordnungsgemäß erbracht ist und der Preis feststeht. Ergibt sich die Höhe erst aus der Rechnung, wird der Betrag mit dem Eingang der Rechnung beim Kunden fällig. Ein vereinbartes Zahlungsziel steht idealerweise auch auf der Rechnung, damit der Termin für beide Seiten klar ist.
Zahlungsfrist vereinbaren
Wie lange ein Kunde Zeit hat, vereinbaren die Vertragspartner selbst. Zwischen Unternehmen setzt das Unternehmensgesetzbuch dafür einen Rahmen: Eine vereinbarte Zahlungsfrist von bis zu 60 Tagen ist keinesfalls grob nachteilig (§ 459 Abs. 3 UGB). Längere Fristen sind möglich, solange sie für den Gläubiger nicht grob nachteilig sind; eine solche Bestimmung über Zahlungstermin oder Zahlungsfrist wäre nichtig.
Ist vor der Zahlung eine Abnahme oder Überprüfung der Leistung vorgesehen, darf sie höchstens 30 Tage ab dem Empfang der Ware oder der Erbringung der Dienstleistung dauern (§ 457 UGB). Eine längere Frist ist nur ausdrücklich und nur dann zulässig, wenn sie für den Gläubiger nicht grob nachteilig ist.
Verzugszinsen und 40 Euro Pauschale
Zahlt der Kunde bis zur Fälligkeit nicht, darf das Unternehmen ab dem Tag nach dem Fälligkeitstermin Verzugszinsen in Rechnung stellen, auch ohne vorherige Mahnung. Ist vertraglich nichts anderes vereinbart, beträgt der gesetzliche Zinssatz zwischen Unternehmen 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 456 UGB). Maßgeblich ist der Basiszinssatz am ersten Kalendertag des jeweiligen Halbjahres. Dieser erhöhte Satz gilt nur, wenn der Kunde für den Verzug verantwortlich ist; für Geschäfte mit Verbrauchern nennt die WKO 4 % pro Jahr.
Dazu kommt zwischen Unternehmen eine Pauschale von 40 Euro als Entschädigung für Betreibungskosten (§ 458 UGB), also insbesondere für Mahnspesen. Sie steht neben den Verzugszinsen zu. Höhere Kosten lassen sich nach § 1333 Abs. 2 ABGB ersetzen, wenn der Kunde den Verzug verschuldet hat, die Kosten für eine außergerichtliche Betreibung notwendig und zweckentsprechend sind und in einem angemessenen Verhältnis zur Forderung stehen.
Mahnung schreiben
Eine Mahnung ist weder Voraussetzung für Verzugszinsen noch dafür, eine Forderung vor Gericht geltend zu machen. Sinnvoll ist sie trotzdem, weil sie offene Rechnungen freundlich und klar in Erinnerung ruft. Eine Form schreibt das Gesetz nicht vor, eine Mahnung könnte also auch mündlich erfolgen. Die WKO empfiehlt zu Beweiszwecken trotzdem eine schriftliche Mahnung per eingeschriebenem Brief.
In der Mahnung sollte eine Frist mit festem Endtermin stehen, bis zu dem die Zahlung spätestens beim Gläubiger eingelangt sein muss. Hilfreich sind außerdem Rechnungsnummer, Rechnungsdatum und der offene Betrag, damit der Kunde die Zahlung schnell zuordnen kann.
Rechnungen aufbewahren und digital archivieren
Von jeder Rechnung, die ein Unternehmen ausstellt, fertigt es eine Durchschrift oder Abschrift an und bewahrt sie sieben Jahre auf (§ 11 Abs. 2 UStG). Dasselbe gilt sinngemäß für Belege, auf die eine Rechnung verweist. Die Fristen rund um die Rechnung im Überblick:
| Frist | Wofür | Grundlage |
|---|---|---|
| sechs Monate nach dem Umsatz | Rechnung an Unternehmen ausstellen | § 11 Abs. 1 Z 1 UStG |
| 15. Tag des Folgemonats | Rechnung für bestimmte Dienstleistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten | § 11 Abs. 1 Z 2 UStG |
| bis 60 Tage | vereinbarte Zahlungsfrist zwischen Unternehmen, keinesfalls grob nachteilig | § 459 UGB |
| höchstens 30 Tage | Abnahme oder Überprüfung der Leistung; länger nur ausdrücklich vereinbart und wenn nicht grob nachteilig | § 457 UGB |
| ab dem Tag nach der Fälligkeit | Verzugszinsen, ohne vorherige Mahnung | WKO |
| sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres | Aufbewahrung von Rechnungen und Belegen | § 132 BAO |
| 22 Jahre | Unterlagen zu Grundstücken nach dem Umsatzsteuergesetz | WKO |
| ab 1. Juli 2030 | E-Rechnung für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU | Richtlinie (EU) 2025/516 |
Sieben Jahre ab Ende des Kalenderjahres
Die Frist beginnt nicht mit dem Rechnungsdatum, sondern mit dem Schluss des Kalenderjahres, auf das sich die Belege beziehen (§ 132 Abs. 1 BAO). Ein Beispiel: Belege aus dem Kalenderjahr 2019 sind bis Ende 2026 aufzubewahren. Länger aufzuheben sind Unterlagen, solange sie für ein anhängiges Abgabenverfahren von Bedeutung sind. Für Unterlagen zu Grundstücken nach dem Umsatzsteuergesetz gilt eine Frist von 22 Jahren.
Papierrechnungen scannen und elektronisch archivieren
Papier muss nicht im Ordner bleiben. Belege dürfen auf Datenträgern aufbewahrt werden, wenn ihre vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Wer Rechnungen scannen und nur digital aufbewahren will, braucht also ein System, das genau das sicherstellt.
Für die elektronische Archivierung von Rechnungen spricht die WKO von revisionssicherer Archivierung. Gescannte PDF-Dateien auf einem USB-Stick, einer Festplatte oder einem Server reichen dafür nicht aus, weil jede einzelne Datei verändert, gelöscht oder umsortiert werden kann. Ausgangsrechnungen, die mit einem EDV-System erstellt werden, müssen nicht nochmals ausgedruckt werden.
E-Rechnungen samt Nachweisen aufbewahren
Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für die gesamten sieben Jahre gewährleistet sein, und zwar beim ausstellenden und beim empfangenden Unternehmen. Beide bewahren auch die Nachweise über die Echtheit und die Unversehrtheit als Teil der Rechnung auf. Eine urschriftgetreue Wiedergabe ist dafür nicht nötig, und auch ein Ausdruck auf Papier ist zulässig, wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind.
Eingangsrechnungen prüfen
Für den Kunden hängt viel an der Rechnung: Nur eine ordnungsgemäße Rechnung berechtigt zum Vorsteuerabzug, Ausnahmen gelten für Reverse Charge und den innergemeinschaftlichen Erwerb. Das USP nennt dafür ein paar Punkte, die vor dem Bezahlen und Buchen geprüft werden:
Eine eigene Korrektur auf der erhaltenen Rechnung hilft nicht weiter, denn einseitige Berichtigungen des Empfängers haben keine Rechtswirkung. Fehlt etwas oder stimmt ein Betrag nicht, fordert der Kunde beim Aussteller eine berichtigte Rechnung an. Auf sie hat er einen durchsetzbaren Anspruch.
Rechnungen verwalten mit dem Vivid Geschäftskonto
Mit dem Vivid Geschäftskonto schreibst du Rechnungen im Konto selbst und siehst dort auch, ob sie bezahlt sind. Die Rechnungsstellung gehört zu jedem Tarif, und die Zahl der Rechnungen ist nicht begrenzt. Für den Alltag rund um Rechnungen heißt das:
Ohne monatliche Grundgebühr gibt es zwei Tarife: Free Start für Unternehmen und Standard für Selbstständige. Auch in den Tarifen ohne monatliche Grundgebühr können einzelne Leistungen Gebühren auslösen. Dazu zählen zusätzliche Karten, Bargeldabhebungen über bestimmten Freibeträgen oder Premium-Funktionen aus höheren Tarifen.
Vivid in Kürze: Mit dem Online-Geschäftskonto für Selbstständige und Unternehmen in Österreich laufen Rechnungen und Zahlungen über dasselbe Konto. Rechnungsstellung und Zahlungsstatus sind in jedem Tarif enthalten.
Von der Rechnung bis zum Zahlungseingang
Mit dem Vivid Geschäftskonto siehst du bei jeder Rechnung, ob das Geld schon da ist. Die Eröffnung läuft online.
Häufige Fragen
Welche Rechnungsarten gibt es?
Neben der normalen Rechnung sind Anzahlungs-, Teil- und Schlussrechnung gebräuchlich, dazu die Dauerrechnung bei der Vermietung, die Kleinbetragsrechnung bis 400 Euro und die Gutschrift. Steuerlich zählt jede Urkunde als Rechnung, mit der über eine Leistung abgerechnet wird, egal wie sie heißt.
Wie korrigiere ich eine falsche Rechnung?
Berichtigen kann nur der Aussteller: mit einer Berichtigungsnote, die auf die ursprüngliche Rechnung verweist, oder mit einer neuen Rechnung samt Hinweis auf die alte. Die Berichtigung wirkt erst, wenn sie dem Kunden nachweislich zugegangen ist.
Was ist der Unterschied zwischen Gutschrift und Stornorechnung?
Eine Gutschrift im Sinne des Umsatzsteuergesetzes stellt der Kunde aus, wenn er selbst über eine erhaltene Leistung abrechnet. Stornorechnung ist ein Begriff aus der Praxis für die Korrektur einer eigenen Rechnung. Steuerlich ist sie je nach Fall eine Berichtigung durch den Aussteller, etwa bei falschen Angaben. Wird das Geschäft rückgängig gemacht, ist es eine Änderung des Entgelts nach § 16 UStG.
Wann ist eine Rechnung fällig?
Ist nichts vereinbart, sobald die Leistung erbracht ist und der Preis feststeht. Ergibt sich der Betrag erst aus der Rechnung, wird er mit ihrem Eingang beim Kunden fällig. Ein vereinbartes Zahlungsziel verschiebt den Termin.
Wie hoch sind die Verzugszinsen zwischen Unternehmen?
Ist vertraglich nichts anderes vereinbart, gesetzlich 9,2 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz, der jeweils für ein Halbjahr gilt, wenn der Kunde für den Verzug verantwortlich ist. Dazu kommt eine Pauschale von 40 Euro für Betreibungskosten.
Ist die E-Rechnung in Österreich Pflicht?
Für Lieferungen und Leistungen an Dienststellen des Bundes seit 2014. Für grenzüberschreitende B2B-Geschäfte in der EU wird sie ab 1. Juli 2030 Standard. Für Geschäfte zwischen österreichischen Unternehmen im Inland sieht die EU-Richtlinie keine Pflicht vor.
Ab wann läuft die Aufbewahrungsfrist für Rechnungen?
Ab dem Ende des Kalenderjahres, auf das sich die Rechnungen beziehen, und dann sieben Jahre lang. Rechnungen aus 2019 sind also bis Ende 2026 aufzuheben.
Darf ich Papierrechnungen nur noch digital aufbewahren?
Ja, wenn die vollständige, geordnete, inhaltsgleiche und urschriftgetreue Wiedergabe bis zum Ende der Frist jederzeit gewährleistet ist (§ 132 Abs. 2 BAO). Die WKO empfiehlt dafür eine revisionssichere Archivierung statt eines einfachen PDF-Ordners.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Rechts- oder Steuerberatung. Die genannten Regeln stammen aus dem Umsatzsteuergesetz 1994, der Bundesabgabenordnung, dem Unternehmensgesetzbuch und dem ABGB sowie aus den Erläuterungen des Unternehmensserviceportals des Bundesministeriums für Finanzen und der Wirtschaftskammer Österreich; für den eigenen Fall ist eine Steuerberatung zuständig. Zahlungsdienstleistungen werden von Vivid Money S.A., 21 rue Glesener, Luxemburg, L-1631, Luxemburg, einem von der Commission de Surveillance du Secteur Financier, Luxemburg, unter der Registernummer W00000015 zugelassenen und regulierten E-Geld-Institut, erbracht.
