Die GmbH: Voraussetzungen, Vorteile, Pflichten und Kosten

Viele Gründer:innen in Deutschland wählen die GmbH, um ihr Business seriös zu führen und persönliche Haftungsrisiken zu minimieren. Doch wie läuft die Gründung ab? Welche Voraussetzungen musst du erfüllen? Und mit welchen Kosten und Pflichten musst du rechnen? Hier findest du einen praxisnahen, verständlichen Guide – damit du sicher und informiert durchstarten kannst.

Inhaltsverzeichnis

1. Was ist eine GmbH?
2. Vorteile und Nachteile einer GmbH
3. Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH
4. Schritt-für-Schritt: GmbH gründen
5. Kosten der GmbH-Gründung
6. Pflichten und Haftung
7. Sonderformen und Alternativen zur klassischen GmbH
8. Fazit: Lohnt sich die GmbH für dich?
9. Häufige Fragen zur GmbH-Gründung

Was ist eine GmbH?

Die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) ist eine Kapitalgesellschaft und bietet dir als Gründer:in einen klaren rechtlichen Rahmen. Das Besondere: Die Haftung ist auf das Gesellschaftsvermögen beschränkt – dein Privatvermögen bleibt geschützt. Eine GmbH kann von einer oder mehreren Personen gegründet werden und eignet sich für Start-ups, kleine und mittlere Unternehmen (KMU) und alle, die auf Wachstum und Seriosität setzen.

Die wichtigsten Merkmale der GmbH

• Haftungsschutz: grundsätzlich nicht mit deinem Privatvermögen
• Mindeststammkapital: 25.000 € Stammkapital (mindestens 12.500 € bei Gründung einzahlbar)
• eigene Rechtspersönlichkeit: GmbH kann Verträge abschließen, klagen und verklagt werden
• feste Strukturen:klare Regeln für Geschäftsführung, Gesellschafter und Organe.

Vorteile und Nachteile der GmbH

Vorteile

• Haftungsbeschränkung:persönliches Risiko ist begrenzt
• gutes Image:hohes Ansehen bei Banken, Partnern und Kund:innen
• Flexibilität: für Einzelgründer:innen, Teams und Investor:innen geeignet
• einfache Übertragung von Geschäftsanteilen

Nachteile

• höheres Startkapital: mindestens 25.000 € Stammkapital
• bürokratischer Aufwand: notarielle Beurkundung und Handelsregistereintrag sind Pflicht
• formale Pflichten: Buchführung, Jahresabschluss, Offenlegung

Für einen ausführlichen Vergleich der Unternehmensformen wirf einen Blick in Unternehmensformen in Deutschland mit einer Vergleichstabelle aller relevanten Rechtsformen.

Voraussetzungen für die Gründung einer GmbH

Wer kann eine GmbH gründen?

Jede natürliche oder juristische Person – allein oder im Team. Auch Ausländer:innen können in Deutschland eine GmbH gründen.

Stammkapital und Einlagen

Mindestens 25.000 € Stammkapital sind vorgeschrieben, davon müssen mindestens 12.500 € vor der Eintragung eingezahlt werden. Das Kapital kann als Bareinlage oder Sacheinlage (z. B. Maschinen, Fahrzeuge) eingebracht werden.

Gesellschaftsvertrag und Notar

Der Gesellschaftsvertrag regelt die wichtigsten Punkte (Zweck, Gesellschafter:innen, Geschäftsführung, Anteile) und muss notariell beurkundet werden.

Geschäftsführer und Gesellschafter

Mindestens ein:e Geschäftsführer:in ist Pflicht. Die Gesellschafter:innen bestimmen, wer die Geschäfte führt.

Firmenname und Geschäftszweck

Der Name des Unternehmens sollte eindeutig sein und die Rechtsform „GmbH“ im Namen tragen. Der Geschäftszweck wird im Handelsregister eingetragen.

Schritt für Schritt eine GmbH gründen – so funktioniert’s

Vorbereitung und Planung

Überlege dir genau, welche Geschäftsidee du verfolgen willst und wie die Gesellschafterstruktur aussieht. Kläre, wie viel Kapital du benötigst und welche Aufgaben die Geschäftsführenden übernehmen.

Gesellschaftsvertrag erstellen

Der Gesellschaftsvertrag ist das Fundament deiner GmbH. Darin werden die Rechte, Pflichten und Teilhabe der Gesellschafter sowie der Zweck des Unternehmens definiert. Viele Notare bieten heute digitale Vorlagen und Beratung an, sodass du den Vertrag bequem online vorbereiten kannst.

Notarielle Beurkundung

Der Vertrag muss notariell beurkundet werden. Das kann persönlich im Notariat oder per Video-Call erfolgen. Ein:e Notar:in bestätigt die Echtheit der Unterschriften und reicht die Gründungsunterlagen beim Handelsregister ein.

Geschäftskonto eröffnen und Stammkapital einzahlen

Eröffne ein Geschäftskonto bei einer Bank oder einem modernen Finanzdienstleister. Lade die Gründungsdokumente hoch und zahle das Stammkapital ein (mindestens 12.500 € für eine GmbH). Das Finanzinstitut stellt dir eine Kapitalbestätigung aus, die für die Handelsregisteranmeldung benötigt wird.

Anmeldung beim Handelsregister

Der/die Notar:in meldet deine GmbH beim Handelsregister an. Nach erfolgreicher Prüfung erfolgt die Eintragung der GmbH, die deinem Unternehmen die Rechtspersönlichkeit verleiht.

Gewerbeanmeldung und steuerliche Registrierung

Lass dein Unternehmen beim Gewerbeamt registrieren und übermittle die erforderlichen Angaben zur steuerlichen Erfassung an das Finanzamt. Du erhältst eine Steuernummer und ggf. eine Umsatzsteuer-ID.

Geschäftstätigkeit aufnehmen

Nach Eintragung kannst du offiziell starten. Dein Geschäftskonto ist vollständig freigeschaltet, und du kannst Rechnungen ausstellen, Verträge abschließen und Mitarbeiter:innen einstellen.

Digitalen Überblick behalten

Nutze digitale Tools, um den Gründungsprozess und alle Dokumente jederzeit im Blick zu behalten. Viele Anbieter bieten Dashboards mit Status-Updates und Erinnerungen.

Tipp: Die digitale GmbH-Gründung spart Zeit und Aufwand. Nutze moderne Services, die Notartermine, Dokumentenmanagement und Bankgeschäfte online ermöglichen.

Kosten der GmbH-Gründung

• Notariat und Register: ca. 800–1.200 €
• Beratung: optional, je nach Aufwand
• Stammkapital: mindestens 12.500 €, bei Gründung einzahlbar
• laufende Kosten: Buchhaltung, Steuerberatung, IHK-Beiträge

Hinweis: Die Höhe der tatsächlichen Kosten richtet sich nach dem jeweiligen Standort und den individuellen Anforderungen.

Pflichten und Haftung der GmbH

Haftung der Gesellschafter:innen

Die Gesellschafter:innen haften grundsätzlich nur mit dem Gesellschaftsvermögen, nicht mit ihrem Privatvermögen. Ausnahmen können eintreten, wenn Pflichten verletzt werden, wie zum Beispiel bei Vermögensvermischung oder Insolvenzverschleppung. In solchen Fällen kann eine persönliche Haftung mit dem Privatvermögen folgen.

Pflichten der Geschäftsführung:

• Sorgfältige und rechtskonforme Leitung der Gesellschaft
• Einhaltung der Insolvenzantragspflicht (bei Zahlungsunfähigkeit)
• rechtzeitige Information der Gesellschafter:innen, z. B. bei Verlust von mehr als 50% des Stammkapitals
• Buchführungspflicht sowie Erstellung von Jahresabschluss und Bilanz
• Anmeldung von Steuererklärungen (Körperschaftsteuer, Gewerbesteuer, Umsatzsteuer)

Steuerliche Pflichten:

• Körperschaftsteuer: ca. 15% auf den Gewinn
• Gewerbesteuer: variiert je nach Gemeinde
• Umsatzsteuer: auf steuerpflichtige Umsätze
• Jahresabschluss: Bilanz und Gewinn- und Verlustrechnung

Vernachlässigt die Geschäftsführung ihre Pflichten, können sie persönlich haftbar gemacht werden, sogar mit ihrem Privatvermögen. Daher sind die Führungspflichten sehr ernst zu nehmen.

Sonderformen und Alternativen zur klassischen GmbH

UG (haftungsbeschränkt) – die günstige Mini-GmbH

Die Unternehmergesellschaft, kurz UG, ist eine besonders beliebte Alternative zur GmbH, wenn du mit einem geringen Startkapital loslegen möchtest. Das Stammkapital kann bereits bei 1 Euro liegen, was den Einstieg stark vereinfacht. Die UG bietet ebenfalls Haftungsbeschränkung, ähnlich der GmbH, fordert aber Rücklagenbildung, bis das Stammkapital auf 25.000 Euro angewachsen ist. Damit eignet sie sich vor allem für Gründer:innen, die flexibel und kostenbewusst starten wollen, ohne auf die Vorteile einer Kapitalgesellschaft zu verzichten.

gGmbH – die gemeinnützige GmbH

Die gGmbH ist eine spezielle Rechtsform für Unternehmen, die gemeinnützige Zwecke verfolgen, wie soziale Projekte, Bildung oder Umweltschutz. Sie kombiniert die Haftungsbeschränkung der GmbH mit steuerlichen Vorteilen, da gemeinnützige Tätigkeiten von Steuern befreit sein können. Ein großer Pluspunkt ist die Möglichkeit, Spendenquittungen auszustellen und so Geldgeber:innen zu gewinnen. Die Gründung und Führung der gGmbH erfordert jedoch, dass die Gemeinnützigkeit dauerhaft sichergestellt wird.

GmbH & Co. KG – die Kombination aus GmbH und Kommanditgesellschaft

Bei der GmbH & Co. KG handelt es sich um eine Mischform, bei der die GmbH als persönlich haftender Gesellschafter (Komplementär) in einer Kommanditgesellschaft fungiert. Das bedeutet, die GmbH haftet mit ihrem Gesellschaftsvermögen, während die übrigen Kommanditisten nur mit ihren Einlagen haften. Diese Konstruktion verbindet die Vorteile der GmbH – vor allem die Haftungsbeschränkung – mit der Flexibilität und den steuerlichen Vorteilen einer Personengesellschaft. Für Unternehmen, die sowohl die Vorteile der Kapital- als auch der Personengesellschaft nutzen wollen, ist diese Rechtsform attraktiv.

Vorrats-GmbH – schnell starten mit einer bereits gegründeten Gesellschaft

Eine Vorrats-GmbH ist ein bereits gegründetes, aber noch nicht operativ tätiges Unternehmen. Gründer:innen können so sofort mit der Geschäftstätigkeit beginnen, ohne den Gründungsprozess selbst durchlaufen zu müssen. Die Vorratsgesellschaft wird meist von spezialisierten Anbietern „auf Vorrat“ gegründet und weiterverkauft. Dies spart Zeit, erhöht jedoch die Gründungskosten. Für Unternehmer:innen, bei denen der Markteintritt Priorität hat, ist diese Variante eine attraktive Option.

SE – die Europäische Gesellschaft

Die Societas Europaea (SE) ist eine Aktiengesellschaft nach EU-Recht mit Sitz in mindestens zwei EU-Ländern. Sie bietet Unternehmen die Möglichkeit, ihre Geschäftsaktivitäten grenzüberschreitend zu organisieren und einheitliche Strukturen europaweit umzusetzen. Die SE ist besonders geeignet für große Unternehmen oder Konzerne mit internationalem Fokus. Im Vergleich zur GmbH ist die Gründung und Verwaltung der SE komplexer, bietet dafür aber mehr Flexibilität und stärkt die Wettbewerbsfähigkeit auf dem europäischen Markt durch einheitliche Rechtsgrundlagen und erleichterte grenzüberschreitende Aktivitäten.

Lohnt sich die GmbH für dich?

Eine GmbH ist besonders empfehlenswert für Gründer:innen, die großen Wert auf den Schutz ihres Privatvermögens legen und ihr Unternehmen langfristig auf Wachstum ausrichten möchten. Durch die Haftungsbeschränkung bist du rechtlich abgesichert, da deine persönliche finanzielle Verantwortung auf das eingezahlte Stammkapital begrenzt ist. Zudem signalisiert die GmbH Geschäftspartnern und Kunden Professionalität und Verlässlichkeit, was gerade bei größeren Vorhaben oder bei der Zusammenarbeit mit Investoren von Vorteil ist. Wenn du über ausreichend Startkapital verfügst und klare Vorstellungen für dein Unternehmen hast, ist die GmbH eine solide Wahl. 

Sollte dir hingegen Flexibilität und ein kostengünstiger Start wichtiger sein, könnten Alternativen wie die Unternehmergesellschaft (UG), auch bekannt als Mini-GmbH, oder das Einzelunternehmen besser zu deinen Bedürfnissen passen. Beide bieten niedrigere Einstiegshürden, sind aber mitunter weniger geeignet für ambitionierte Wachstumspläne oder das Setzen eines besonders seriösen Außenauftritts. 

Letztlich hängt die Entscheidung stark von deinen individuellen Zielen, finanziellen Möglichkeiten und der Risikobereitschaft ab. Es lohnt sich daher, die jeweiligen Vor- und Nachteile genau abzuwägen und gegebenenfalls professionelle Beratung in Anspruch zu nehmen, um die optimale Rechtsform für dein Vorhaben zu finden. Dazu haben wir einen tabellarischen Vergleich der verschiedenen Rechtsformen erstellt.