Τελικά επεξεργαζόμαστε περισσότερες πληρωμές εισερχόμενων και εξερχόμενων τιμολογίων, και επειδή είναι τόσο εύκολο, είμαι αρκετά ανοιχτός να μεταφέρω περισσότερες από τις εισερχόμενες και εξερχόμενες πληρωμές μας στη Vivid.
Silvan Jongerius, Managing Partner
Η TechGDPR πέρασε στη Vivid αφού απογοητεύτηκε από τα επιτόκια, την ποιότητα εξυπηρέτησης και τους χρόνους απόκρισης της παραδοσιακής τραπεζικής. «Όλα ήταν αργά και ακριβά», θυμάται ο Jongerius. Αυτό που ξεκίνησε ως μέρος για να τοποθετήσουν αποταμιεύσεις εξελίχθηκε γρήγορα σε κάτι περισσότερο. «Στην αρχή ανοίξαμε λογαριασμό στη Vivid κυρίως για τη διαχείριση κεφαλαίων. Τώρα όμως επεξεργαζόμαστε περισσότερες πληρωμές εισερχόμενων και εξερχόμενων τιμολογίων, και επειδή είναι τόσο εύκολο, είμαι αρκετά ανοιχτός να μεταφέρω περισσότερες από αυτές στη Vivid. Το κάνουμε σιγά σιγά, αλλά δεν ήταν αυτή η αρχική μου προσδοκία.»
Η ψευδαίσθηση της συμμόρφωσης: όταν οι πολιτικές δεν ταιριάζουν με την πραγματικότητα
Η προστασία δεδομένων συζητιέται ευρέως αλλά σπάνια κατανοείται σε βάθος. Πολλές εταιρείες αντιμετωπίζουν τον GDPR ως άσκηση τεκμηρίωσης, κάτι που λύνεται με γρήγορη σύνταξη πολιτικών, μερικές φορές ακόμη και με AI. Στην πράξη, αυτή η προσέγγιση δημιουργεί ψευδή αίσθηση ασφάλειας. Οι πολιτικές μπορεί να υπάρχουν, αλλά συχνά δεν αντικατοπτρίζουν πώς ρέουν πραγματικά τα δεδομένα μέσα στον οργανισμό.
«Κάποιες εταιρείες ξεκινούν φτιάχνοντας τις πολιτικές τους με AI. Χρησιμοποιούν το ChatGPT και παρόμοια εργαλεία για να γράψουν δηλώσεις απορρήτου που δεν αντικατοπτρίζουν την πραγματικότητα μέσα στην εταιρεία», εξηγεί ο Jongerius. «Δεν έκαναν τον απαραίτητο έλεγχο. Δεν έκαναν την εσωτερική διερεύνηση για να καταλάβουν πραγματικά ποιες διαδικασίες γίνονται, και γι’ αυτό αυτές οι διαδικασίες δεν αποτυπώνονται στις πολιτικές. Αυτό είναι σοβαρή αδυναμία.» Ο Alex Carroll, Consulting Manager της εταιρείας, βλέπει το κενό από την πλευρά του πελάτη κάθε μέρα. «Θα εκπλαγείτε πόσοι άνθρωποι μέσα σε μια εταιρεία έχουν εντελώς διαφορετική εικόνα για το τι κάνει η εταιρεία τους ή πώς χρησιμοποιεί τα δεδομένα», λέει. Η απόσταση ανάμεσα στο πώς παρουσιάζεται μια εταιρεία προς τα έξω και στο πώς λειτουργεί πραγματικά εσωτερικά είναι, κατά την εμπειρία του, ο κανόνας και όχι η εξαίρεση.
Ένα πολύ σημαντικό βήμα είναι να κατανοήσεις πρώτα ποια δεδομένα επεξεργάζεται πραγματικά ένας οργανισμός, πριν καν σκεφτείς να γράψεις πολιτικές.
Silvan Jongerius, Managing Partner
Πέρα από τη λίστα ελέγχου: πώς η TechGDPR χτίζει συμμόρφωση που αντέχει
Η TechGDPR ακολουθεί διαφορετική προσέγγιση. Ως εξειδικευμένη συμβουλευτική εταιρεία, εστιάζει στο βάθος αντί για την κλίμακα, δουλεύοντας στενά με τους πελάτες για να χαρτογραφήσει και να αναλύσει πώς γίνεται πραγματικά η επεξεργασία των δεδομένων στις καθημερινές λειτουργίες. «Όταν δουλεύουμε με έναν πελάτη, ρίχνουμε μια πραγματικά βαθιά ματιά στα ενδότερα. Βλέπουμε πολλά από τα εσωτερικά του, καταλαβαίνουμε ακριβώς πώς είναι οι διαδικασίες του», λέει ο Jongerius. «Το να αποκτάς αυτή την εικόνα για τόσους οργανισμούς που δουλεύουν με νέα είδη τεχνολογίας και κάνουν πολύ ενδιαφέροντα πράγματα είναι εξαιρετικά ενδιαφέρον.» Ο Carroll, που ηγείται μιας ομάδας συμβούλων απορρήτου και τεχνολογίας και διαχειρίζεται βασικούς πελάτες, περιγράφει τη δουλειά πρακτικά: «Η συμμόρφωση δεν είναι πυρηνική φυσική. Δεν πρέπει ποτέ να υποτιμάς τι μπορεί να πάει στραβά. Δεν πρέπει ποτέ να υπερεκτιμάς πόσο έτοιμη είναι μια εταιρεία ή πόσο καλά καταλαβαίνει τι πρέπει να κάνει. Το θέμα είναι να μη θεωρείς τίποτα δεδομένο, να είσαι οργανωμένος και να μην αφήνεις πράγματα να ξεφεύγουν· αυτό κάνει ουσιαστικά ένας σύμβουλος.» Αντί να παραδίδει γενικά πλαίσια, η TechGDPR μετατρέπει τις κανονιστικές απαιτήσεις σε συγκεκριμένες, εφαρμόσιμες βελτιώσεις, βοηθώντας τις εταιρείες να χτίσουν συστήματα που είναι και συμμορφωμένα και εμπορικά βιώσιμα. «Η TechGDPR ιδρύθηκε με την ιδέα να βοηθά τις εταιρείες για τις οποίες ήταν πολύ δύσκολο να συμμορφωθούν με τον GDPR να βρουν παρ’ όλα αυτά τρόπο να κάνουν τα πράγματα σωστά, προστατεύοντας το απόρρητο των ατόμων αλλά δημιουργώντας ταυτόχρονα μια λειτουργική κατάσταση για τις εταιρείες», λέει ο Jongerius.
Από CTO σε ιδρυτή εταιρείας συμμόρφωσης: μια στροφή καριέρας από περιέργεια
Ο Jongerius δεν προερχόταν αρχικά από τον κόσμο της προστασίας δεδομένων. Με υπόβαθρο στην τεχνολογία και τη διοίκηση εκπαίδευσης, μπήκε στο απόρρητο από ανάγκη. Ως CTO, του ανατέθηκε να διασφαλίσει τη συμμόρφωση με τον GDPR, μια ευθύνη που οι περισσότεροι στον οργανισμό ήθελαν να αποφύγουν. «Υπήρχε κάτι με το οποίο κανείς δεν ήθελε πραγματικά να ασχοληθεί, αλλά για κάποιο λόγο εμένα μου φάνηκε πολύ ενδιαφέρον», λέει. Αυτή η περιέργεια τον οδήγησε να συνιδρύσει την TechGDPR στο Βερολίνο το 2018.
Η διαδρομή του Carroll ήταν εξίσου αντισυμβατική. Προερχόταν από τον κόσμο της κανονιστικής συμμόρφωσης (πρότυπα ISO, συστήματα διαχείρισης) πριν έρθει στην TechGDPR το 2018. «Στην αρχή ήμουν αρκετά καινούργιος στην προστασία δεδομένων», παραδέχεται. «Επειδή έπρεπε να τη μελετήσω και μετά να τη μεταφράσω σε εφαρμόσιμες συστάσεις για πελάτες, έχω σίγουρα αλλάξει τη δική μου σχέση με τις πλατφόρμες και τις ηλεκτρονικές συσκευές.»
Η συνδυασμένη εμπειρία μου στην επιχειρηματικότητα, τη διοίκηση εταιρειών, την τεχνολογία, καθώς και στο νομικό πλαίσιο του GDPR, είναι αυτό που πιστεύω ότι μου έδωσε πλεονέκτημα στην ίδρυση της TechGDPR.
Silvan Jongerius, Managing Partner
Όταν η προστασία δεδομένων γίνεται τρόπος ζωής
Η δουλειά στην προστασία δεδομένων δεν επηρεάζει μόνο τις εταιρικές διαδικασίες. Αλλάζει και τον τρόπο που οι άνθρωποι αλληλεπιδρούν με την τεχνολογία. Ο Jongerius και ο Carroll περιγράφουν μια επαγγελματική επίγνωση που έχει αλλάξει τις προσωπικές τους συνήθειες. «Αν δεν καταλαβαίνω πώς μια εταιρεία χρησιμοποιεί τα δεδομένα μου, είμαι ο πρώτος που θα ζητήσει περισσότερες πληροφορίες, θα διαβάσει τη δήλωση απορρήτου της, θα επικοινωνήσει με τον υπεύθυνο προστασίας δεδομένων», λέει ο Jongerius. Σε προσωπικό επίπεδο, σκέφτεται προσεκτικά πού κάθεται σε ένα καφέ («φροντίζω να έχω την πλάτη μου στον τοίχο»), ποιος μπορεί να ακούσει τις συζητήσεις και τι φαίνεται στην οθόνη του σε δημόσιους χώρους. Ο Carroll έχει πάει ακόμη πιο μακριά. Έχει σταματήσει να χρησιμοποιεί τα περισσότερα κοινωνικά δίκτυα («Το LinkedIn το χρησιμοποιώ γιατί έχει επαγγελματική χρήση, αλλά το Facebook σίγουρα όχι πια») και απομακρύνει ενεργά την οικογένειά του από τα προϊόντα της Meta. «Απομακρύνω την οικογένειά μου από το WhatsApp, γιατί πλέον ξέρουμε ότι οι συζητήσεις και το περιεχόμενο που μοιράζεται στο WhatsApp χρησιμοποιούνται για διαφημιστικούς σκοπούς», εξηγεί. «Δεν θέλω οι οικογενειακές μου φωτογραφίες να ερμηνεύονται ως επιλογές τρόπου ζωής και να γίνονται στόχος διαφημίσεων.» Ακόμη και κάτι τόσο συνηθισμένο όσο ένα banner cookies γίνεται επαγγελματική άσκηση. «Όταν επισκέπτομαι έναν ιστότοπο και πέφτω πάνω σε banner cookies, το διαβάζω εν μέρει», λέει ο Carroll. «Δεν διαβάζω τις λεπτομέρειες, γιατί δεν εμπιστεύομαι τις λεπτομέρειες. Είναι φτιαγμένες για να σε κάνουν να νομίζεις ότι το απόρρητο μετράει για τον οργανισμό. Στην πραγματικότητα όμως μετράνε μόνο τα δεδομένα σου.» Η συμβουλή του για όλους: «Πριν πατήσετε και εγγραφείτε σε μια υπηρεσία, ρίξτε μια ματιά στον ιστότοπο, στην εταιρεία, στο πώς επικοινωνεί. Μην εμπιστεύεστε όταν λένε ότι το απόρρητο είναι σημαντικό γι’ αυτούς. Δεν χρειάζεται απαραίτητα να καταλάβετε πλήρως τη δήλωση απορρήτου, αλλά καταλαβαίνετε γρήγορα αν το παίρνουν στα σοβαρά ή όχι.» Ο Jongerius προσθέτει μια σημείωση για τα εργαλεία AI: «Προσέξτε τι εμπιστεύεστε στο ChatGPT. Δεν είναι γνωστό μόνο για την επαναχρησιμοποίηση των δεδομένων σας για την εκπαίδευση των μοντέλων του, μπορεί επίσης να θυμάται πράγματα για τα οποία μιλάτε για μελλοντική χρήση. Και η OpenAI μόλις υπέγραψε συμβάσεις με το Υπουργείο Άμυνας των ΗΠΑ, οπότε μπορεί κανείς να αναρωτηθεί και τι μπορεί να συμβαίνει στα δεδομένα σας στο πλαίσιο αυτής της σύμβασης.»
Αυτονομία εκ σχεδιασμού: χτίζοντας μια συμβουλευτική εταιρεία με προτεραιότητα την εξ αποστάσεως εργασία
Η TechGDPR λειτουργεί ως εταιρεία με προτεραιότητα την εξ αποστάσεως εργασία, χτισμένη γύρω από την αυτονομία και την εμπιστοσύνη. Η ομάδα είναι οργανωμένη ώστε να δουλεύει ανεξάρτητα, με την ελευθερία να διαχειρίζεται τις αρμοδιότητές της χωρίς συνεχή επίβλεψη. Το στιλ ηγεσίας του Jongerius επηρεάζεται από μια συνεργατική, ολλανδική προσέγγιση στη λήψη αποφάσεων, που εμπλέκει την ομάδα στις βασικές αποφάσεις και δίνει κατεύθυνση από κοινού. «Δεν είμαι αυτός που κοιτάζει πάνω από τον ώμο τους κάθε μέρα. Μου αρέσει να είναι ανεξάρτητοι και θέλω να τους δίνω τα μέσα», λέει. «Ελπίζω η ομάδα μου να λέει το ίδιο. Είναι περισσότερο ελπίδα παρά προσδοκία, υποθέτω.» Η στρατηγική προσλήψεων της εταιρείας αντανακλά μια συνειδητή επένδυση στην εξέλιξη. «Είμαστε μια εξειδικευμένη συμβουλευτική εταιρεία, οπότε η στρατηγική μας είναι να παίρνουμε ανθρώπους με πολλά υποσχόμενο υπόβαθρο που καταλαβαίνουν πραγματικά την τεχνολογία ή τουλάχιστον έχουν πολύ έντονο ενδιαφέρον γι’ αυτήν», εξηγεί ο Carroll. «Η συμβουλευτική στο δίκαιο και την κυβερνοασφάλεια δεν είναι τόσο τεχνική όσο νομίζουν οι περισσότεροι. Αφορά πραγματικά το να έχεις τη νοοτροπία να κατανοείς επιχειρηματικές διαδικασίες και τους κινδύνους που φέρνει η τεχνολογία.» Ο Carroll προσλαμβάνει νέους επαγγελματίες με ένα έως τρία χρόνια εμπειρίας και τους μαθαίνει πώς λειτουργούν πραγματικά οι εταιρείες, από τις δυναμικές του διοικητικού συμβουλίου μέχρι την αναντιστοιχία ανάμεσα σε τμήματα. «Αυτό που κάνει ένας σύμβουλος, και αυτό που μαθαίνει να κάνει η ομάδα μου, είναι να βλέπει τις συνδέσεις ανάμεσα στα silos», λέει. Μετά από μια περίοδο αυξημένων αποχωρήσεων, η ομάδα έχει σταθεροποιηθεί. «Έχουμε πλέον αρκετά σταθερή ομάδα εδώ και δυο χρόνια, και αυτό είναι πραγματική χαρά», προσθέτει ο Jongerius.
Πώς η TechGDPR διαχειρίζεται τις οικονομικές λειτουργίες
Η δραστηριότητα στη Γερμανία και διεθνώς, με λειτουργίες που απευθύνονται σε πελάτες, απαιτεί αποδοτικές οικονομικές διαδικασίες. Γρήγορες πληρωμές, εύκολη εποπτεία και η δυνατότητα να μένει η επαγγελματική τραπεζική χωριστά από τις προσωπικές συσκευές μετράνε όλα για μια εταιρεία που σκέφτεται τις ροές δεδομένων επαγγελματικά. Η Vivid βοηθά την TechGDPR να απλοποιήσει αυτές τις διαδικασίες, προσφέροντας ενιαίο περιβάλλον για τη διαχείριση των εταιρικών δαπανών και των οικονομικών. Αντί να βασίζεται σε αργά, κατακερματισμένα παραδοσιακά τραπεζικά συστήματα, η ομάδα μπορεί να παρακολουθεί συναλλαγές, να ελέγχει υπόλοιπα και να χειρίζεται τις καθημερινές εργασίες σε ένα σημείο. Για μια εταιρεία που εστιάζει στη διαφάνεια και τον έλεγχο στην προστασία δεδομένων, η λειτουργική ταχύτητα και η ψηφιακή προσέγγιση της Vivid ταιριάζουν φυσικά: «Με τον σύγχρονο τρόπο τραπεζικής, παρότι δεν μου αρέσουν όλες οι πτυχές του, οι διαδικασίες είναι συνήθως αρκετά γρήγορες. Και αυτό βοηθά όταν διευθύνεις μια επιχείρηση.» Η μία επιφύλαξη του Jongerius είναι χαρακτηριστικά προσανατολισμένη στο απόρρητο: «Θα ήθελα να κρατώ την προσωπική μου κινητή συσκευή έξω από τις εξισώσεις της επαγγελματικής μου τραπεζικής, να μην ανακατεύω τα πράγματα. Και αυτό είναι επίσης για λόγους απορρήτου.» Ακόμη και τα σχόλιά του για την τραπεζική περνούν από τον φακό ενός επαγγελματία της προστασίας δεδομένων.
