Við afgreiðum orðið fleiri greiðslur á innkomnum og útsendum reikningum, og vegna þess hve auðvelt það er er ég alveg opinn fyrir því að færa fleiri af inn- og útgreiðslum okkar yfir til Vivid.
Silvan Jongerius, framkvæmdastjóri og meðeigandi
TechGDPR skipti yfir til Vivid eftir að hafa orðið þreytt á kjörunum, þjónustugæðunum og svartímanum í hefðbundinni bankaþjónustu. „Allt var hægt og dýrt,“ rifjar Jongerius upp. Það sem byrjaði sem staður til að geyma sparifé þróaðist fljótt í eitthvað meira. „Í upphafi skráðum við okkur hjá Vivid aðallega vegna fjárstýringar. En nú afgreiðum við orðið fleiri greiðslur á innkomnum og útsendum reikningum, og vegna þess hve auðvelt það er er ég alveg opinn fyrir því að færa meira af því yfir til Vivid. Við höfum verið að gera það hægt og rólega, en það var ekki það sem ég bjóst við í fyrstu.“
Tálsýn regluvörslunnar: þegar stefnurnar passa ekki við veruleikann
Mikið er rætt um persónuvernd en sjaldan er hún skilin til hlítar. Mörg fyrirtæki líta á GDPR sem skjölunarverkefni, eitthvað sem hægt sé að leysa með því að búa til stefnur í flýti, stundum jafnvel með gervigreind. Í reynd skapar þessi nálgun falska öryggiskennd. Stefnurnar eru kannski til, en þær endurspegla oft ekki hvernig gögn flæða í raun um fyrirtækið.
„Sum fyrirtæki byrja á því að búa til stefnurnar sínar með gervigreind. Þau nota ChatGPT og álíka til að búa til persónuverndartilkynningar sem endurspegla í raun ekki veruleikann innan fyrirtækisins,“ útskýrir Jongerius. „Þau fóru ekki í áreiðanleikakönnunina. Þau könnuðu ekki innra starfið til að skilja raunverulega hvaða ferlar eru í gangi, og þeir ferlar endurspeglast því ekki í stefnunum. Það er stór ágalli.“ Alex Carroll, ráðgjafarstjóri stofunnar, sér gjána frá sjónarhóli viðskiptavina á hverjum degi. „Þú yrðir hissa á hve margir innan fyrirtækis hafa allt annan skilning á því hvað fyrirtækið þeirra gerir eða hvernig það notar gögn,“ segir hann. Bilið milli þess hvernig fyrirtæki kynnir sig út á við og hvernig það starfar í raun inn á við er, að hans reynslu, reglan fremur en undantekningin.
Mjög mikilvægt skref er að byrja á því að átta sig á hvaða gögn eru í raun unnin innan fyrirtækisins, áður en svo mikið sem farið er að hugsa um að skrifa stefnur.
Silvan Jongerius, framkvæmdastjóri og meðeigandi
Lengra en gátlistinn: hvernig TechGDPR byggir upp regluvörslu sem heldur
TechGDPR fer aðra leið. Sem sérhæfð ráðgjafarstofa leggur fyrirtækið áherslu á dýpt fremur en umfang og vinnur náið með viðskiptavinum að því að kortleggja og greina hvernig gögn eru í raun unnin í daglegum rekstri. „Þegar við vinnum með viðskiptavini fáum við að líta vel undir húddið. Við sjáum mikið af innra starfi þeirra og skiljum nákvæmlega hvernig ferlarnir þeirra eru,“ segir Jongerius. „Það er gríðarlega áhugavert að fá þessa innsýn í svo margar stofnanir sem vinna með nýjar tegundir tækni og gera mjög áhugaverða hluti.“ Carroll, sem leiðir teymi ráðgjafa í persónuvernd og tækni og sér um lykilviðskiptavini, lýsir starfinu á hagnýtan hátt: „Regluvarsla er ekki geimvísindi. Maður á aldrei að vanmeta hvað getur farið úrskeiðis. Maður á aldrei að ofmeta hversu tilbúið fyrirtæki er eða hversu vel það skilur hvað það þarf að gera. Þetta snýst um að taka hlutunum ekki sem gefnum, vera skipulagður og láta ekkert falla milli skips og bryggju; það er í grunninn það sem ráðgjafi gerir.“ Í stað þess að afhenda almenna ramma breytir TechGDPR regluverkskröfum í áþreifanlegar og framkvæmanlegar umbætur og hjálpar fyrirtækjum að byggja kerfi sem bæði samræmast reglum og standast viðskiptalega. „TechGDPR var stofnað í kringum þá hugmynd að hjálpa fyrirtækjum sem áttu mjög erfitt með að fara að GDPR að finna samt leið til að gera hlutina rétt, bæði með því að vernda friðhelgi einstaklinga og um leið skapa starfhæft umhverfi fyrir fyrirtækin,“ segir Jongerius.
Frá tæknistjóra til stofnanda á sviði regluvörslu: starfsferill sem forvitnin breytti
Jongerius kom upphaflega ekki úr heimi persónuverndar. Hann er með bakgrunn í tækni og stjórnun menntamála og leiddist út í persónuvernd af nauðsyn. Þegar hann starfaði sem tæknistjóri (CTO) var honum falið að tryggja að farið væri að GDPR, ábyrgð sem flestir innan fyrirtækisins vildu forðast. „Þetta var eitthvað sem enginn vildi í raun sinna, en af einhverjum ástæðum fannst mér það mjög áhugavert,“ segir hann. Sú forvitni leiddi til þess að hann stofnaði TechGDPR í Berlín ásamt öðrum árið 2018.
Leið Carroll var álíka óhefðbundin. Hann kom úr heimi staðlaðrar regluvörslu (ISO-staðla, stjórnunarkerfa) áður en hann gekk til liðs við TechGDPR árið 2018. „Í upphafi var ég frekar nýr í persónuvernd,“ viðurkennir hann. „Með því að þurfa að kynna mér hana og þýða hana svo yfir í framkvæmanlegar ráðleggingar fyrir viðskiptavini hefur samband mitt við netvettvanga og raftæki klárlega breyst.“
Samanlögð reynsla mín af frumkvöðlastarfi, stjórnun fyrirtækja, tækni og lagaramma GDPR er það sem ég tel að hafi gefið mér forskot við stofnun TechGDPR.
Silvan Jongerius, framkvæmdastjóri og meðeigandi
Þegar persónuvernd verður að lífsstíl
Að starfa við persónuvernd hefur ekki aðeins áhrif á ferla fyrirtækja. Það breytir því hvernig einstaklingar umgangast tækni. Bæði Jongerius og Carroll lýsa faglegri meðvitund sem hefur mótað persónulegar venjur þeirra upp á nýtt. „Ef ég skil ekki hvernig fyrirtæki notar gögnin mín er ég sá fyrsti til að óska eftir frekari upplýsingum, fara yfir persónuverndartilkynninguna þess og hafa samband við persónuverndarfulltrúann,“ segir Jongerius. Persónulega hugsar hann vandlega um hvar hann sest á kaffihúsi („Ég passa að hafa bakið upp að veggnum“), hver gæti heyrt samtöl og hvað sést á skjánum hans á almannafæri. Carroll hefur gengið lengra. Hann er hættur að nota flesta samfélagsmiðla („LinkedIn nota ég því hann hefur faglegt notagildi, en Facebook alls ekki lengur“) og er markvisst að færa fjölskylduna frá vörum Meta. „Ég er að færa fjölskylduna mína frá WhatsApp því við vitum núna að samtöl og efni sem deilt er á WhatsApp eru notuð í auglýsingaskyni,“ útskýrir hann. „Ég vil ekki að fjölskyldumyndirnar mínar séu túlkaðar sem lífsstílsval og að auglýsingum sé beint að okkur út frá þeim.“ Jafnvel eitthvað jafnhversdagslegt og vafrakökuborði verður að faglegri æfingu. „Þegar ég fer inn á vefsíðu og fæ vafrakökuborða framan í mig les ég hann að hluta,“ segir Carroll. „Ég les ekki smáatriðin því ég treysti þeim ekki. Þeim er ætlað að láta mann halda að fyrirtækinu sé annt um friðhelgi einkalífs. En í raun skipta bara gögnin þín máli.“ Ráð hans til allra: „Áður en þú smellir og skráir þig í þjónustu skaltu skoða vefsíðuna, skoða fyrirtækið og skoða hvernig það tjáir sig. Ekki treysta því þegar það segir að friðhelgi einkalífs skipti það máli. Þú þarft ekki endilega að skilja persónuverndartilkynninguna til fulls, en þú færð fljótt tilfinningu fyrir því hvort því er alvara eða ekki.“ Jongerius bætir við athugasemd um gervigreindartól: „Farðu varlega í hverju þú treystir ChatGPT fyrir. Það er ekki aðeins þekkt fyrir að endurnýta gögnin þín til að þjálfa líkönin sín, það getur líka munað hluti sem þú talar um til síðari nota. Og OpenAI var að skrifa undir samninga við bandaríska varnarmálaráðuneytið, svo maður getur líka velt fyrir sér hvað gæti orðið um gögnin manns innan ramma þess samnings.“
Sjálfstæði frá grunni: uppbygging ráðgjafarstofu þar sem fjarvinna er meginreglan
TechGDPR er fyrirtæki þar sem fjarvinna er meginreglan og starfsemin byggir á sjálfstæði og trausti. Teymið er skipulagt til að vinna sjálfstætt, með frelsi til að sinna verkefnum sínum án stöðugs eftirlits. Stjórnunarstíll Jongerius mótast af hollenskri samráðsnálgun við ákvarðanatöku, þar sem teymið tekur þátt í lykilákvörðunum og stefnan er mörkuð í sameiningu. „Ég er ekki sá sem horfir yfir öxlina á þeim á hverjum degi. Ég vil að þau séu sjálfstæð og vil gera þeim það kleift,“ segir hann. „Ég vona að teymið mitt myndi segja það sama. Það er frekar von en væntingar, held ég.“ Ráðningarstefna fyrirtækisins endurspeglar meðvitaða fjárfestingu í þróun starfsfólks. „Við erum sérhæfð ráðgjafarstofa, svo stefna okkar er að ráða fólk með efnilegan bakgrunn sem skilur tækni virkilega vel, eða hefur að minnsta kosti mjög mikinn áhuga á henni,“ útskýrir Carroll. „Ráðgjöf á sviði lögfræði og netöryggis er ekki eins tæknileg og flestir halda. Hún snýst í raun um að hafa hugarfar til að skilja viðskiptaferla og áhættuna sem fylgir tækni.“ Carroll ræður ungt fagfólk með eins til þriggja ára reynslu og kennir því hvernig fyrirtæki starfa í raun, allt frá gangverki stjórnarherbergja til ósamræmis milli deilda. „Það sem ráðgjafi gerir, og það sem teymið mitt er að læra, er að sjá tengslin milli eininganna sem vinna hver í sínu horni,“ segir hann. Eftir tímabil með meiri starfsmannaveltu hefur teymið náð stöðugleika. „Við höfum nú haft nokkuð stöðugt teymi í nokkur ár og það er sönn ánægja,“ bætir Jongerius við.
Hvernig TechGDPR heldur utan um fjármálareksturinn
Starfsemi í Þýskalandi og alþjóðlega, með rekstur sem snýr að viðskiptavinum, krefst skilvirkra fjármálaferla. Hraðar greiðslur, auðveld yfirsýn og möguleikinn á að halda bankaviðskiptum fyrirtækisins aðskildum frá persónulegum tækjum skipta öll máli fyrir fyrirtæki sem hugsar faglega um gagnaflæði. Vivid hjálpar TechGDPR að straumlínulaga þessa ferla með sameiginlegu viðmóti til að halda utan um útgjöld og fjármál fyrirtækisins. Í stað þess að reiða sig á hæg og sundurleit eldri bankakerfi getur teymið fylgst með færslum og stöðu og sinnt daglegum rekstri á einum stað. Fyrir fyrirtæki sem leggur áherslu á gagnsæi og stjórn í persónuvernd eiga rekstrarhraði Vivid og stafræn nálgun einkar vel við: „Með nútímalegri bankaþjónustu, jafnvel þótt mér líki ekki allar hliðar hennar, eru ferlarnir yfirleitt frekar fljótir. Og það hjálpar þegar maður rekur fyrirtæki.“ Eini fyrirvari Jongerius ber persónuverndarsjónarmiðum hans dæmigert vitni: „Ég vil halda persónulega farsímanum mínum utan við bankaviðskipti fyrirtækisins, ekki blanda hlutunum saman. Og það er líka af persónuverndarástæðum.“ Jafnvel endurgjöf hans um bankaþjónustu fer í gegnum gleraugu persónuverndarsérfræðings.
