Der erste Auftrag ist erledigt, der Kunde ist ein anderes Unternehmen, und jetzt soll die Rechnung raus. Spätestens hier stellt sich die Frage, welche Angaben darauf stehen müssen. Die Antwort steht im Umsatzsteuergesetz: Die Rechnungsmerkmale in Österreich regelt § 11 UStG, und sie hängen auch vom Betrag ab. Für kleine Rechnungen bis 400 Euro reicht weniger, über 10.000 Euro kommt eine Angabe dazu.
Dieser Beitrag geht die Pflichtangaben der Reihe nach durch, mit dem Wortlaut des Gesetzes und den Erläuterungen des Unternehmensserviceportals USP des Finanzministeriums. Dazu kommen die Regeln für Kleinunternehmer, die elektronische Rechnung, eine Vorlage für den Aufbau und die Rechnungsstellung im Vivid Geschäftskonto.
Das Wichtigste in Kürze:
- Wer an andere Unternehmen oder an juristische Personen leistet, muss eine Rechnung ausstellen, und zwar innerhalb von sechs Monaten.
- § 11 Abs. 1 UStG nennt die Rechnungsmerkmale: Name und Anschrift beider Seiten, Leistung, Datum der Leistung, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer und die eigene UID-Nummer.
- Über 10.000 Euro Gesamtbetrag gehört auch die UID-Nummer des Kunden auf die Rechnung, wenn er Unternehmer ist.
- Bis 400 Euro brutto und für Kleinunternehmer genügt eine vereinfachte Rechnung.
- Eine elektronische Rechnung gilt, wenn der Empfänger zustimmt und Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit gesichert sind; eine Kopie jeder Rechnung wird sieben Jahre aufbewahrt.
Wann eine Rechnung in Österreich Pflicht ist
Rechnungen ausstellen darf jedes Unternehmen. Verpflichtet ist es dazu nach § 11 Abs. 1 UStG in bestimmten Fällen, die das USP so zusammenfasst. Eine Rechnung schreiben muss ein Unternehmen in Österreich, wenn es:
Für die Ausstellung gilt eine Frist: Laut USP muss die Rechnung innerhalb von sechs Monaten nach der Lieferung oder Leistung ausgestellt werden. Ein Kunde, der Unternehmer ist, hat übrigens einen Anspruch auf eine ordnungsgemäße Rechnung. Der Grund ist der Vorsteuerabzug: Nur mit einer Rechnung, die alle Merkmale enthält, kann ein Unternehmen die darin ausgewiesene Umsatzsteuer vom Finanzamt zurückholen.
Bei Privatkunden besteht außer bei Grundstücksleistungen und bestimmten Einfuhr-Versandhandelsumsätzen keine Pflicht zur Rechnung, ausstellen darfst du trotzdem eine. Das USP weist darauf hin, dass Rechnungen an andere Unternehmen Angaben enthalten müssen, die bei Rechnungen an Private grundsätzlich nicht nötig sind.
Die Rechnungsmerkmale nach § 11 UStG im Überblick
Was muss auf einer Rechnung stehen? Die Pflichtangaben der Rechnung zählt § 11 Abs. 1 Z 3 UStG in den Buchstaben a bis i auf. Für Rechnungen zwischen 401 und 10.000 Euro gelten genau diese allgemeinen Formerfordernisse. Die Übersicht zeigt alle Rechnungsmerkmale:
| Merkmal | Was gemeint ist | Grundlage |
|---|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmens | Wer die Rechnung ausstellt | lit. a |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Wer die Leistung bekommt; über 10.000 Euro auch dessen UID-Nummer | lit. b |
| Menge und handelsübliche Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung | Was geliefert oder geleistet wurde | lit. c |
| Tag der Lieferung oder Leistung | Datum oder Zeitraum der Leistung | lit. d |
| Entgelt und Steuersatz | Nettobetrag und anzuwendender Steuersatz, bei Steuerbefreiung ein Hinweis darauf | lit. e |
| Steuerbetrag | Die Umsatzsteuer als Betrag | lit. f |
| Ausstellungsdatum | Datum der Rechnung | lit. g |
| Fortlaufende Nummer | Einmalig vergebene Rechnungsnummer | lit. h |
| UID-Nummer des leistenden Unternehmens | Die eigene Umsatzsteuer-Identifikationsnummer | lit. i |
Für Name und Anschrift reicht jede Bezeichnung, die eine eindeutige Feststellung erlaubt. Die Angaben zu den beiden Unternehmen und zur Leistung dürfen laut § 11 Abs. 4 auch als Schlüsselzahlen oder Symbole erscheinen, etwa als Kundennummer. Voraussetzung ist, dass sich die Bedeutung aus der Rechnung oder aus anderen Unterlagen eindeutig ergibt und diese Unterlagen bei beiden Seiten vorliegen. Eine Ausnahme nennt das Gesetz selbst: Rechnet das Unternehmen nach öffentlich kundgemachten Tarifen ab, müssen diese Unterlagen nicht bei beiden Seiten vorliegen.
Fortlaufende Rechnungsnummer
Die Rechnungsnummer ist laut Gesetz eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung einmalig vergeben wird. Mehrere Zahlenreihen sind also erlaubt, zum Beispiel eine Reihe pro Jahr oder pro Standort, solange jede Nummer nur ein einziges Mal vorkommt. Wer seine Rechnungen von Anfang an nach einem festen Schema nummeriert, etwa 2026-001, 2026-002 und so weiter, hat später bei der Buchhaltung weniger Arbeit.
UID-Nummer: eigene und über 10.000 Euro die des Kunden
Auf jede Rechnung gehört die eigene UID-Nummer, soweit das Unternehmen im Inland Umsätze mit Recht auf Vorsteuerabzug erbringt. Die UID-Nummer des Kunden wird ab einem Gesamtbetrag über 10.000 Euro Pflicht. Das gilt, wenn das leistende Unternehmen seinen Sitz, Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte in Österreich hat und an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistet. Beide Nummern vergibt das Finanzamt. Bei Reverse Charge gehört die UID-Nummer des Kunden unabhängig vom Betrag auf die Rechnung.
Entgelt, Steuersatz und Steuerbetrag
Auf der Rechnung stehen der Nettobetrag, der Steuersatz und der Steuerbetrag. Das USP betont, dass nur den Steuersatz anzugeben nicht ausreicht: Der Betrag der Umsatzsteuer muss ausdrücklich genannt sein. Unterliegen Positionen verschiedenen Steuersätzen, werden Entgelte und Steuerbeträge nach Steuersatz getrennt. Erstellt ein Programm die Rechnung, darf die Steuer in einer Summe stehen, wenn bei jeder Position der Steuersatz angegeben ist. Gilt eine Steuerbefreiung, braucht die Rechnung einen Hinweis darauf. Und wird in einer anderen Währung als Euro abgerechnet, muss der Steuerbetrag zusätzlich in Euro erscheinen.
Reverse Charge: wenn der Kunde die Steuer schuldet
In manchen Fällen schuldet nicht das leistende Unternehmen die Umsatzsteuer, sondern der Leistungsempfänger. Das gilt zum Beispiel für bestimmte Leistungen an Unternehmen in anderen EU-Staaten, die unter die Grundregel fallen. Man spricht dann von Reverse Charge oder dem Übergang der Steuerschuld. Für die Rechnung ändert sich laut § 11 Abs. 1a UStG zweierlei: Sie muss die UID-Nummer des Leistungsempfängers enthalten und auf dessen Steuerschuldnerschaft hinweisen. Einen gesonderten Steuerbetrag weist sie nicht aus.
Für den Kunden hat Reverse Charge eine Besonderheit, auf die das USP hinweist: Beim Übergang der Steuerschuld ist der Vorsteuerabzug auch ohne ordnungsgemäße Rechnung möglich. Die Frist für die Rechnung ist bei solchen Leistungen in andere EU-Staaten kürzer, nämlich bis zum 15. Tag des Monats, der auf die Leistung folgt.
Rechnungen bis 400 Euro und für Kleinunternehmer
Für kleine Beträge erlaubt § 11 Abs. 6 UStG eine vereinfachte Rechnung. Sie gilt für Rechnungen, deren Gesamtbetrag 400 Euro brutto nicht übersteigt, und für Unternehmer, die die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nach § 6 Abs. 1 Z 27 UStG nutzen. Bei der Rechnung als Kleinunternehmer in Österreich reichen daher dieselben Angaben wie bei kleinen Beträgen. Neben dem Ausstellungsdatum genügen dann:
Name und Anschrift des Kunden, die fortlaufende Rechnungsnummer und die UID-Nummer können bei einer solchen Kleinunternehmer-Rechnung oder Kleinbetragsrechnung entfallen. Das USP zeigt ein Beispiel: Auf einem Kassenbon über 198 € mit 20 % Umsatzsteuer steht der Vermerk «Rechnungsdatum = Lieferdatum», denn auch hier muss der Tag der Lieferung erkennbar sein. Solche Kleinbetragsrechnungen werden laut USP häufig als Kassenbon erstellt, im Handel auch Paragon genannt. Wer möchte, darf auch bei kleinen Beträgen eine vollständige Rechnung ausstellen.
Die Vereinfachung gilt nicht überall. Im Versandhandel ist sie laut USP ausgeschlossen, ebenso bei Leistungen in anderen EU-Staaten, für die eine Pflicht zur Rechnung besteht. Ob die Kleinunternehmerregelung für ein Unternehmen passt, ist eine eigene Frage, die mit der Steuerberatung zu klären ist.
Rechnungsvorlage Österreich: Aufbau einer Rechnung
Eine Rechnungsvorlage für Österreich muss nicht kompliziert sein. Entscheidend ist, dass jedes Merkmal aus § 11 UStG einen festen Platz hat. So kann eine vollständige Rechnung an ein anderes Unternehmen aussehen, mit erfundenen Beispieldaten:
| Feld | Beispiel | Merkmal |
|---|---|---|
| Rechnungsaussteller | Muster Design GmbH, Musterstraße 1, 1010 Wien | lit. a |
| Eigene UID-Nummer | UID-Nummer der Muster Design GmbH | lit. i |
| Rechnungsempfänger | Beispiel Handel OG, Beispielgasse 5, 8010 Graz | lit. b |
| Rechnungsnummer | 2026-042 | lit. h |
| Rechnungsdatum | 6. November 2026 | lit. g |
| Leistungszeitraum | 1. bis 31. Oktober 2026 | lit. d |
| Leistung | Gestaltung eines Logos und von 3 Social-Media-Vorlagen | lit. c |
| Nettobetrag und Steuersatz | 1.000,00 € zu 20 % | lit. e |
| Umsatzsteuer | 200,00 € | lit. f |
| Gesamtbetrag | 1.200,00 € | Summe |
Liegt der Gesamtbetrag über 10.000 Euro, ergänzt die Vorlage im Feld des Empfängers dessen UID-Nummer. Viele Unternehmen setzen zusätzlich Zahlungsziel und Bankverbindung auf die Rechnung. Diese Angaben verlangt § 11 UStG nicht, sie helfen aber dabei, dass der Betrag schnell und richtig ankommt.
Elektronische Rechnung und Aufbewahrung
Eine elektronische Rechnung ist in Österreich der Papierrechnung gleichgestellt, sofern der Empfänger dieser Art der Rechnungsausstellung zustimmt. Laut USP gilt das seit 1. Jänner 2013. Eine elektronische Rechnung wird in einem elektronischen Format ausgestellt und empfangen; die Echtheit der Herkunft, die Unversehrtheit des Inhalts und die Lesbarkeit müssen gewährleistet sein. Was das bedeutet, erklärt das Gesetz gleich mit: Echtheit der Herkunft heißt, dass die Identität des leistenden Unternehmens oder des Ausstellers der Rechnung gesichert ist. Unversehrtheit des Inhalts heißt, dass der vorgeschriebene Rechnungsinhalt nicht geändert wurde. Welche Anforderungen jedenfalls genügen, legt das Finanzministerium per Verordnung fest. Wer an Dienststellen des Bundes liefert oder leistet, muss seit 1. Jänner 2014 strukturierte E-Rechnungen schicken, Papierrechnungen nimmt der Bund nicht mehr an. Eingebracht werden sie laut dem Portal e-rechnung.gv.at über das USP oder über Peppol, in den Formaten ebInterface oder Peppol UBL.
Von jeder ausgestellten Rechnung bleibt eine Kopie im Unternehmen, und zwar sieben Jahre lang. Bei elektronischen Rechnungen gilt dieselbe Frist auch für die Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit. In der Praxis heißt das: Rechnungen geordnet ablegen, idealerweise gleich mit der passenden Zahlung auf dem Konto verknüpft.
Rechnung schreiben in 5 Schritten
Mit den Merkmalen im Kopf lässt sich jede Rechnung in wenigen Schritten erstellen:
Name, Anschrift und UID-Nummer des Unternehmens stehen fest im Rechnungskopf.
Name und Anschrift des Kunden erfassen. Liegt der Gesamtbetrag über 10.000 Euro, kommt die UID-Nummer des Kunden dazu.
Menge und Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung angeben, dazu den Tag oder Zeitraum der Leistung.
Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag getrennt angeben, bei mehreren Steuersätzen je Satz.
Fortlaufende Rechnungsnummer und Ausstellungsdatum setzen, die Rechnung versenden und eine Kopie ablegen.
Kurz gesagt: Eine vollständige Rechnung in Österreich enthält die Merkmale aus § 11 Abs. 1 UStG. Bis 400 Euro und für Kleinunternehmer reicht eine vereinfachte Form, über 10.000 Euro kommt die UID-Nummer des Kunden dazu.
Rechnungen prüfen und Gutschriften
Für den Kunden zählt jedes Merkmal, denn den Vorsteuerabzug erlaubt nur eine ordnungsgemäße Rechnung. Das USP empfiehlt Unternehmen, die Vorsteuer abziehen wollen, deshalb nur Rechnungen zu akzeptieren, auf denen Name und Anschrift beider Seiten sowie eine genaue Beschreibung der Leistung stehen.
In manchen Branchen rechnet auch der Kunde selbst ab, etwa ein Verlag über Honorare. Eine solche Gutschrift gilt laut USP als Rechnung, wenn sie die Formerfordernisse erfüllt, als Gutschrift bezeichnet ist, dem leistenden Unternehmen zugegangen ist und beide Seiten diese Art der Abrechnung vereinbart haben.
Gut zu wissen: Das Unternehmensserviceportal des Finanzministeriums erklärt die Rechnungsmerkmale auf mehreren Seiten und zeigt Beispiele. Für den eigenen Fall ist die Steuerberatung die richtige Anlaufstelle.
Rechnungen mit dem Vivid Geschäftskonto
Mit dem Vivid Geschäftskonto erstellst du Rechnungen direkt dort, wo auch die Zahlungen eingehen. Die Rechnungsstellung ist in jedem Tarif enthalten, und du kannst so viele Rechnungen wie nötig erstellen, versenden und verfolgen. Das bietet das Konto dafür:
Auch in den Tarifen ohne monatliche Grundgebühr können einzelne Leistungen Gebühren auslösen. Dazu zählen zusätzliche Karten, Bargeldabhebungen über bestimmten Freibeträgen oder Premium-Funktionen aus höheren Tarifen.
Vivid in Kürze: ein Online-Geschäftskonto für Unternehmen und Selbstständige in Österreich, mit Rechnungsstellung in jedem Tarif und Export für die Buchhaltung.
Rechnungen und Zahlungen an einem Ort
Eröffne das Vivid Geschäftskonto online und schreibe Rechnungen direkt aus dem Konto.
Häufige Fragen
Welche Rechnungsmerkmale gelten in Österreich?
Sie stehen in § 11 Abs. 1 UStG. Dazu zählen Name und Anschrift des leistenden Unternehmens und des Empfängers sowie Menge und Bezeichnung oder Art und Umfang der Leistung. Hinzu kommen Tag der Leistung, Entgelt, Steuersatz, Steuerbetrag, Ausstellungsdatum, fortlaufende Nummer und die eigene UID-Nummer.
Ab wann muss die UID-Nummer des Kunden auf die Rechnung?
Wenn der Gesamtbetrag 10.000 Euro übersteigt, das leistende Unternehmen im Inland Sitz, Wohnsitz, gewöhnlichen Aufenthalt oder eine Betriebsstätte hat und an ein anderes Unternehmen für dessen Unternehmen leistet. Bei Reverse Charge gehört sie unabhängig vom Betrag auf die Rechnung.
Was gilt für Rechnungen bis 400 Euro?
Bis 400 Euro brutto genügt eine vereinfachte Rechnung: Ausstellungsdatum, Name und Anschrift des Ausstellers, Leistung, Tag der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Daten des Kunden, Rechnungsnummer und UID-Nummer können entfallen. Im Versandhandel und bei rechnungspflichtigen Umsätzen in anderen EU-Staaten gilt die Vereinfachung nicht.
Wie muss die Rechnungsnummer aussehen?
Sie ist eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen und wird zur Identifizierung der Rechnung nur einmal vergeben. Eine eigene Reihe pro Jahr ist möglich.
Was gilt für Kleinunternehmer?
Wer die Steuerbefreiung für Kleinunternehmer nutzt, darf nach § 11 Abs. 6 UStG ebenfalls eine vereinfachte Rechnung ausstellen, unabhängig vom Betrag. Das gilt nicht im Versandhandel und bei rechnungspflichtigen Umsätzen in anderen EU-Staaten.
Wie lange müssen Rechnungen aufbewahrt werden?
Von jeder ausgestellten Rechnung wird eine Kopie sieben Jahre aufbewahrt. Bei elektronischen Rechnungen müssen Echtheit, Unversehrtheit und Lesbarkeit für diesen Zeitraum gewährleistet sein.
Darf ich eine Rechnung per E-Mail schicken?
Ja, wenn der Empfänger zustimmt. Laut WKO genügt dafür auch eine stillschweigende Zustimmung, etwa wenn beide Seiten diese Art der Abrechnung tatsächlich praktizieren. Rechnungen an Dienststellen des Bundes müssen strukturierte E-Rechnungen sein.
Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ist keine Steuerberatung. Die genannten Regeln stammen aus § 11 UStG 1994 und den Erläuterungen des Unternehmensserviceportals des Bundesministeriums für Finanzen; für den eigenen Fall ist eine Steuerberatung zuständig. Zahlungsdienstleistungen werden von Vivid Money S.A., 21 rue Glesener, Luxemburg, L-1631, Luxemburg, einem von der Commission de Surveillance du Secteur Financier, Luxemburg, unter der Registernummer W00000015 zugelassenen und regulierten E-Geld-Institut, erbracht.
