W efekcie obsługujemy coraz więcej płatności za faktury przychodzące i wychodzące, a ponieważ jest to tak proste, jestem całkiem otwarty na przeniesienie do Vivid większej części naszych płatności przychodzących i wychodzących.
Silvan Jongerius, partner zarządzający
Firma TechGDPR przeszła do Vivid, gdy miała już dość stawek, jakości obsługi i czasu reakcji tradycyjnych banków. „Wszystko było powolne i drogie”, wspomina Jongerius. To, co zaczęło się jako miejsce do przechowywania oszczędności, szybko przerodziło się w coś więcej. „Na początku założyliśmy konto w Vivid głównie po to, żeby zarządzać kapitałem. Ale teraz obsługujemy coraz więcej płatności za faktury przychodzące i wychodzące, a ponieważ jest to tak proste, jestem całkiem otwarty na przeniesienie większej ich części do Vivid. Powoli to robimy, choć początkowo wcale się tego nie spodziewałem”.
Iluzja zgodności: kiedy polityki nie odpowiadają rzeczywistości
O ochronie danych mówi się dużo, ale rzadko się ją dogłębnie rozumie. Wiele firm traktuje RODO jako ćwiczenie z dokumentacji, coś, co można załatwić, szybko generując polityki, czasem nawet za pomocą AI. W praktyce takie podejście daje fałszywe poczucie bezpieczeństwa. Polityki mogą istnieć, ale często nie odzwierciedlają tego, jak dane faktycznie przepływają przez organizację.
„Niektóre firmy zaczynają od tworzenia polityk za pomocą AI. Korzystają z ChatGPT i podobnych narzędzi, żeby tworzyć informacje o prywatności, które w rzeczywistości nie odzwierciedlają tego, co dzieje się w firmie”, wyjaśnia Jongerius. „Nie przeprowadziły należytej analizy. Nie zbadały wewnętrznie, jakie procesy faktycznie zachodzą, więc te procesy nie są odzwierciedlone w politykach. To poważne niedociągnięcie”. Alex Carroll, Consulting Manager w firmie, codziennie widzi tę lukę od strony klienta. „Zdziwiłbyś się, jak wiele osób w firmie zupełnie inaczej rozumie, czym zajmuje się ich własna firma albo jak wykorzystuje dane”, mówi. Rozdźwięk między tym, jak firma prezentuje się na zewnątrz, a tym, jak faktycznie działa wewnątrz, jest według jego doświadczenia raczej normą niż wyjątkiem.
Naprawdę ważnym krokiem jest najpierw zrozumienie, jakie dane są faktycznie przetwarzane w organizacji, zanim w ogóle zacznie się myśleć o pisaniu polityk.
Silvan Jongerius, partner zarządzający
Więcej niż lista kontrolna: jak TechGDPR buduje zgodność z przepisami, która się sprawdza
TechGDPR stosuje inne podejście. Jako butikowa firma doradcza stawia na głębię, a nie skalę, i ściśle współpracuje z klientami, aby zmapować i przeanalizować, jak dane są faktycznie przetwarzane w codziennej działalności. „Kiedy pracujemy z klientem, zaglądamy naprawdę głęboko pod maskę. Widzimy wiele z jego wewnętrznych mechanizmów, dokładnie rozumiemy, jak wyglądają jego procesy”, mówi Jongerius. „Możliwość wglądu w tak wiele organizacji, które pracują z nowymi technologiami i robią bardzo ciekawe rzeczy, jest niezwykle interesująca”. Carroll, który kieruje zespołem konsultantów ds. prywatności i technologii oraz opiekuje się kluczowymi klientami, opisuje tę pracę w praktycznych kategoriach: „Zgodność z przepisami to nie fizyka kwantowa. Nigdy nie należy lekceważyć tego, co może pójść nie tak. Nigdy nie należy przeceniać tego, jak bardzo firma jest przygotowana ani jak dobrze rozumie, co musi zrobić. Chodzi o to, żeby niczego nie brać za pewnik, być zorganizowanym i niczego nie zaniedbywać. I na tym w zasadzie polega praca konsultanta”. Zamiast dostarczać ogólne ramy, TechGDPR przekłada wymogi regulacyjne na konkretne, wykonalne usprawnienia, pomagając firmom budować systemy, które są zarówno zgodne z przepisami, jak i opłacalne biznesowo. „TechGDPR powstało wokół idei pomagania firmom, dla których spełnienie wymogów RODO było bardzo trudne, tak aby mimo to znalazły sposób, by robić wszystko właściwie, chroniąc prywatność osób, a jednocześnie tworząc dla firm warunki, w których da się pracować”, mówi Jongerius.
Od CTO do założyciela firmy doradczej ds. zgodności: zwrot w karierze napędzany ciekawością
Jongerius nie wywodzi się pierwotnie ze świata ochrony danych. Ma doświadczenie w technologii i zarządzaniu edukacją, a do tematu prywatności trafił z konieczności. Pracując jako CTO, otrzymał zadanie zapewnienia zgodności z RODO, obowiązek, którego większość osób w organizacji wolała unikać. „To było coś, czym nikt tak naprawdę nie chciał się zajmować, ale z jakiegoś powodu uznałem to za bardzo interesujące”, mówi. Ta ciekawość sprawiła, że w 2018 roku współzałożył TechGDPR w Berlinie.
Droga Carrolla była podobnie nietypowa. Zanim w 2018 roku dołączył do TechGDPR, zajmował się zgodnością normatywną (normami ISO i systemami zarządzania). „Na początku ochrona danych była dla mnie dość nowym tematem”, przyznaje. „Ponieważ musiałem ją przestudiować, a następnie przełożyć na praktyczne rekomendacje dla klientów, zdecydowanie zmieniłem swoje podejście do platform i urządzeń elektronicznych”.
Połączenie mojego doświadczenia w przedsiębiorczości, zarządzaniu firmą i technologii ze znajomością ram prawnych RODO. To, jak sądzę, dało mi przewagę przy zakładaniu TechGDPR.
Silvan Jongerius, partner zarządzający
Kiedy ochrona danych staje się stylem życia
Praca w ochronie danych nie wpływa wyłącznie na procesy w firmie, zmienia też to, jak ludzie korzystają z technologii. Zarówno Jongerius, jak i Carroll opisują zawodową świadomość, która zmieniła ich prywatne nawyki. „Jeśli nie rozumiem, jak firma wykorzystuje moje dane, jako pierwszy proszę o więcej informacji, czytam jej informację o prywatności, kontaktuję się z inspektorem ochrony danych”, mówi Jongerius. Prywatnie starannie wybiera, gdzie usiąść w kawiarni („Pilnuję, żeby siedzieć plecami do ściany”), zastanawia się, kto może podsłuchać rozmowę i co widać na jego ekranie w miejscach publicznych. Carroll poszedł jeszcze dalej. Przestał korzystać z większości mediów społecznościowych („Z LinkedIn korzystam, bo przydaje się zawodowo, ale z Facebooka zdecydowanie już nie”) i aktywnie odciąga swoją rodzinę od produktów Meta. „Przenoszę rodzinę z WhatsAppa, bo teraz wiemy, że rozmowy i treści udostępniane na WhatsAppie są wykorzystywane do celów reklamowych”, wyjaśnia. „Nie chcę, żeby zdjęcia mojej rodziny były interpretowane jako wybory dotyczące stylu życia i wykorzystywane do targetowania reklam”. Nawet coś tak rutynowego jak baner cookies staje się zawodowym ćwiczeniem. „Kiedy wchodzę na stronę i wyskakuje mi baner cookies, częściowo go czytam”, mówi Carroll. „Nie czytam szczegółów, bo im nie ufam. Mają sprawić, że pomyślisz, że organizacji zależy na prywatności. A tak naprawdę zależy jej tylko na twoich danych”. Jego rada dla wszystkich: „Zanim klikniesz i zarejestrujesz się w jakiejś usłudze, przyjrzyj się stronie, przyjrzyj się firmie, zobacz, jak się komunikuje. Nie wierz, kiedy mówi, że prywatność jest dla niej ważna. Nie musisz w pełni rozumieć informacji o prywatności, ale szybko wyczujesz, czy firma traktuje ją poważnie, czy nie”. Jongerius dodaje uwagę na temat narzędzi AI: „Uważaj, co powierzasz ChatGPT. Wiadomo nie tylko, że wykorzystuje on twoje dane do trenowania modeli, ale może też zapamiętywać to, o czym rozmawiasz, do wykorzystania w przyszłości. A OpenAI właśnie podpisało umowy z Departamentem Obrony USA, więc można się też zastanawiać, co może się dziać z twoimi danymi w ramach tej umowy”.
Autonomia z założenia: jak zbudować firmę doradczą w modelu remote-first
TechGDPR działa jako firma remote-first, zbudowana na autonomii i zaufaniu. Zespół jest zorganizowany tak, aby pracować niezależnie i mieć swobodę w realizacji swoich obowiązków bez ciągłego nadzoru. Styl przywództwa Jongeriusa jest inspirowany holenderskim, opartym na współpracy podejściem do podejmowania decyzji: angażowaniem zespołu w kluczowe decyzje i wspólnym wyznaczaniem kierunku. „Nie jestem osobą, która codziennie zagląda im przez ramię. Lubię, gdy są niezależni, i chcę im to umożliwiać”, mówi. „Mam nadzieję, że mój zespół powiedziałby to samo. To chyba bardziej nadzieja niż oczekiwanie”. Strategia rekrutacyjna firmy odzwierciedla świadomą inwestycję w rozwój. „Jesteśmy butikową firmą doradczą, więc naszą strategią jest zatrudnianie osób z obiecującym doświadczeniem, które naprawdę rozumieją technologię albo przynajmniej bardzo się nią interesują”, wyjaśnia Carroll. „Doradztwo w zakresie prawa i cyberbezpieczeństwa nie jest tak techniczne, jak myśli większość ludzi: chodzi przede wszystkim o sposób myślenia, który pozwala zrozumieć procesy biznesowe i ryzyka związane z technologią”. Carroll przyjmuje młodych specjalistów z doświadczeniem od roku do trzech lat i uczy ich, jak naprawdę funkcjonują firmy: od dynamiki w zarządzie po brak spójności między działami. „Zadaniem konsultanta, i tego właśnie uczy się mój zespół, jest dostrzeganie powiązań między silosami”, mówi. Po okresie większej rotacji zespół się ustabilizował. „Od kilku lat mamy dość stabilny zespół i to prawdziwa przyjemność”, dodaje Jongerius.
Jak TechGDPR zarządza finansami
Działalność w Niemczech i na arenie międzynarodowej, z bezpośrednią obsługą klientów, wymaga sprawnych procesów finansowych. Szybkie płatności, łatwy nadzór i możliwość oddzielenia bankowości firmowej od prywatnych urządzeń mają znaczenie dla firmy, która profesjonalnie myśli o przepływach danych. Vivid pomaga TechGDPR usprawnić te procesy dzięki jednemu interfejsowi do zarządzania wydatkami i finansami firmy. Zamiast polegać na powolnych, rozproszonych systemach tradycyjnej bankowości, zespół może śledzić transakcje, monitorować salda i obsługiwać codzienne operacje w jednym miejscu. Dla firmy, która w ochronie danych stawia na przejrzystość i kontrolę, szybkość działania i cyfrowe podejście Vivid pasują w naturalny sposób: „W nowoczesnej bankowości (choć nie podobają mi się wszystkie jej aspekty) procesy są zazwyczaj dość szybkie. A to pomaga, gdy prowadzisz firmę”. Jedyne zastrzeżenie Jongeriusa jest typowe dla kogoś, kto dba o prywatność: „Wolałbym nie wiązać mojego prywatnego telefonu z bankowością firmową, nie mieszać tych rzeczy. Również ze względu na prywatność”. Nawet jego uwagi na temat bankowości wynikają z perspektywy specjalisty od ochrony danych.
