Ein Subunternehmen übernimmt einen Teil eines Auftrags, den ein anderes Unternehmen gewonnen hat, und erledigt ihn als eigenständiger Betrieb. Dieses andere Unternehmen heißt Hauptauftragnehmer oder Generalunternehmer. Ein Subunternehmen gründen geht ohne besondere Rechtsform: meist reichen Gewerbeanmeldung, Steuernummer, ein Geschäftskonto und die passende Versicherung.
Der Ratgeber richtet sich an Gründende, Freiberufler:innen und Handwerksbetriebe. Er erklärt Bedeutung, Ablauf und Beispiele, die Schritte zur Gründung mit Kosten sowie Steuern und Haftung.
Das Wichtigste in Kürze:
- Einen Vertrag hat das Subunternehmen nur mit dem Hauptunternehmer, nicht mit den Endkunden.
- Viele starten als Einzelunternehmen mit Gewerbeanmeldung oder als Freiberufler:in.
- Für das eigene Werk haftet das Subunternehmen selbst.
- Auf dem Bau gelten Reverse Charge und die Freistellungsbescheinigung zur Bauabzugsteuer.
Was ist ein Subunternehmen? Definition
Was ist ein Subunternehmen? Ein selbstständiger Betrieb, der im Auftrag eines anderen Unternehmens einen Teil von dessen Leistung erbringt. Eine gesetzliche Definition von Subunternehmen gibt es nicht. Typisch ist ein Dreieck:
Was bedeutet Subunternehmen also im Alltag? Rechnung, Rückfragen und Mängel laufen über den Hauptunternehmer. In Ausschreibungen heißt das Subunternehmen oft Nachunternehmen.
Was ist ein Subunternehmer?
Was ist ein Subunternehmer im Unterschied zu einer angestellten Fachkraft? Er arbeitet auf eigene Rechnung und eigenes Risiko, mit eigenem Werkzeug und eigenen Rechnungen. Vorgegeben sind Ergebnis, Termin und Preis, den Weg dorthin bestimmt er selbst.
Was sind Subunternehmer also rechtlich? Selbstständige, keine Beschäftigten. Lohnfortzahlung und Kündigungsschutz gelten für sie nicht, dafür wählen sie Aufträge und Preise frei.
Wie funktioniert ein Subunternehmen?
Die Funktionsweise ist eine Kette. Der Generalunternehmer gewinnt einen Auftrag, etwa den Innenausbau eines Büros, und gibt Teilaufgaben an Spezialisten weiter. Vor der Ausführung legt der Subunternehmervertrag fest:
Meist ist das ein Werkvertrag, geschuldet ist das fertige Werk. Seltener ist es ein Dienstvertrag. Gilt die VOB/B, braucht die Weitergabe an ein Nachunternehmen in der Regel die schriftliche Zustimmung des Auftraggebers (§ 4 Abs. 8 VOB/B).
Subunternehmer Dienstleistung: welche Leistungen sind typisch?
Welche Subunternehmer Dienstleistung gefragt ist, hängt von der Branche ab:
In allen Bereichen sind klar abgrenzbare Teilaufgaben gefragt, für die einem Betrieb Fähigkeiten oder Kapazität fehlen.
Subunternehmen Beispiele aus der Praxis
Jedes Subunternehmen-Beispiel hier ist erfunden, die Abläufe sind typisch.
Elektrikerin für ein Bauunternehmen: Lena hat ihren Meistertitel und einen eigenen Betrieb. Ein Generalunternehmer beauftragt sie mit der Elektrik für 12 Wohnungen. Ihre Rechnung weist keine Umsatzsteuer aus, die führt der Generalunternehmer im Reverse-Charge-Verfahren ab.
Kurier für ein Logistikunternehmen: Murat fährt mit eigenem Transporter für einen regionalen Zustelldienst, bezahlt pro Stopp. Zwei Onlinehändler buchen ihn zusätzlich, und diese Mischung hält seine Auftragslage stabil.
Entwickler für eine Agentur: Jonas programmiert für eine Digitalagentur die Schnittstellen eines Kundenprojekts. Den Pitch hat die Agentur gewonnen. Jonas rechnet seine Stunden monatlich ab.
Selbstständig als Subunternehmer: Vorteile und Nachteile
Wer selbstständig als Subunternehmer arbeitet, bekommt Aufträge ohne eigenen Vertrieb an Endkund:innen und trägt zugleich die Verantwortung eines Unternehmers:
| Vorteile | Nachteile |
|---|---|
| freie Arbeitszeit und Arbeitsweise | Abhängigkeit von wenigen Hauptunternehmern |
| flexible Aufträge | lange Zahlungsziele |
| niedrige Startkosten | Haftung für das eigene Werk |
| mehrere Auftraggeber möglich | kein Schutz wie im Arbeitsverhältnis |
| eigene Preise | Prüfung auf Scheinselbstständigkeit |
Zur letzten Zeile: Arbeitet jemand fast nur für einen Auftraggeber und nach dessen Weisungen, kann die Rentenversicherung das als Beschäftigung einstufen. Klarheit schafft vorab ein Statusfeststellungsverfahren nach § 7a SGB IV.
Kurz gesagt: Eigene Entscheidungen, mehrere Auftraggeber und ein schriftlicher Vertrag machen die Selbstständigkeit robust.
Subunternehmen gründen: Schritt für Schritt
So lässt sich ein Subunternehmen gründen, oft in wenigen Wochen:
Welche Teilaufgabe, für welche Hauptunternehmer?
Meistertitel, Erlaubnis oder Nachweis nötig?
Preise, Kosten und Rücklagen durchrechnen.
Beim Gewerbeamt, freie Berufe beim Finanzamt.
Fragebogen über ELSTER, dann kommt die Steuernummer.
Geschäft und Privat trennen.
Mindestens eine Betriebshaftpflicht.
Betriebe aus der Branche ansprechen, Ausschreibungen verfolgen.
Voraussetzungen: Qualifikation, Gewerbe und Versicherung
Ob eine Qualifikation nötig ist, hängt vom Gewerbe ab. Für die 53 zulassungspflichtigen Handwerke der Handwerksordnung, etwa Elektrotechnik oder Dachdeckerei, gilt die Meisterpflicht samt Eintragung in die Handwerksrolle. Bei zulassungsfreien Handwerken und den meisten Dienstleistungen reicht die Gewerbeanmeldung.
Gewerbetreibende werden Mitglied der IHK, Handwerksbetriebe der Handwerkskammer. Freie Berufe wie Übersetzungen melden sich nur beim Finanzamt, das über die Einordnung entscheidet. Dazu kommen eigenes Werkzeug und eine Betriebshaftpflicht, deren Nachweis viele Hauptunternehmer vor der Beauftragung sehen wollen.
Gewerbe anmelden, Finanzamt und Geschäftskonto
Das Gewerbe meldet man bei der Gemeinde an, oft online. Innerhalb eines Monats folgt der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER, mit geschätztem Umsatz und der Entscheidung zur Kleinunternehmerregelung. Danach kommt die Steuernummer für jede Rechnung.
Ein eigenes Konto hält Geschäft und Privat von Anfang an getrennt. Ein Geschäftskonto für Einzelunternehmen eröffnest du bei Vivid in wenigen Minuten online, Belege lädst du direkt zur Zahlung hoch, und per DATEV-Export gehen die Zahlen an die Steuerberatung. Auf der Baustelle bekommt im Geschäftskonto für Bauunternehmen jedes Projekt ein eigenes Konto mit eigener IBAN.
Was kostet die Gründung eines Subunternehmens?
Für Dienstleister ist der Start günstig, denn Büro, Lager oder Personal braucht es am Anfang meist nicht. Die typischen Kosten:
| Posten | Typische Kosten |
|---|---|
| Gewerbeanmeldung | je nach Gemeinde 20 bis 60 € |
| Handwerksrolle | Gebühr der Kammer, nur im zulassungspflichtigen Handwerk |
| IHK-Beitrag | frei bis 5.200 € Gewerbeertrag ohne Handelsregistereintrag |
| Betriebshaftpflicht | oft einige hundert Euro im Jahr |
| Werkzeug und Software | wenig in der IT, mehrere tausend Euro im Handwerk |
| Buchhaltung | je nach Umfang, oft ein Buchhaltungstool |
Notar und Mindestkapital fallen beim Einzelunternehmen nicht an, erst bei GmbH oder UG.
Steuern, Rechnung und Haftung als Subunternehmer
Mit dem ersten Auftrag stehen drei Fragen an: welche Steuern anfallen, was auf die Rechnung gehört und wer wofür einsteht. Für die meisten Subunternehmer gelten dieselben Regeln wie für andere Selbstständige. Auf dem Bau kommen zwei Sonderregeln dazu, und beide betreffen genau die Abrechnung mit dem Hauptunternehmer: wer die Umsatzsteuer abführt und ob ein Teil des Rechnungsbetrags beim Finanzamt landet.
Steuern und Rechnung
Auf den Gewinn fällt Einkommensteuer an, bei Gewerbebetrieben auch Gewerbesteuer, für Einzelunternehmen mit 24.500 € Freibetrag. Auf Rechnungen stehen 19 % Umsatzsteuer, außer bei Kleinunternehmern nach § 19 UStG mit höchstens 25.000 € Vorjahresumsatz und 100.000 € im laufenden Jahr.
Erbringt der Hauptunternehmer selbst nachhaltig Bauleistungen, schuldet er die Umsatzsteuer (§ 13b UStG), und die Rechnung trägt dann den Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“. Mit einer Freistellungsbescheinigung des Finanzamts entfällt außerdem der Einbehalt von 15 % Bauabzugsteuer.
E-Rechnungen empfangen müssen alle Unternehmen seit 2025, ausstellen ab 2027 bei über 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028, Kleinunternehmer sind ausgenommen. Mit Rechnungen im XRechnung-Format direkt aus dem Vivid Konto lässt sich das schon heute abdecken.
Haftung und Versicherung
Für das eigene Werk haftet der Subunternehmer selbst und bessert Mängel nach. Die Gewährleistung läuft bei Bauwerken fünf Jahre, bei Arbeiten an anderen Sachen zwei Jahre (§ 634a BGB). Gegenüber dem Auftraggeber steht zuerst der Hauptunternehmer ein.
Der Hauptunternehmer haftet nach § 13 MiLoG dafür, dass die Beschäftigten seiner Nachunternehmer den Mindestlohn erhalten, seit 2026 sind das 13,90 € pro Stunde. Viele fragen daher nach Unbedenklichkeitsbescheinigungen.
Die wichtigste Police ist die Betriebshaftpflicht für Personen- und Sachschäden. Je nach Branche kommen Vermögensschadenhaftpflicht, Inhaltsversicherung und die Unfallversicherung der Berufsgenossenschaft dazu.
Kurz gesagt: Steuern zahlt ein Subunternehmen wie jeder Betrieb, auf dem Bau mit Reverse Charge. Schäden bei der Arbeit fängt die Betriebshaftpflicht ab.
Fazit
Was ist ein Subunternehmer also? Ein selbstständiger Betrieb, der für einen Hauptunternehmer einen abgegrenzten Teil eines Auftrags übernimmt und nur mit ihm abrechnet. Der Weg ist kurz: Qualifikation prüfen, Gewerbe und Steuernummer, Konto und Versicherung. Von Anfang an zählen mehrere Auftraggeber, ein schriftlicher Vertrag und auf dem Bau die Regeln zur Umsatzsteuer.
Ist das geklärt, bleibt der Kopf frei für die Arbeit selbst. Ein eigenes Geschäftskonto hält Einnahmen, Ausgaben und Steuerrücklagen dabei von Anfang an getrennt.
Aufträge annehmen, Finanzen im Griff
Mit dem Vivid Geschäftskonto trennst du Projekte über eigene IBANs, schreibst Rechnungen direkt aus dem Konto und schickst die Buchhaltung per DATEV-Export an die Steuerberatung.
Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Was ist der Unterschied zwischen Subunternehmer und Nachunternehmer?
Inhaltlich keiner. Beide bezeichnen ein Unternehmen, das im Auftrag eines anderen einen Teil der Leistung erbringt. „Nachunternehmer“ ist der Fachbegriff in VOB und Ausschreibungen, „Subunternehmer“ der übliche Begriff in den meisten Branchen. In Bauverträgen taucht deshalb meist „Nachunternehmer“ auf, in Agentur- und IT-Verträgen eher „Subunternehmer“ oder „Freelancer“. Im Vertrag zählen die Regelungen zu Leistung, Vergütung, Terminen, Abnahme und Haftung, nicht die Bezeichnung.
Brauche ich ein Gewerbe als Subunternehmer?
Meist ja. Wer als Subunternehmen gewerblich arbeitet, etwa im Handwerk oder in der Logistik, meldet vor dem ersten Auftrag ein Gewerbe an. Freie Berufe nach § 18 EStG, zum Beispiel Übersetzungen oder Ingenieurleistungen, melden sich nur beim Finanzamt, das im Einzelfall über die Einordnung entscheidet. Im zulassungspflichtigen Handwerk kommt die Handwerksrolle dazu, für Tätigkeiten wie Bewachung oder Personenbeförderung eine eigene Erlaubnis.
Wer haftet für Fehler des Subunternehmers?
Gegenüber dem Auftraggeber haftet der Hauptunternehmer, denn nur er hat einen Vertrag mit ihm. Mängel am Werk des Subunternehmers behebt er also zunächst selbst oder lässt sie beheben. Im Verhältnis zum Subunternehmen gilt dann der Subunternehmervertrag: Der Subunternehmer haftet für sein Werk und bessert nach oder erstattet Kosten. Umfang, Fristen und Versicherung regelt die Vereinbarung im Vertrag. Für Personen- und Sachschäden springt die Betriebshaftpflicht ein.
Was muss auf der Rechnung eines Subunternehmers stehen?
Nach § 14 UStG: Name und Anschrift beider Seiten, Steuernummer oder USt-IdNr., Datum, fortlaufende Nummer, Art und Umfang der Leistung, Leistungszeitpunkt, Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag. Bei Reverse Charge steht statt der Steuer der Hinweis auf die Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers, bei Kleinunternehmern ein Hinweis auf § 19 UStG. Viele Hauptunternehmer fragen diese Daten schon bei der Bewerbung als Subunternehmen ab.
Kann man nebenberuflich Subunternehmer sein?
Ja, mit denselben Pflichten wie im Vollerwerb: Gewerbe oder Meldung beim Finanzamt, Fragebogen zur steuerlichen Erfassung und Einkommensteuererklärung. Bei kleinen Umsätzen kommt die Kleinunternehmerregelung in Frage. Viele Arbeitsverträge verlangen, die Nebentätigkeit anzuzeigen, untersagen darf der Arbeitgeber sie nur aus berechtigtem Grund, etwa bei Konkurrenz. Praktisch ist eine klare Trennung: eigene Rechnungen, ein eigenes Geschäftskonto und feste Zeiten für Aufträge.
Hinweis: Die Inhalte dieses Blogs dienen lediglich der allgemeinen Information und stellen keine Rechts-, Finanz-, Anlage- oder Steuerberatung dar. Sie sind keine Empfehlung oder Grundlage für finanzielle Entscheidungen. Bevor du auf Grundlage dieser Informationen handelst, hol dir bitte Rat von qualifizierten Fachleuten, die deine persönliche Situation berücksichtigen.
