Un billet de train pour un rendez-vous client, une nuit d’hôtel, un déjeuner pendant un salon : le salarié paie, puis demande à être remboursé. Le remboursement d’une note de frais paraît simple, mais il obéit à des règles précises, car il échappe aux cotisations sociales seulement sous conditions.
Ce guide reprend les règles publiées par l’Urssaf : les deux façons de rembourser, les justificatifs à garder, les barèmes 2026 des repas et des déplacements, le calcul des indemnités kilométriques, un exemple complet et la méthode en cinq étapes.
L’essentiel en bref :
- Les notes de frais se remboursent de deux façons : au réel, sur justificatifs, ou par une allocation forfaitaire.
- Au réel, le remboursement est exonéré de cotisations si la dépense est imposée par le travail et justifiée, sans plafond.
- Une allocation forfaitaire inférieure ou égale aux limites annuelles ne demande pas de justificatif, mais son caractère professionnel doit être démontré. Au-delà, la part excédentaire n’est exonérée qu’avec des justificatifs.
- En 2026, l’indemnité de repas exonérée va de 7,50 € sur le lieu de travail à 21,40 € au restaurant pendant un déplacement.
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
Une note de frais est le document par lequel un salarié liste les dépenses professionnelles qu’il a avancées pour obtenir leur remboursement. L’Urssaf définit ces frais professionnels comme des dépenses engagées par le salarié pour les besoins de son activité professionnelle, que l’employeur rembourse ensuite sur justificatifs ou sous la forme d’une allocation forfaitaire.
L’enjeu dépasse la simple comptabilité. Remboursés dans les règles, les frais professionnels sont exclus de la base de calcul des cotisations de Sécurité sociale et de la CSG-CRDS. Mal justifiés, ils peuvent être requalifiés en complément de salaire. La note de frais sert donc de preuve, pour l’entreprise comme pour le salarié.
Remboursement au réel ou allocation forfaitaire
| Critère | Remboursement au réel | Allocation forfaitaire |
|---|---|---|
| Base du remboursement | Le montant réellement dépensé | Un montant fixé à l’avance |
| Justificatifs | Obligatoires, avec la preuve que la dépense est imposée par le travail | Aucun sous les limites annuelles, mais le caractère professionnel doit être démontré |
| Limite d’exonération | Aucune | Limites revalorisées chaque année et publiées par l’Urssaf |
| Au-delà des limites | Sans objet | La part excédentaire n’est exonérée qu’avec des justificatifs |
Le réel convient aux dépenses ponctuelles et variables, comme un billet de train ou une nuit d’hôtel. Le forfait simplifie les dépenses répétitives, comme les repas pendant les déplacements. Attention au dépassement : si l’entreprise ne démontre pas que la situation ouvre droit au forfait, l’allocation devient un complément de rémunération, soumis à cotisations dès le premier euro.
Le cas des dirigeants
Les allocations forfaitaires ne s’appliquent pas aux dirigeants relevant du régime social des non-salariés. Selon l’Urssaf, il en va de même pour les gérants minoritaires ou égalitaires de SARL et de SELARL, les présidents-directeurs généraux de société anonyme, ainsi que les présidents et dirigeants de SAS. Pour eux, les frais professionnels sont évalués d’après leur valeur réelle, donc toujours sur justificatifs.
Les justificatifs à conserver
Une note de frais au réel repose entièrement sur ses justificatifs : facture, ticket de caisse, billet ou reçu. L’Urssaf demande aussi de pouvoir prouver que le salarié était contraint d’engager la dépense dans le cadre de son travail. Une note de frais sans justificatif ne peut donc pas être remboursée au réel en franchise de cotisations. Pour chaque dépense, la note de frais indique au minimum :
À retenir : au réel, pas de justificatif, pas de remboursement exonéré de cotisations. Au forfait, les justificatifs ne sont nécessaires que pour la part qui dépasse les limites annuelles, à condition de démontrer le caractère professionnel.
Barèmes 2026 des repas et des déplacements
Pour le forfait, l’Urssaf publie chaque année les montants maximum exonérés. Voici les principaux pour 2026.
| Situation | Montant maximum exonéré en 2026 |
|---|---|
| Repas pris sur le lieu de travail par contrainte | 7,50 € par repas |
| Repas au restaurant pendant un déplacement | 21,40 € par repas |
| Repas hors restaurant pendant un déplacement | 10,40 € par repas |
| Grand déplacement en métropole, logement et petit déjeuner, Paris et 92, 93, 94 (3 premiers mois) | 76,60 € par jour |
| Grand déplacement en métropole, logement et petit déjeuner, autres départements (3 premiers mois) | 56,80 € par jour |
| Utilisation du matériel informatique personnel du salarié | 55,20 € par mois |
Ces montants évoluent chaque année et d’autres barèmes existent, notamment pour les petits déplacements, le télétravail ou la mobilité. Avant de fixer un forfait dans votre politique de remboursement, vérifiez les chiffres de l’année sur urssaf.fr.
Pour les grands déplacements, les montants baissent avec la durée de la mission : du quatrième au vingt-quatrième mois, le repas passe à 18,20 €, et le logement à 65,10 € à Paris et dans les départements limitrophes, 48,30 € ailleurs. Les entreprises du bâtiment, des travaux publics, du travail temporaire, de la tôlerie, de la chaudronnerie et de la tuyauterie industrielle, dont les salariés se rendent habituellement sur des sites extérieurs, disposent d’un barème de petits déplacements fondé sur la distance aller-retour, de 3,00 € par jour entre 5 et 10 km à 60,60 € entre 190 et 200 km. En cas de mutation, l’hébergement provisoire est exonéré jusqu’à 85,10 € par jour pendant 9 mois au plus, et l’installation dans le nouveau logement jusqu’à 1 705,70 €, majorés de 142,20 € par enfant à charge dans la limite de trois enfants.
Note de frais kilométrique : le calcul
Quand un salarié utilise son véhicule personnel pour des déplacements professionnels, l’employeur peut rembourser des indemnités kilométriques selon le barème de l’administration fiscale. La note de frais kilométrique repose alors sur trois éléments : la puissance fiscale du véhicule, la distance parcourue sur l’année et le barème applicable à cette tranche de kilomètres.
L’Urssaf donne cet exemple : un salarié a parcouru 5 800 km dans l’année avec un véhicule de 5 chevaux fiscaux. Pour la tranche de 5 001 à 20 000 km, le barème donne (5 800 × 0,357) + 1 395, soit 3 465,60 €. Ce montant est exonéré de cotisations si l’employeur peut fournir la carte grise du véhicule, un état des kilomètres parcourus par jour et la preuve de la réalité des déplacements professionnels.
Les frais de stationnement suivent une règle proche. Lorsque le salarié utilise son véhicule personnel pour rejoindre son lieu de travail en raison de contraintes horaires ou géographiques, et non par convenance, l’employeur peut les rembourser sur la base du tarif le plus économique, sur présentation de justificatifs. Pour le télétravail, l’Urssaf distingue trois catégories de frais : le local privé utilisé pour le travail, son aménagement, et le matériel, la connexion et les fournitures.
Exemple de note de frais
Voici une note de frais en exemple pour une commerciale fictive, remboursée au réel après un déplacement de deux jours chez un client à Lyon.
| Date | Nature et motif | Montant | Justificatif |
|---|---|---|---|
| 12 mars | Train aller-retour Paris-Lyon, rendez-vous client | 98,00 € | Billet électronique |
| 12 mars | Hôtel à Lyon, une nuit | 112,00 € | Facture de l’hôtel |
| 12 mars | Déjeuner avec le client | 64,00 € | Note du restaurant |
| 13 mars | Taxi gare-client | 23,50 € | Reçu du taxi |
| 13 mars | Parking de la gare | 12,00 € | Ticket de parking |
| Total | Remboursement au réel | 309,50 € | 5 justificatifs joints |
Chaque ligne porte une date, une nature, un motif et un montant qui correspond exactement au justificatif. Ce modèle de note de frais se reprend tel quel dans un tableur : une colonne par information, une ligne par dépense, un total en bas. Si l’entreprise rembourse les repas au forfait, la ligne du déjeuner disparaît de la note et le forfait est versé à part.
Comment faire une note de frais en 5 étapes
Pour savoir comment faire une note de frais acceptée du premier coup, le plus simple est de suivre le même ordre à chaque déplacement.
Photographiez ou conservez le justificatif au moment de payer, qu’il s’agisse d’une facture, d’un billet ou d’un ticket de caisse. Sans ticket, la dépense ne peut pas être remboursée au réel en franchise de cotisations.
Pour chaque dépense, indiquez la date, le lieu, la nature et le motif professionnel : le client, la mission ou l’événement concerné.
Selon la politique de l’entreprise, certaines dépenses se remboursent au réel et d’autres au forfait. Ne mélangez pas les deux sur une même ligne.
Additionnez les montants au réel, vérifiez qu’ils correspondent exactement aux justificatifs et joignez chaque pièce à la note, dans l’ordre des lignes.
Le responsable ou l’employeur contrôle la note, puis l’entreprise rembourse le salarié. Le remboursement et les justificatifs sont ensuite classés en comptabilité.
En résumé : un reçu par dépense, un motif professionnel par ligne et une séparation claire entre réel et forfait. Le reste est une question d’organisation, que les outils numériques simplifient.
Gestion des notes de frais : compta et logiciel
La comptabilisation d’une note de frais suit un principe simple : le remboursement est enregistré comme une charge de l’entreprise, avec les justificatifs à l’appui. Le détail des comptes à utiliser relève de votre plan comptable et de votre expert-comptable. L’essentiel est que chaque montant remboursé corresponde à une pièce et à une ligne de note de frais.
La gestion des notes de frais sur papier ou dans un tableur fonctionne pour quelques dépenses par mois. Au-delà, un logiciel de note de frais lit les reçus photographiés, applique les limites de forfait et exporte les données vers la comptabilité. Une autre approche consiste à réduire les avances elles-mêmes, en donnant aux collaborateurs une carte de paiement de l’entreprise. Quel que soit l’outil, la règle reste la même : chaque remboursement doit pouvoir être relié à une dépense, à un motif professionnel et à un justificatif.
Vivid : moins d’avances avec les cartes d’équipe
Avec Vivid Business, les membres de l’équipe peuvent payer leurs dépenses professionnelles avec une carte professionnelle Visa de débit plutôt qu’avec leur carte personnelle. La dépense est alors payée directement par l’entreprise, sans avance du salarié à rembourser ensuite.
Les dépenses arrivent ainsi sur le compte de l’entreprise avec leur justificatif, ce qui réduit le nombre de notes de frais à traiter. Pour les dépenses qui restent avancées par un salarié, comme un péage payé en espèces, la note de frais garde toute son utilité. Vivid Business est un compte professionnel en ligne proposé par un établissement de monnaie électronique.
Vivid en bref : des cartes Visa de débit pour chaque membre de l’équipe, des limites par carte et des reçus rattachés aux transactions. Moins d’avances, donc moins de notes de frais à rembourser et à contrôler chaque mois.
Des cartes pour toute votre équipe
Avec Vivid, chaque membre de l’équipe peut payer avec sa propre carte professionnelle et joindre le reçu à la transaction. Le plan Free Start est à 0 €/mois et la demande se fait en ligne.
Questions fréquentes
Qu’est-ce qu’une note de frais ?
C’est le document par lequel un salarié liste les dépenses professionnelles qu’il a avancées, avec leurs justificatifs, pour en obtenir le remboursement par l’employeur. Elle sert aussi de preuve en cas de contrôle, puisque les frais remboursés dans les règles sont exclus des cotisations.
Faut-il des justificatifs pour une note de frais ?
Oui pour un remboursement au réel : l’employeur doit produire les justificatifs et prouver que la dépense était imposée par le travail. Pour une allocation forfaitaire sous les limites annuelles, aucun justificatif n’est nécessaire, mais le caractère professionnel doit être démontré.
Quelle différence entre frais réels et allocation forfaitaire ?
Au réel, l’entreprise rembourse le montant exact dépensé, sur justificatifs et sans plafond d’exonération. Au forfait, elle verse un montant fixé à l’avance, exonéré dans la limite des barèmes publiés chaque année par l’Urssaf.
Combien rembourser pour un repas en 2026 ?
Au forfait, l’indemnité exonérée est de 7,50 € pour un repas pris sur le lieu de travail par contrainte. Pendant un déplacement, elle est de 21,40 € au restaurant et de 10,40 € hors restaurant.
Comment calculer les indemnités kilométriques ?
Avec le barème de l’administration fiscale, selon la puissance du véhicule et la distance annuelle. Pour 5 800 km avec un véhicule de 5 chevaux fiscaux, l’Urssaf calcule (5 800 × 0,357) + 1 395, soit 3 465,60 €. Il faut pouvoir fournir la carte grise et un état des kilomètres parcourus.
Un dirigeant peut-il faire une note de frais ?
Oui, mais pas au forfait. Les allocations forfaitaires ne s’appliquent pas aux dirigeants non-salariés. Elles ne s’appliquent pas non plus aux gérants minoritaires ou égalitaires de SARL, aux PDG de SA et aux présidents de SAS. Leurs frais sont remboursés à leur valeur réelle, sur justificatifs.
Les notes de frais sont-elles soumises à cotisations ?
Non, si les règles sont respectées. Les frais remboursés sur justificatifs, ou par une allocation dans les limites, sont exclus de la base des cotisations de Sécurité sociale et de la CSG-CRDS. Une allocation sans justification de la situation est, elle, soumise à cotisations dès le premier euro.
Cet article est fourni à titre d’information générale et ne constitue pas un conseil juridique, social ou comptable. Les règles et montants cités sont ceux publiés sur urssaf.fr pour 2026 à la date de rédaction, et l’exemple de note de frais porte sur une salariée fictive. Les services de paiement sont fournis par Vivid Money S.A., établissement de monnaie électronique agréé par la Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) au Luxembourg, dont la succursale en France relève de l’Autorité de contrôle prudentiel et de résolution (ACPR).
