De eerste klant wil een offerte, en op die offerte hoort een KVK-nummer te staan. Dat nummer krijg je niet los: het hoort bij de inschrijving van je bedrijf in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Hoe vraag je een KVK aan? De inschrijving begint online en wordt afgerond tijdens een afspraak op een KVK-kantoor, waar je meestal direct het nummer meekrijgt. Het formulier kost volgens de KVK ongeveer een kwartier, en de afspraak plan je zelf online op een moment dat past.
Hieronder lees je wat een KVK-nummer is en waar je het vindt, wie zich moet inschrijven en hoe de inschrijving in vier stappen verloopt. Daarna volgen de kosten, wat de Belastingdienst na de inschrijving doet en hoe je een zakelijke rekening opent.
In het kort:
- Een KVK aanvragen betekent je bedrijf inschrijven in het Handelsregister. Daarmee krijgt het bedrijf een KVK-nummer van acht cijfers.
- Voor een eenmanszaak vul je online het inschrijfformulier in en rond je de inschrijving af op een KVK-kantoor, met een geldig identiteitsbewijs; bij sommige rechtsvormen regelt een notaris de inschrijving.
- De inschrijving kost eenmalig € 85,15 en is volgens de KVK voor ondernemers fiscaal aftrekbaar.
- Volgens de KVK ben je verplicht ingeschreven te staan binnen een week nadat het bedrijf is gestart. De KVK geeft de gegevens daarna door aan de Belastingdienst.
Wat is een KVK-nummer?
Het KVK-nummer is het nummer van acht cijfers dat laat zien dat een bedrijf is ingeschreven bij de KVK. Ieder bedrijf heeft er maar één, ook als het meerdere activiteiten of handelsnamen heeft. Met het nummer kan een klant of leverancier het bedrijf opzoeken in het Handelsregister en de gegevens controleren, zoals het bezoekadres en wie er bevoegd is. Zoek je een voorbeeld van een KVK-nummer? Je ziet het nummer op facturen en websites van Nederlandse bedrijven, want volgens de KVK schrijft de wet voor dat het nummer op brieven, offertes, facturen, de website en zakelijke e-mails staat.
Waar vind ik mijn KVK-nummer? De KVK noemt onder meer de welkomstbrief die je na de inschrijving krijgt, een KVK-uittreksel en het online Handelsregister. Het nummer is ook nodig voor zakelijke inkopen en voor het afsluiten van abonnementen en verzekeringen; daarmee laat je zien dat je een bedrijf hebt.
RSIN en vestigingsnummer
Naast het KVK-nummer bestaan er twee andere nummers. Kies je een rechtsvorm met rechtspersoonlijkheid, zoals een bv, of een samenwerkingsverband, dan krijg je een Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer: het RSIN-nummer van de KVK. Een eenmanszaak krijgt geen RSIN; de Belastingdienst registreert die met het burgerservicenummer (bsn). Met het bsn of het RSIN bepaalt de Belastingdienst het omzetbelastingnummer en eventuele andere nummers, zoals een loonheffingennummer. Heeft een onderneming meerdere vestigingen, dan krijgt elke vestiging een eigen vestigingsnummer van 12 cijfers.
| Nummer | Wat het is | Wie het krijgt |
|---|---|---|
| KVK-nummer | Acht cijfers, één per bedrijf | Elk bedrijf dat in het Handelsregister staat |
| RSIN | Informatienummer voor rechtspersonen en samenwerkingsverbanden | Bijvoorbeeld een bv of vof |
| Vestigingsnummer | Twaalf cijfers, per vestiging | Elke vestiging van een onderneming |
| Btw-identificatienummer | Nummer voor de btw, van de Belastingdienst | Ondernemers voor de omzetbelasting |
Wat staat er in het Handelsregister?
Wat bij het KVK-nummer hoort, is openbaar. In het Handelsregister staan onder meer de naam en contactgegevens, de handelsnamen, de bedrijfsactiviteiten met de SBI-code (de standaard bedrijfsindeling), het bezoek- en postadres, het aantal medewerkers en de functionarissen en tekenbevoegden. Zoek je een voorbeeld van een KVK-nummer op, dan zie je precies die gegevens. Het e-mailadres en de website zijn openbaar, het zakelijke telefoonnummer is afgeschermd voor anderen. Wie een eenmanszaak heeft, kan volgens Ondernemersplein het bezoekadres laten afschermen; daarvoor laat je een postadres vastleggen dat anders is dan het woon- en bezoekadres.
Wie moet zich inschrijven bij de KVK?
Inschrijven is verplicht voor ondernemers. Volgens de KVK ben je ondernemer als je goederen of diensten levert aan anderen om winst te maken; daarvoor gelden drie voorwaarden, de ondernemerscriteria. Kies voordat je je inschrijft een rechtsvorm, zoals een eenmanszaak, vof of bv, want die bepaalt onder meer of je privé aansprakelijk bent. Een eenmanszaak kun je maar één keer inschrijven; met die ene eenmanszaak kun je wel verschillende activiteiten doen en meerdere bedrijfsnamen gebruiken. Twijfel je over de rechtsvorm, dan helpt de keuzehulp van Ondernemersplein bij die keuze. Een handelsnaam mag volgens Ondernemersplein cijfers en leestekens bevatten, zoals + en &; de Handelsnaamwet beschermt die toevoegingen niet, en Ondernemersplein raadt aan te letten op een naam die goed uit te spreken is.
Een KVK-nummer aanvragen zonder bedrijf kan niet: het nummer hoort bij een inschrijving van een onderneming die aan de criteria voldoet. In sommige gevallen kan een onderneming zich niet bij de KVK inschrijven, bijvoorbeeld een eenmanszaak met activiteiten die volgens het Handelsregister niet als onderneming gelden. Die meldt zich volgens de Belastingdienst rechtstreeks bij de Belastingdienst aan, met het formulier Opgaaf startende onderneming. Ook zonder KVK-inschrijving kan het volgens Ondernemersplein zijn dat er btw-aangifte moet worden gedaan. Blijft de omzet dan onder de registratiedrempel van € 2.200 per kalenderjaar, dan hoeft er geen melding als btw-ondernemer bij de Belastingdienst te volgen.
Hoe je een KVK-nummer aanvraagt: 4 stappen
Een KVK-nummer aanvragen doe je dus via de inschrijving zelf. Het online deel kun je in je eigen tempo doen; de afspraak op het kantoor maakt de inschrijving definitief. Voor een eenmanszaak gaat het zo:
Kies de rechtsvorm en een bedrijfsnaam, en controleer met de Naamchecker van de KVK of die naam nog vrij is. Kijk ook of de naam past bij de regels van de Handelsnaamwet.
Bij de KVK inschrijven online begint met DigiD. Het formulier kost ongeveer een kwartier en wordt tussendoor automatisch opgeslagen. Je kunt dus stoppen en later verder gaan.
Plan online een afspraak op een KVK-kantoor en neem een geldig identiteitsbewijs mee, plus de huurovereenkomst als je een bedrijfspand huurt. Is die nog niet getekend, dan volstaat volgens Ondernemersplein een intentieverklaring, bijvoorbeeld van de makelaar.
Tijdens de afspraak controleert de KVK je gegevens. Meestal krijg je het KVK-nummer direct mee; het btw-identificatienummer volgt later per post van de Belastingdienst. Op de eerste factuur horen volgens de Belastingdienst, als je verplicht bent te factureren, onder meer het KVK-nummer en het btw-identificatienummer.
Bij die afspraak kun je ook vragen stellen over ondernemen. De meeste ondernemers plannen de afspraak een week voor of na de start van hun bedrijfsactiviteiten. Houd voor het formulier je persoonsgegevens, de contactgegevens van het bedrijf, een omschrijving van de bedrijfsactiviteiten, de branche, de bedrijfsnaam en de gekozen rechtsvorm bij de hand. Op basis van de activiteiten krijgt het bedrijf een SBI-code; je kunt zelf een code voorstellen. Ga je goederen importeren of exporteren, dan registreert de KVK ook dat. Ben je minderjarig, dan kan een eenmanszaak ook, maar dan is toestemming van een ouder of voogd nodig en gaat een van hen mee naar de afspraak, want die zijn verantwoordelijk.
Wanneer schrijf je je in?
Voor de inschrijving bij de KVK noemt Ondernemersplein drie momenten: uiterlijk een week nadat je met het bedrijf bent gestart, een week voordat je start, of eerder. Kies je voor eerder, dan kun je volgens de KVK tot maximaal drie maanden voor de startdatum langskomen voor de controle van je gegevens; de definitieve inschrijving met KVK-nummer volgt dan een week voor de start, zonder dat je opnieuw hoeft te komen. Als startdatum geldt de dag waarop je met de activiteiten begint, of de dag van de eerste verplichting, zoals de eerste inkoop. Begin je al met werk voordat de afspraak er is, dan geef je tijdens de afspraak door op welke datum je bent gestart.
Kosten KVK-inschrijving
De kosten van de KVK-inschrijving zijn eenmalig € 85,15: de inschrijfvergoeding voor een nieuwe onderneming in het Handelsregister. Na de afspraak en de afronding van de inschrijving ontvang je de factuur per e-mail; gaat de inschrijving per post, dan komt ook de factuur per post. Je betaalt via die factuur; contant betalen is niet mogelijk. Met die ene betaling bij het inschrijven bij de KVK zit het KVK-nummer erbij, en de vergoeding is voor ondernemers fiscaal aftrekbaar.
Kort samengevat: een inschrijving kost € 85,15 en levert het KVK-nummer op; de andere nummers volgen uit de rechtsvorm, de vestigingen en de btw.
Na de inschrijving
Na het inschrijven bij de KVK hoef je je niet apart bij de Belastingdienst aan te melden: de KVK geeft de gegevens automatisch door. De registratie bij de Belastingdienst duurt maximaal 10 werkdagen, en daarna krijg je bericht over de belastingen waar het bedrijf mee te maken krijgt. Bepaalt de Belastingdienst dat je ondernemer bent voor de omzetbelasting, dan ontvang je een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer. Dat btw-identificatienummer is een ander nummer dan het KVK-nummer: het eerste komt van de Belastingdienst, het tweede van de KVK, en wie verplicht is te factureren, zet volgens de Belastingdienst allebei op de factuur. De Belastingdienst bepaalt ook of je ondernemer bent voor de inkomstenbelasting. Is dat zo, dan kun je gebruikmaken van zakelijke aftrekposten, en voor startende ondernemers zijn er specifieke startersregelingen.
Voor sommige rechtsvormen komt er nog een stap bij: de ultimate beneficial owners (UBO’s) inschrijven in het UBO-register. Dat zijn de personen die uiteindelijk eigenaar zijn of zeggenschap hebben, bijvoorbeeld wie meer dan 25 % van de aandelen in een bv heeft. Controleer volgens Ondernemersplein ook regelmatig de SBI-code, zodat die blijft passen bij wat het bedrijf doet.
Gegevens wijzigen of uitschrijven
Na het KVK inschrijven als eenmanszaak of bv blijven de gegevens niet vanzelf actueel. Wijzigingen, zoals een nieuw adres, een andere handelsnaam of activiteit, geef je volgens Ondernemersplein binnen een week door via Mijn KVK. In Mijn KVK bekijk en wijzig je de gegevens in het Handelsregister, het LEI-register en het UBO-register, en bestel je een uittreksel. Wie later personeel aanneemt, geeft dat online door. Stopt het bedrijf, dan schrijf je het uit bij de KVK; de KVK geeft die uitschrijving volgens Ondernemersplein door aan de Belastingdienst. Zo blijft wat klanten en leveranciers in het register zien, kloppen met het bedrijf.
Goed om te weten: het KVK-nummer staat verplicht op offertes en facturen. Zet het er vanaf de eerste factuur op.
Een zakelijke rekening na de inschrijving
Na het KVK inschrijven is een zakelijke rekening voor veel ondernemers een volgende stap, zodat zakelijke en privé-uitgaven gescheiden blijven. Een eenmanszaak opent de rekening op eigen naam, een bv op de naam van het bedrijf. Bij Vivid regel je de zakelijke rekening volledig online:
Elke rekening krijgt een Nederlandse IBAN, en je beheert de zakelijke rekening in de Vivid Business & Personal App en op het webplatform. Met subrekeningen met een eigen IBAN zet je geld apart, bijvoorbeeld voor de btw. Facturen maken zit zonder extra kosten in alle abonnementen. Zo kun je de eerste factuur met KVK-nummer laten betalen op een zakelijke rekening die meestal binnen 10 minuten tot een uur geopend is.
Vivid in het kort: een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, volledig online aan te vragen, met bedrijfsgegevens vooraf ingevuld uit officiële registers.
Na de KVK de rekening
Open online een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN voor je eenmanszaak of bv.
Veelgestelde vragen
Hoe vraag je een KVK aan?
Een KVK aanvragen gaat via de inschrijving in het Handelsregister: online het formulier invullen met DigiD en daarna een afspraak op een KVK-kantoor met een geldig identiteitsbewijs. Bij sommige rechtsvormen regelt volgens Ondernemersplein een notaris de inschrijving.
Wat is een KVK-nummer?
Een nummer van acht cijfers dat laat zien dat een bedrijf in het Handelsregister staat. Ieder bedrijf heeft er één.
Hoeveel kost een inschrijving bij de KVK?
Eenmalig € 85,15. Die inschrijfvergoeding is voor ondernemers fiscaal aftrekbaar.
Hoe snel krijg je een KVK-nummer?
Meestal krijg je het nummer direct tijdens de afspraak op het KVK-kantoor. Lukt het afronden niet meteen, bijvoorbeeld omdat je later start of niet alle informatie bij je hebt, dan volgt het nummer later.
Waar vind ik mijn KVK-nummer?
In de welkomstbrief na de inschrijving, in een KVK-uittreksel en in het online Handelsregister. Daar zoek je het bedrijf op naam op.
Kun je een KVK-nummer aanvragen zonder bedrijf?
Nee. Je krijgt een KVK-nummer bij de inschrijving van een onderneming die aan de ondernemerscriteria van de KVK voldoet. Kan een onderneming zich niet bij de KVK inschrijven, dan meldt die zich bij de Belastingdienst aan.
Moet ik me ook bij de Belastingdienst aanmelden?
Na een inschrijving bij de KVK niet: de KVK geeft de gegevens door aan de Belastingdienst. Die registratie duurt maximaal 10 werkdagen, en daarna krijg je bericht over de belastingen die voor het bedrijf gelden.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch of fiscaal advies. De genoemde regels en bedragen zijn zoals gepubliceerd door de KVK, Ondernemersplein en de Belastingdienst, en kunnen veranderen. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld.
