Een nieuwe opdrachtgever vraagt om je KVK-nummer voor de offerte, en het aanmeldformulier van een leverancier wil tegelijk je KVK-nummer, btw-nummer en RSIN weten. Wat is een KVK-nummer, waar komt het vandaan en waarin verschilt het van de andere nummers van je bedrijf?
Hoe je je bedrijf inschrijft en wat dat kost, lees je in ons artikel over inschrijven bij de KVK. Hier gaat het om het nummer zelf: hoe het eruitziet, waar je het terugvindt en welke andere nummers erbij horen.
In het kort:
- Wat het is: een nummer van acht cijfers dat laat zien dat je bedrijf in het Handelsregister van de KVK staat. Elk bedrijf heeft er één.
- Wanneer je het krijgt: bij de inschrijving. Schrijf je in vanaf een week voor tot een week na je startdatum, dan krijg je het meteen; schrijf je eerder in, dan volgt een brief in de week waarin je bedrijf start.
- Waar je het vindt: in de welkomstbrief van de KVK, in een KVK-uittreksel, in Mijn KVK en in het online Handelsregister.
- Waar het op moet: op brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails, op een paar uitzonderingen na.
- Wat het niet is: je btw-nummer (dat komt van de Belastingdienst), je RSIN of het vestigingsnummer.
Wat is een KVK-nummer?
Het KVK-nummer is het nummer van acht cijfers dat een bedrijf of organisatie krijgt bij de inschrijving in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KVK). Het laat zien dat het bedrijf daar staat ingeschreven. Volgens de Handelsregisterwet moeten alle Nederlandse bedrijven en organisaties zich inschrijven, en dat kan als je voldoet aan de ondernemerscriteria van de KVK. Een bedrijf heeft maar één KVK-nummer, ook als het meerdere activiteiten uitvoert of onder meerdere handelsnamen werkt.
Het nummer is er vooral om te kunnen controleren met wie je zaken doet. Met een KVK-nummer zoek je een bedrijf op in het Handelsregister en zie je gegevens zoals het bezoekadres en de functionarissen. Zo kun je een nieuwe opdrachtgever of leverancier nagaan, en kan die hetzelfde met jouw bedrijf doen.
Een KVK-nummer als voorbeeld
Een KVK-nummer bestaat uit acht cijfers, zonder letters of landcode. Een echt voorbeeld van een KVK-nummer staat in het colofon van Vivid: het Nederlandse bijkantoor van Vivid Money S.A. staat in het Handelsregister onder nummer 96555491. Zoek je dat nummer op in het Handelsregister, dan zie je de gegevens die bij die inschrijving horen, zoals het bezoekadres en de functionarissen. Op dezelfde manier controleert een klant jouw bedrijf.
Dat maakt het KVK-nummer herkenbaar tussen de andere nummers op een factuur. Een btw-nummer begint met NL en heeft een letter B vóór de laatste twee cijfers, een vestigingsnummer telt twaalf cijfers. Het KVK-nummer is het enige van de drie met precies acht cijfers en niets anders.
In de voettekst van een factuur of offerte kunnen de nummers bij de bedrijfsgegevens staan. Met verzonnen nummers en het voorbeeld-btw-id van de Belastingdienst ziet dat er bijvoorbeeld zo uit:
Het vestigingsnummer en het RSIN hoeven daar niet bij te staan. Het omzetbelastingnummer hoort er niet op: dat gebruik je alleen in contact met de Belastingdienst.
Waar vind ik mijn KVK-nummer?
Ben je je eigen nummer kwijt, dan noemt de KVK vier plekken waar je het terugvindt:
Het nummer krijg je bij de inschrijving. Volgens de KVK kun je op zijn vroegst drie maanden voor de start van je bedrijf langskomen om je in te schrijven. Schrijf je je bedrijf een week voor of na de startdatum in, dan krijg je het KVK-nummer meteen. Schrijf je eerder in, dan ontvang je een brief met het nummer in de week van de startdatum. Wacht niet te lang: je moet ingeschreven staan binnen een week nadat je bedrijf met zijn activiteiten is begonnen.
Waar het KVK-nummer op moet staan
Klanten en zakenpartners moeten kunnen nagaan met wie ze te maken hebben. Daarom staat in de wet dat het KVK-nummer van je bedrijf op brieven, offertes, facturen, je website en zakelijke e-mails moet staan. Op elke factuur hoort het nummer dus thuis, net als in de voettekst van je e-mails. De KVK noemt een paar uitzonderingen: verenigingen en stichtingen zonder onderneming, verenigingen van eigenaars, de overheid en kerkgenootschappen.
Daarnaast heb je het nummer zelf nodig om te laten zien dat je een bedrijf hebt. De KVK geeft onder meer deze voorbeelden:
KVK-nummer, vestigingsnummer en RSIN
Bij de inschrijving en daarna krijgt een bedrijf meer dan één nummer. Ze komen van twee instanties en hebben elk een eigen doel. Het RSIN-nummer en het vestigingsnummer komen van de KVK, het btw-id en het omzetbelastingnummer van de Belastingdienst:
| Nummer | Van wie | Kenmerk | Waarvoor | Op je factuur |
|---|---|---|---|---|
| KVK-nummer | KVK | Acht cijfers | Laat zien dat je bedrijf in het Handelsregister staat | Verplicht |
| Vestigingsnummer | KVK | Twaalf cijfers | Eén per vestiging, zoals een winkel of kantoor | Niet verplicht |
| RSIN | KVK | Niet voor een eenmanszaak | Gegevens uitwisselen tussen organisaties, zoals de Belastingdienst | Niet verplicht |
| Btw-id | Belastingdienst | NL, negen cijfers, B, twee cijfers | Contact met klanten en leveranciers | Verplicht, tenzij vrijgesteld of met de KOR |
| Omzetbelastingnummer | Belastingdienst | Negen cijfers, B, twee cijfers | Alleen contact met de Belastingdienst | Niet bedoeld voor klanten |
Vestigingsnummer
Elke vestiging van een bedrijf in het Handelsregister heeft volgens de KVK een vestigingsnummer van twaalf cijfers. Een vestiging is een plek waar het bedrijf activiteiten uitvoert, zoals een winkel, werkplaats of kantoor. Heeft een bedrijf één vestiging, dan is dat de hoofdvestiging; daarnaast kunnen er nevenvestigingen zijn. Het vestigingsnummer lijkt niet op het KVK-nummer en je hoeft het niet op je briefpapier, facturen of website te zetten. Neem je een vestiging over en zet je die voort, dan blijft het vestigingsnummer hetzelfde. Het nummer van een vestiging vind je door in het Handelsregister te zoeken op bedrijfsnaam, adres of KVK-nummer, of in het uittreksel. Niet elke organisatie heeft er een: veel verenigingen, stichtingen en verenigingen van eigenaars hebben geen vestiging en dus ook geen vestigingsnummer.
RSIN
RSIN staat voor Rechtspersonen en Samenwerkingsverbanden Informatienummer. Je krijgt het bij de inschrijving naast het KVK-nummer, behalve met een eenmanszaak: alleen eenmanszaken krijgen geen RSIN. Met het RSIN wisselen organisaties gegevens over je bedrijf uit, waaronder de Belastingdienst, de Basisregistratie Personen en het Kadaster. Je eigen RSIN staat in Mijn KVK, dat van een ander bedrijf in het uittreksel Handelsregister. Op je website zetten hoeft niet. Het nummer bestaat voor rechtsvormen met rechtspersoonlijkheid, zoals een bv, en voor samenwerkingsverbanden, zoals een vof. Ook buiten je eigen bedrijf kom je het tegen: wie een gift aan een goed doel wil aftrekken van de belasting, heeft volgens Ondernemersplein het RSIN van dat goede doel nodig.
Het KVK-nummer per rechtsvorm
Elk bedrijf in het Handelsregister krijgt één KVK-nummer, maar welke nummers er nog meer bij horen en wie de inschrijving regelt, hangt af van de rechtsvorm:
Voor de vermeldingsplicht maakt de rechtsvorm van een onderneming niets uit: het KVK-nummer hoort op je facturen, offertes en website. Een vereniging of stichting zonder onderneming valt volgens de KVK onder de uitzonderingen.
Verschil tussen KVK-nummer en btw-nummer
Het btw-nummer, voluit btw-identificatienummer of btw-id, komt niet van de KVK maar van de Belastingdienst. Na je inschrijving bij de KVK beoordeelt de Belastingdienst of je ondernemer bent voor de btw; dat duurt maximaal tien werkdagen. Ben je dat, dan krijg je een btw-id en een omzetbelastingnummer. Het btw-id heeft een vaste opbouw: NL, negen cijfers, de letter B en twee cijfers, bijvoorbeeld NL123456789B01. Voor een eenmanszaak zit daar geen burgerservicenummer in, bij andere rechtsvormen bestaan de negen cijfers uit het RSIN.
Op je factuur staan het KVK-nummer en het btw-id dus naast elkaar. Volgens de KVK hoeft het btw-nummer niet op de factuur als je vrijgesteld bent van omzetbelasting of de kleineondernemersregeling gebruikt. Het omzetbelastingnummer is alleen voor contact met de Belastingdienst. Als zzp’er krijg je daarom twee brieven: één met je btw-id en één met je omzetbelastingnummer, waarin je burgerservicenummer wel is verwerkt.
Eén KVK-nummer, soms twee btw-nummers
Waar een bedrijf altijd één KVK-nummer heeft, kan het bij de Belastingdienst een tweede btw-nummer aanvragen. Volgens de KVK kan dat als je al een bedrijf hebt en een nieuwe activiteit begint, bijvoorbeeld een tweede winkel of een activiteit met een ander btw-tarief. Je krijgt dan ook een extra omzetbelastingnummer, houdt voor die activiteit een aparte administratie bij en doet er een aparte btw-aangifte voor. Werk je in een branche die is vrijgesteld van btw, dan krijg je volgens de KVK wel een btw-nummer, maar breng je geen btw in rekening en doe je geen btw-aangifte.
Een btw-nummer controleren
Een KVK-nummer zoek je op in het Handelsregister, maar voor btw-nummers bestaat volgens de KVK geen centrale plek om ze op te zoeken. Wel kun je in VIES, de database van de Europese Unie, nagaan of een btw-nummer geldig is en of de naam- en adresgegevens van het bedrijf kloppen. Dat werkt alleen met het btw-nummer zelf: zoek je op een omzetbelastingnummer, dan krijg je een foutmelding. Geef je omzetbelastingnummer daarom ook niet door aan klanten. Je eigen btw-id en omzetbelastingnummer vind je terug in Mijn Belastingdienst Zakelijk, onder ‘Btw’.
Goed om te weten: het KVK-nummer zegt wie je bent in het Handelsregister, het btw-id wie je bent voor de btw. Ben je ondernemer voor de btw en geldt er geen uitzondering zoals de KOR, dan horen ze allebei op je factuur.
Je nummers als je stopt
Een KVK-nummer kun je niet los opzeggen. Stop je met je bedrijf, dan schrijf je het uit bij de KVK, en de KVK geeft de uitschrijving door aan de Belastingdienst. Je btw-nummer hoort daarna nog steeds bij je bedrijf, maar het is niet meer in gebruik. Het kan even duren voordat de Belastingdienst de uitschrijving heeft verwerkt, en soms moet je nog een btw-aangifte doen terwijl je al gestopt bent. Bewaar de brieven met je nummers daarom ook na het stoppen.
Je KVK-nummer en een zakelijke rekening
Ook een zakelijke rekening openen gaat met je bedrijfsgegevens. Bij Vivid werkt dat zo:
Vivid in het kort: met je KVK-gegevens bij de hand vraag je online een zakelijke rekening aan met Nederlandse IBAN, en een bv in oprichting kan al met een Founder-rekening beginnen. Meer lees je bij Vivid Business.
Je zakelijke rekening bij Vivid
Online aanvragen met de gegevens van je bedrijf, met een Nederlandse IBAN en subrekeningen met een eigen IBAN.
Veelgestelde vragen
Hoeveel cijfers heeft een KVK-nummer?
Acht. Een KVK-nummer bestaat alleen uit cijfers, zonder letters of landcode. Een vestigingsnummer heeft er twaalf, en een btw-id begint met NL.
Waar vind je je eigen KVK-nummer?
In de welkomstbrief van de KVK en in Mijn KVK. Zoek je je bedrijf op naam op in het online Handelsregister, dan zie je het nummer daar ook.
Is het KVK-nummer hetzelfde als het btw-nummer?
Nee. Wat het KVK-nummer laat zien, is je inschrijving in het Handelsregister; het btw-nummer komt van de Belastingdienst en laat zien dat je ondernemer bent voor de btw. Het btw-nummer begint met NL en heeft een letter B.
Heeft een eenmanszaak een RSIN?
Nee. Volgens de KVK krijgen alleen eenmanszaken geen RSIN. Op het uittreksel van een eenmanszaak staat dus ook geen RSIN.
Moet het vestigingsnummer op je factuur?
Nee. Volgens de KVK hoef je het vestigingsnummer niet op je briefpapier, facturen of website te zetten. Het KVK-nummer moet daar wel op staan.
Kan een bedrijf meer dan één KVK-nummer hebben?
Nee. Elk bedrijf heeft één KVK-nummer, ook met meerdere activiteiten of handelsnamen. Wel heeft elke vestiging een eigen vestigingsnummer.
Waar vind je het btw-nummer van een klant?
Op de website of de facturen van die klant, of je vraagt het na. Een centrale lijst bestaat volgens de KVK niet. In VIES, de database van de Europese Unie, kun je wel controleren of een btw-nummer geldig is.
Kun je je KVK-nummer opzeggen?
Niet los. Stop je met je bedrijf, dan schrijf je het bedrijf uit bij de KVK. De KVK geeft de uitschrijving door aan de Belastingdienst.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch of fiscaal advies. De genoemde regels zijn zoals gepubliceerd door de KVK, Ondernemersplein en de Belastingdienst, en kunnen veranderen. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld.
