Je hebt klanten die elke maand betalen, voor een abonnement, onderhoud of een vaste maandprijs. Elke maand een factuur sturen en daarna nagaan of het geld binnen is, kost tijd. Met een incasso machtiging laat je het bedrag zelf afschrijven op de afgesproken datum, met toestemming van je klant. Daar horen wel een paar spelregels bij, en die gelden voor jou als ontvanger.
Hieronder lees je wat je als ondernemer nodig hebt om te incasseren: een incassocontract met je bank, een geldige machtiging van elke klant en een keuze tussen de standaard en de zakelijke incasso. Ook komt aan bod hoe je een incasso aankondigt, wanneer het geld echt binnen is, wat je doet als een incasso terugkomt en hoe lang je machtigingen bewaart.
In het kort:
- Contract: volgens Betaalvereniging Nederland kan alleen een bedrijf of instelling met een incassocontract bij de eigen bank automatisch incasseren.
- Machtiging: elke klant geeft eerst toestemming. Papier met een pengeschreven handtekening, Digitaal Incassomachtigen en iDIN Ondertekenen zijn de erkende routes.
- Twee varianten: bij de standaard Europese incasso kan je klant 8 weken storneren. Bij de zakelijke incasso (B2B) kan dat niet, maar die is alleen voor zakelijke klanten.
- Aankondigen: je laat je klant vooraf weten wanneer en hoeveel je incasseert. De EPC-regels noemen 14 kalenderdagen, tenzij je iets anders afspreekt.
- Zonder geldige machtiging: dan kan je klant een incasso tot 13 maanden na de afschrijving laten terugboeken.
Wat is een incasso machtiging voor jou als ondernemer?
Een incasso machtiging is de toestemming van je klant om bedragen automatisch van diens betaalrekening af te schrijven. Volgens Betaalvereniging Nederland kan dat eenmalig of doorlopend. Jij bent dan de incassant: je legt de machtiging vast in je administratie, bepaalt zelf wanneer je een bedrag laat afschrijven en informeert je klant vooraf over de datum en het bedrag.
Incasseren met een machtiging past vooral als je je klant kent en een dienst doorlopend levert. Betaalvereniging Nederland noemt automatische incasso in die situatie vaak de aangewezen betaalmethode. Bij een losse opdracht voor een nieuwe klant kan een factuur eenvoudiger zijn: je hoeft dan geen machtiging te regelen en je klant maakt het bedrag zelf over. Je kunt beide ook combineren: incasso voor vaste klanten en een factuur voor de rest.
Een incassocontract met je bank
Betaalvereniging Nederland zet het incassocontract met je bank bovenaan de voorwaarden voor incassanten. Je vraagt het aan bij een bank die het aanbiedt, voor de zakelijke rekening waarop je de incasso’s wilt ontvangen. De bank kan je aanvraag eerst beoordelen. In het contract kan ook staan tot welk bedrag je per opdracht en per periode mag incasseren.
Na het ondertekenen krijg je een incassant-ID. Dat kenmerk gaat met iedere incasso mee, zodat je klant en diens bank zien wie er incasseert, en in Nederland is het gebaseerd op je KVK-nummer. Reken bij een contract ook op kosten. Banken kunnen rekenen per incasso, per aangeleverd bestand en per teruggeboekte incasso, en de bedragen verschillen. Vraag de tarieven op voordat je tekent, en reken uit wat het kost bij het aantal klanten dat je verwacht.
Zonder eigen contract: via een betaaldienst
Je incassant-ID is van jou alleen. Je mag niet zelf een contract afsluiten en het ID daarna aan een andere partij geven. Wil je het hele proces uitbesteden, dan kan een betaaldienst die zelf incasseert de machtigingen verzamelen en de incasso’s uitvoeren. Die partij sluit het incassocontract dan met haar eigen bank. Dat kan handig zijn als je weinig incasso’s hebt en geen eigen koppeling met je bank wilt opzetten. Vergelijk wel de kosten per incasso en per stornering met die van een eigen contract.
Een geldige incassomachtiging regelen
Zonder machtiging geen incasso. Elke klant geeft je eerst een incassomachtiging, en jij legt die volledig en correct vast. Betaalvereniging Nederland noemt drie manieren die bestand zijn tegen een Melding Onterechte Incasso (MOI): een papieren formulier met een pengeschreven handtekening van je klant, Digitaal Incassomachtigen via de eigen bank van je klant, of een digitaal ingevuld pdf-formulier dat je klant heeft ondertekend met iDIN Ondertekenen.
Heb je geen geldige machtiging, dan kan je klant een incasso tot 13 maanden na de afschrijving bij de eigen bank melden en laten terugboeken. Andere vormen van online toestemming, zoals een vinkje bij een aanmelding of een iDEAL-betaling, horen volgens Betaalvereniging Nederland niet bij de drie erkende manieren. Juist als klanten zich online aanmelden, loont het dus om een van die drie routes te gebruiken.
Digitaal Incassomachtigen
Bij Digitaal Incassomachtigen, kortweg DIM, geeft je klant de machtiging online in de eigen bankomgeving. Volgens Betaalvereniging Nederland is dat net zo rechtsgeldig als een papieren formulier en voldoet het aan de Europese SEPA-standaarden. Je klant herkent de route aan een eigen beeldmerk. Bij de zakelijke variant gebeuren het machtigen en het registreren bij de bank van je klant tegelijk.
Voor jou als incassant is DIM vooral handig als je regelmatig nieuwe klanten aansluit. Je sluit het aan via je bank of via een serviceprovider. De kosten kunnen bestaan uit een vast bedrag per maand en een bedrag per nieuwe of gewijzigde machtiging, dus het kan pas lonen bij een zeker aantal klanten.
Wat er op de machtiging staat
Gebruik je een formulier, neem dan minimaal alle velden en de machtigingstekst van het modelformulier van je bank over, ook als je het zelf vormgeeft. In de Europese incassoregels van de European Payments Council (EPC) staat welke gegevens erop moeten:
Daarnaast mogen er een paar optionele velden op, zoals een omschrijving van de overeenkomst, en verder alleen je logo en een vak voor intern gebruik. Het machtigingskenmerk kies je zelf. Wijzig het niet meer zodra je de eerste incasso met die machtiging hebt uitgevoerd.
Eenmalig of doorlopend
Met een doorlopende machtiging incasseer je steeds opnieuw met hetzelfde kenmerk, bijvoorbeeld elke maand. Een eenmalige machtiging gebruik je één keer, daarna is het kenmerk niet meer bruikbaar. Kies dus alleen voor eenmalig als je zeker weet dat er geen tweede incasso volgt. Dien je 36 maanden lang geen incasso in op een machtiging, dan moet je die volgens de EPC-regels beëindigen. Wil je daarna weer incasseren, dan heb je een nieuwe machtiging nodig.
Standaard of zakelijke incasso (B2B)
Er zijn twee varianten van de Europese incasso. Welke je gebruikt, hangt af van wie je klanten zijn en hoeveel zekerheid je wilt over het geld dat binnenkomt.
| Standaard Europese incasso | Zakelijke Europese incasso (B2B) | |
|---|---|---|
| Voor wie | Consumenten en bedrijven | Alleen bedrijven en instellingen |
| Storneren door je klant | Binnen 8 weken, zonder opgaaf van reden | Niet mogelijk bij een incasso met geldige machtiging |
| Zonder geldige machtiging | Terugboeken tot 13 maanden | Terugboeken tot 13 maanden |
| Registratie bij de bank van je klant | Niet nodig | Nodig vóór de eerste incasso |
| Starten | Direct na ontvangst van de machtiging | Na de registratie door je klant |
De B2B-incasso geeft je dus meer zekerheid, maar je klant moet de machtiging eerst bij de eigen bank aanmelden. Is die registratie er niet of klopt die niet, dan kan de incasso niet worden uitgevoerd. Bij zakelijk Digitaal Incassomachtigen gebeurt dat aanmelden automatisch. Heb je zowel particuliere als zakelijke klanten, dan gebruik je voor particulieren altijd de standaard incasso.
Bij de zakelijke incasso controleert de bank van je klant volgens de EPC-regels elke incasso aan de hand van de geregistreerde machtiging. Wijzigt je klant de machtiging of trekt die haar in, dan moet die dat ook aan de eigen bank doorgeven. Klopt een incasso niet met de geregistreerde gegevens, dan kan de bank haar weigeren. Gebruik daarom precies het kenmerk en het incassant-ID dat op de machtiging staat.
Van incassocontract naar eerste incasso in 5 stappen
Zo verloopt het van de aanvraag tot de eerste afschrijving:
Vraag het contract aan bij je bank. Na het ondertekenen krijg je je incassant-ID.
Laat elke klant een machtiging afgeven op papier met handtekening, via Digitaal Incassomachtigen of met iDIN Ondertekenen. Geef elke machtiging een eigen kenmerk.
Gebruik je de zakelijke incasso, dan meldt je klant de machtiging aan bij de eigen bank. Bij de standaard incasso sla je deze stap over.
Laat je klant vooraf weten wanneer en hoeveel je incasseert, bijvoorbeeld op de factuur of per e-mail. Zet de termijn in je voorwaarden, anders geldt 14 dagen.
Lever de incasso-opdracht aan bij je bank, bijvoorbeeld als bestand of via je boekhoudsoftware. Controleer daarna welke incasso’s zijn gelukt en welke zijn teruggekomen.
Wanneer is het geld echt binnen?
Een gelukte incasso staat op je rekening, maar definitief is het bedrag pas later. Je klant en diens bank kunnen een afschrijving nog een tijd terugdraaien. De belangrijkste termijnen op een rij:
| Moment | Wat er kan gebeuren |
|---|---|
| Uiterlijk 14 dagen vooraf | Je kondigt datum en bedrag aan, tenzij je een andere termijn hebt afgesproken |
| Tot 1 werkdag vooraf | Je klant kan een aangekondigde incasso nog weigeren |
| Enkele werkdagen na de incassodatum | De bank van je klant kan de incasso nog terugsturen |
| 8 weken na de afschrijving | Het storneringsrecht bij de standaard incasso loopt af |
| 13 maanden na de afschrijving | De termijn om een incasso zonder geldige machtiging terug te laten boeken loopt af |
| 36 maanden zonder incasso | Je beëindigt de machtiging en hebt voor een nieuwe incasso een nieuwe nodig |
Daarnaast bieden banken hun klanten volgens Betaalvereniging Nederland negen manieren om incasso’s te beperken of te blokkeren, bijvoorbeeld alle incasso’s van één incassant of de incasso’s van één incassant boven een bepaald bedrag. Dan kan een incasso mislukken, ook met een machtiging die bestand is tegen een MOI. Houd daar in je planning rekening mee, zeker als je vaste lasten op de inkomsten uit incasso’s afstemt.
Als een incasso niet doorgaat
Komt een incasso terug, vraag dan eerst na wat er speelt. Misschien heeft je klant een blokkade ingesteld, een maximumbedrag gekozen of de machtiging ingetrokken. Is de machtiging ingetrokken, incasseer daar dan niet meer op en leg de intrekking vast in je administratie.
Een stornering ontslaat je klant volgens Betaalvereniging Nederland niet van de betalingsverplichting. Is er een overeenkomst, dan kun je alsnog betaling eisen. Spreek met je klant af hoe het bedrag wordt betaald, bijvoorbeeld met een gewone overboeking. Blijft betaling uit, dan volgt het gewone traject met een herinnering en eventueel een aanmaning.
Machtigingen bewaren
Een machtiging is je bewijs als een klant een incasso betwist. Volgens de EPC-regels bewaar je een ondertekende machtiging, op papier of digitaal, zolang de machtiging loopt. Na een intrekking bewaar je haar nog zo lang als de wet en de voorwaarden van je bank vereisen, en zolang je klant een onterechte incasso kan laten terugboeken.
Digitale machtigingen bewaar je in een veilige omgeving. Van een papieren machtiging neem je de gegevens digitaal op in je administratie, want die gegevens gaan met elke incasso mee naar je bank. Daarnaast geldt de gewone bewaarplicht: volgens de Belastingdienst bewaar je je administratie in de regel zeven jaar.
Incasso’s en je zakelijke rekening bij Vivid
Een zakelijke rekening bij Vivid gebruik je voor de betalingen van je bedrijf, ook voor de incasso’s van leveranciers en diensten die jij betaalt. Wil je zelf bij klanten incasseren, dan heb je daarnaast een incassocontract nodig, zoals hierboven beschreven. Voor incasso’s en facturen ziet het er bij Vivid zo uit:
Vivid in het kort: een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN’s en facturen in elk abonnement. Je betaalt er incasso’s mee. Bestaande incasso’s zet je in elk abonnement gratis over via Qwist GmbH. Meer lees je bij Vivid Business.
Je zakelijke betalingen op één plek
Een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN en facturen, online aan te vragen.
Veelgestelde vragen
Wat doe je als incassant met een incasso machtiging?
Je legt de machtiging van je klant vast en bewaart haar. Daarmee laat je bedragen eenmalig of doorlopend van de rekening van je klant afschrijven, en elke incasso kondig je vooraf aan met datum en bedrag.
Kun je incasseren zonder eigen incassocontract?
Ja, via een betaaldienst die zelf incasseert: die verzamelt de machtigingen, voert de incasso’s uit en sluit het incassocontract met haar eigen bank. Wil je zelf incasseren, dan heb je wel een eigen incassocontract met je bank nodig.
Is een vinkje op je website genoeg als machtiging?
Niet om je te beschermen tegen een Melding Onterechte Incasso. Je klant kan zo’n incasso dan tot 13 maanden laten terugboeken. Gebruik papier met een handtekening, Digitaal Incassomachtigen of iDIN Ondertekenen.
Hoe ver vooraf kondig je een incasso aan?
Volgens de EPC-regels uiterlijk 14 kalenderdagen voor de incassodatum, tenzij je met je klant een andere termijn afspreekt, bijvoorbeeld in je voorwaarden. De vorm is vrij: een factuur of e-mail kan ook.
Wanneer weet je zeker dat een incasso binnen is?
Bij de standaard incasso kan je klant 8 weken lang storneren, en zonder geldige machtiging tot 13 maanden laten terugboeken. Bij de zakelijke incasso valt het storneringsrecht weg, zodat je eerder zekerheid hebt.
Wanneer gebruik je de zakelijke incasso?
Alleen als je klant een bedrijf of instelling is. Je klant registreert de machtiging eerst bij de eigen bank en kan een incasso daarna niet storneren. Voor particulieren gebruik je de standaard incasso.
Hoe lang bewaar je een machtiging?
Zolang de machtiging loopt, en na een intrekking zo lang als de wet en je bank vereisen. Bewaar haar in elk geval tot je klant een onterechte incasso niet meer kan laten terugboeken.
Wat doe je als een klant de machtiging intrekt?
Stop met incasseren op die machtiging en leg de intrekking vast in je administratie. Spreek met je klant af hoe openstaande bedragen worden betaald, bijvoorbeeld met een overboeking op factuur.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch advies. De genoemde regels zijn zoals gepubliceerd door Betaalvereniging Nederland, de European Payments Council (EPC) en de Belastingdienst, en kunnen veranderen. Voorwaarden en tarieven van incassocontracten verschillen per bank. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld.
