De opdracht is af, de factuur is verstuurd en de betalingstermijn is verstreken. Je klant reageert niet op een mail en neemt de telefoon niet op. Voor een zzp’er is dat meer dan een ergernis: het geld is al verdiend, maar het staat niet op de rekening. Een incassobureau inschakelen als zzp’er is dan een mogelijke stap, maar niet de eerste.
Hieronder lees je welke stappen je eerst zelf zet, wanneer een incassobureau aan de beurt is en wat het verschil is met een deurwaarder. Daarna volgen de incassokosten en de wettelijke rente, de regels voor incassobureaus en de route via de rechter.
In het kort:
- Voordat je een incassobureau inschakelt, stuur je zelf een betalingsherinnering en een aanmaning. Is je klant een consument, dan is een kosteloze aanmaning met 14 dagen betaaltijd verplicht voordat je incassokosten mag rekenen.
- De wettelijke incassokosten zijn 15 % over de eerste € 2.500, met een minimum van € 40 en een maximum van € 6.775. Met een zakelijke klant kun je in een contract iets anders afspreken.
- Een incassobureau mag alleen brieven sturen met een verzoek tot betaling. Beslag leggen of dagvaarden gaat via een gerechtsdeurwaarder.
- Sinds 1 oktober 2026 hoeft een particulier of eenmanszaak geen incassokosten te betalen aan een incassodienstverlener die niet in het register van Justis staat.
Factuur niet betaald als zzp’er: wat eerst?
Is een factuur niet betaald, dan zet je eerst zelf een paar stappen. Een telefoontje lost soms al veel op: misschien is de factuur zoekgeraakt of is er een vraag over de levering. Daarna volgt de betalingsherinnering, volgens Ondernemersplein de eerste formele stap als een factuur niet binnen de afgesproken periode is betaald. Laat je klant daarin ook weten dat je wettelijke rente berekent als de betaaldatum verloopt. Volgens Ondernemersplein zet je dat op de factuur of in de herinnering.
Betalingsherinnering en aanmaning
Bij een zakelijke klant is een betalingsherinnering niet verplicht, maar wel verstandig, zegt de KVK. Betaalt de klant daarna nog steeds niet, dan volgt de aanmaning. Dat is een formele brief, ook wel sommatiebrief genoemd. Je verwijst daarin naar de levering, de factuur, eventuele telefoongesprekken en de herinnering. Je geeft een betalingstermijn van 14 dagen en meldt dat er incassokosten en juridische stappen volgen als de klant niet betaalt. Ondernemersplein raadt aan de aanmaning per post en per mail te sturen en kopieën te bewaren.
Is je klant een consument? De veertiendagenbrief
Voor een particuliere klant gelden strengere regels. Volgens het Burgerlijk Wetboek mag je incassokosten pas rekenen als de klant na het verstrijken van de termijn tevergeefs is aangemaand om binnen veertien dagen te betalen. In die aanmaning staan ook de gevolgen van niet betalen en de kosten die je dan rekent. Die brief heet de veertiendagenbrief of Wik-brief. Volgens de KVK gaan de veertien dagen pas in als de klant de brief heeft ontvangen. De aanmaning is kosteloos: aanmaningskosten, herinneringskosten of administratiekosten mag je er niet bij rekenen.
Wanneer een incassobureau inschakelen?
Het stappenplan van Ondernemersplein geeft de volgorde: eerst bellen, dan de herinnering, dan de aanmaning. Daarna kun je de klant nog een betalingsregeling aanbieden. Pas als dat niets oplevert, komt een incassobureau, deurwaarder of incasso-advocaat in beeld. Een faillissementsaanvraag is het allerlaatste middel.
Kies je voor een incassobureau, dan draag je de vordering over met alle relevante informatie en bewijs. Denk aan de opdracht of offerte, de factuur, de herinnering, de aanmaning en de correspondentie met de klant. Hoe vollediger het dossier, hoe minder vragen het bureau hoeft te stellen voordat het de klant aanschrijft.
Vanaf welk bedrag?
Vanaf welk bedrag een incassobureau inschakelen zin heeft, hangt vooral af van de afspraken met het bureau. Ook bij een kleine rekening mag de schuldeiser minimaal € 40 incassokosten vragen. De Rijksoverheid geeft het voorbeeld: bij een rekening van € 250 mag de schuldeiser € 40 vragen, ook al is dat meer dan 15 %. Lees in het contract met het bureau wat je zelf betaalt als het incasso niet lukt, en zet dat af tegen het bedrag dat openstaat.
Incassobureau, deurwaarder of advocaat
Een incassobureau, een gerechtsdeurwaarder en een incasso-advocaat kunnen alle drie een vordering voor je innen, maar ze mogen niet hetzelfde. Wil je een deurwaarder inschakelen, dan kies je voor de route met dwangmiddelen. Een incassobureau kan de klant alleen vragen om te betalen, zegt het Juridisch Loket; een deurwaarder kan de klant dwingen. Het verschil op een rij:
| Kenmerk | Incassobureau | Gerechtsdeurwaarder | Incasso-advocaat |
|---|---|---|---|
| Wat het doet | Brieven met een verzoek tot betaling | Dagvaarden en een vonnis ten uitvoer leggen | Aanmaningen, dagvaarding en faillissementsaanvraag |
| Dwangmiddelen | Geen: geen beslag en geen dagvaarding | Beslag op inkomen of spullen na een uitspraak | Geen eigen: via een procedure bij de rechter |
| Register | Register incassodienstverlening van Justis | Eigen beroepsregister | Tableau van de advocatuur |
In de praktijk lopen de rollen soms door elkaar. Veel deurwaarders hebben een deurwaarderskantoor én een incassobureau, zegt het Juridisch Loket. Zolang het om brieven zonder rechter gaat, werkt dat kantoor als incassobureau.
Incassokosten berekenen
Wie incassokosten wil berekenen, begint bij het Burgerlijk Wetboek: de schuldeiser mag redelijke kosten vragen voor het innen van een vordering buiten de rechter om. Hoe hoog die buitengerechtelijke incassokosten mogen zijn, staat in het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten. Het percentage gaat over de hoofdsom, het bedrag van de vordering zonder rente en kosten:
De vergoeding is minimaal € 40. Een rekenvoorbeeld van de Rijksoverheid: bij een rekening van € 3.500 is het maximum 15 % over de eerste € 2.500, dus € 375, plus 10 % over de volgende € 1.000, dus € 100. Samen is dat € 475. Btw komt er alleen bij als de schuldeiser zelf niet btw-plichtig is. En de incassokosten mogen maar één keer worden gevraagd.
Met een zakelijke klant liggen de regels iets anders. Bij een handelsovereenkomst, een overeenkomst tussen bedrijven, heeft de schuldeiser recht op minimaal € 40, zonder aanmaning, vanaf de dag na de uiterste betaaldatum. Is je klant een bedrijf, dan kun je in een contract of in je algemene voorwaarden van de staffel afwijken. Het minimum van € 40 kun je daarbij niet verlagen. Heb je niets afgesproken, dan geldt de wettelijke regeling.
Wettelijke rente en handelsrente
Naast de incassokosten heb je recht op rente over de tijd dat de klant te laat is. Bij een zakelijke klant is dat de wettelijke handelsrente. Die loopt vanaf de dag na de afgesproken uiterste betaaldatum. Is er geen betaaldatum afgesproken, dan loopt de rente vanaf 30 dagen nadat de klant de factuur heeft ontvangen. Bij een consument geldt de gewone wettelijke rente. Volgens de Rijksoverheid is de wettelijke handelsrente sinds 1 juli 2026 10,4 % en de wettelijke rente voor niet-handelstransacties sinds 1 januari 2026 4 %. De percentages wijzigen; kijk bij elke nieuwe vordering wat er op dat moment geldt.
Ook voor de betalingstermijn gelden regels. Heb je niets afgesproken, dan is die 30 dagen. Tussen bedrijven is de maximale termijn 60 dagen, tenzij je uitdrukkelijk een langere termijn afspreekt die niet kennelijk onbillijk is. Een grootbedrijf moet binnen 30 dagen betalen aan het mkb en aan zelfstandige ondernemers, zegt Ondernemersplein. Voor consumenten is er geen wettelijke termijn: die bepaal je zelf.
Kort samengevat: de wettelijke staffel begint bij 15 % over de eerste € 2.500 en is minimaal € 40. Bij een zakelijke klant komen daar de wettelijke handelsrente en eventuele afspraken uit je voorwaarden bij.
Wat kost een incassobureau?
Een vaste prijs voor een incassobureau bestaat niet: elk bureau maakt eigen afspraken. Volgens de KVK brengen de meeste incassobureaus pas kosten in rekening als het incasso is gelukt, wat ook wel no cure no pay heet. Kijk wel altijd wat er in het contract staat, want er kunnen uitzonderingen zijn. De KVK raadt aan om offertes op te vragen en beoordelingen te lezen voordat je kiest.
Bij een incassobureau met no cure no pay betaal je in principe pas als het incasso is gelukt, maar dat is geen garantie dat het je niets kost. De kosten van het incasso zijn normaal gesproken voor de klant, binnen de wettelijke grenzen of je afspraken met een zakelijke klant. Of je die kosten echt terugziet, hangt af van wat de klant uiteindelijk betaalt en van de afspraken over kosten die niet te innen zijn.
Een betrouwbaar incassobureau kiezen
Sinds 1 april 2024 geldt de Wet kwaliteit incassodienstverlening (Wki). Die stelt eisen aan de kwaliteit en betrouwbaarheid van incassodienstverleners. Sinds 1 april 2025 is het verboden om zonder inschrijving in het Register incassodienstverlening van Justis incassowerk zonder rechter te doen of aan te bieden. Dat geldt voor incasso bij particulieren, eenmanszaken, vennoten en maatschappen, niet bij een bv. Het register is openbaar, dus je kunt voordat je een bureau inschakelt nagaan of het erin staat. Deurwaarders en advocaten staan in hun eigen register.
Dat register is meer dan een formaliteit. Sinds 1 oktober 2026 hoeft iemand met een openstaande schuld geen incassokosten en oplopende rente te betalen als de incassodienstverlener niet is geregistreerd; de oorspronkelijke schuld blijft wel bestaan. Dat geldt voor consumenten, maar ook voor eenmanszaken, vennoten en maatschappen. Een geregistreerd bureau moet onder meer een klachtenregeling hebben en aangesloten zijn bij een geschillenregeling. Elke medewerker moet een Verklaring Omtrent het Gedrag hebben, en de registratie moet elk jaar opnieuw.
Een incassobureau inschakelen in 4 stappen
Wie besluit een incassobureau in te schakelen, gaat zo te werk:
Controleer of je een herinnering en een aanmaning met een termijn van 14 dagen hebt gestuurd. Bij een consument moet die aanmaning ook de incassokosten noemen.
Zoek het bureau op in het Register incassodienstverlening. Staat het er niet in, dan hoeft een particulier of eenmanszaak het geen incassokosten te betalen.
Vraag meerdere offertes op en lees wat je betaalt als het incasso slaagt en als het niet lukt.
Geef het bureau de opdracht, de factuur, de herinnering, de aanmaning en de correspondentie, zodat het meteen kan beginnen.
Als het incassobureau niets oplevert
Betaalt de klant ook na de brieven van het incassobureau niet, dan blijft de route via de rechter over. De gerechtsdeurwaarder dagvaardt de klant. Gaat het om een geldbedrag tot en met € 25.000, dan behandelt de kantonrechter de zaak, en daarvoor hoef je geen advocaat in te schakelen. Bij dat bedrag telt de rente tot de dag van de dagvaarding mee. Houdt de klant zich niet aan de uitspraak, dan bekijkt de gerechtsdeurwaarder of beslag op inkomen of spullen mogelijk is.
Verjaring van de vordering
Wacht niet te lang. Een vordering uit een overeenkomst verjaart volgens het Burgerlijk Wetboek vijf jaar na de dag waarop ze opeisbaar werd. Bij een consumentenkoop, de verkoop van een product aan een consument, is dat twee jaar; voor diensten aan consumenten geldt volgens Ondernemersplein vijf jaar. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring. Daarna begint er een nieuwe termijn te lopen, zodat een verjaring van de vordering met een tijdige brief te voorkomen is.
Goed om te weten: een schriftelijke aanmaning houdt een vordering in leven. Na elke stuiting begint de verjaringstermijn opnieuw.
Facturen en herinneringen met Vivid
Het stappenplan begint bij de factuur en de betalingsherinnering, en die stap heb je zelf in de hand. Met een zakelijke rekening van Vivid met een Nederlandse IBAN maak en verstuur je je facturen vanuit dezelfde app:
Een herinnering vanuit de factuur is de eerste formele stap uit het stappenplan. Voor de aanmaning, de incassokosten en alles daarna gelden de regels hierboven.
Vivid in het kort: facturen en herinneringen in elk abonnement, plus betaallinks, zodat je openstaande facturen in beeld houdt voordat een incassobureau nodig is.
Facturen sturen met Vivid
Een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, met facturen en herinneringen in elk abonnement en betaallinks.
Veelgestelde vragen
Wanneer schakel je als zzp’er een incassobureau in?
Als een herinnering en een aanmaning met 14 dagen betaaltijd niets hebben opgeleverd, en een betalingsregeling ook niet. Bij een particuliere klant moet je eerst een kosteloze aanmaning sturen waarin de incassokosten staan.
Vanaf welk bedrag kun je een incassobureau inschakelen?
Daar is geen vast bedrag voor. Ook bij een kleine rekening mag de schuldeiser minimaal € 40 incassokosten vragen. Of het de moeite loont, hangt af van de afspraken met het bureau als het incasso niet lukt.
Wie betaalt de kosten van het incassobureau?
De incassokosten zijn in principe voor de klant, binnen de wettelijke staffel of je afspraken met een zakelijke klant. Staat het bureau niet in het register van Justis, dan hoeft een particulier of eenmanszaak geen incassokosten te betalen. Wat jij aan het bureau betaalt, staat in het contract.
Hoe bereken je de incassokosten?
Met de wettelijke staffel over de hoofdsom. Je rekent 15 % over de eerste € 2.500 en 10 % over de volgende € 2.500. Daarna 5 % over de volgende € 5.000, 1 % over de volgende € 190.000 en 0,5 % over de rest. Het minimum is € 40 en het maximum € 6.775.
Wat is het verschil tussen een incassobureau en een deurwaarder?
Een incassobureau stuurt alleen brieven met een verzoek tot betaling. Een gerechtsdeurwaarder kan de klant dagvaarden en na een uitspraak beslag laten leggen op inkomen of spullen.
Hoe controleer je of een incassobureau betrouwbaar is?
Zoek het bureau op in het openbare Register incassodienstverlening van Justis. Sinds 1 april 2025 mag een incassobureau zonder registratie geen incassowerk zonder rechter doen of aanbieden bij schulden van particulieren, eenmanszaken, vennoten en maatschappen. Vergelijk daarna offertes en voorwaarden.
Wanneer verjaart een onbetaalde factuur?
Een factuur aan een zakelijke klant verjaart vijf jaar na het einde van de betalingstermijn. Bij de verkoop van een product aan een consument is dat twee jaar. Een schriftelijke aanmaning stuit de verjaring, waarna een nieuwe termijn begint.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch of financieel advies. De genoemde regels en percentages zijn zoals gepubliceerd door de Rijksoverheid, Ondernemersplein, de KVK, Justis en de Rechtspraak, en zoals vastgelegd in het Burgerlijk Wetboek, het Besluit vergoeding voor buitengerechtelijke incassokosten, de Wet kwaliteit incassodienstverlening en het Wetboek van Burgerlijke Rechtsvordering, en kunnen veranderen. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld. Genoemde merken zijn eigendom van hun respectieve houders.
