Een abonnement op boekhoudsoftware of de premie van een bedrijfsverzekering kan per SEPA-incasso worden betaald: de leverancier haalt het bedrag zelf op, en de betaler hoeft niets over te maken. Andersom kan een ondernemer zelf incasseren bij klanten die elke maand hetzelfde bedrag betalen. Aan beide kanten loopt het geld via een vast schema, met termijnen die de betaler beschermen en de incassant duidelijkheid geven.
Hieronder lees je hoe een SEPA-incasso werkt, wat het verschil is tussen de standaard en de zakelijke incasso en wanneer je een afschrijving kunt terugboeken. Daarna volgen mislukte incasso’s, het stopzetten van een incasso en wat je nodig hebt om zelf te incasseren.
In het kort:
- Wat is SEPA-incasso? Een betaling die de ontvanger in gang zet: met toestemming van de klant schrijft een organisatie, de incassant, automatisch een bedrag van diens betaalrekening af, eenmalig of doorlopend.
- De incassant meldt datum en bedrag vooraf, volgens de regels van de European Payments Council uiterlijk 14 kalenderdagen voor de incassodatum, tenzij betaler en incassant iets anders hebben afgesproken.
- Bij de standaard Europese incasso kan de betaler een afschrijving binnen 8 weken zonder opgaaf van reden laten terugboeken. Zonder geldige machtiging geldt een termijn van 13 maanden.
- Bij de zakelijke Europese incasso is terugboeken niet mogelijk, behalve bij een onterechte incasso. De betaler kan de incasso alleen weigeren, tot en met de dag van afschrijving.
Wat is een SEPA-incasso?
Een SEPA-incasso, internationaal SEPA Direct Debit, is een betaling waarbij de ontvanger het initiatief neemt. Bij een overboeking stuurt de betaler het geld weg. Bij een incasso vraagt de incassant het bedrag op bij de bank van de betaler. Betaalvereniging Nederland omschrijft de Europese incasso als een betaalmethode waarbij een organisatie met toestemming van de klant automatisch bedragen van diens betaalrekening kan incasseren. Die toestemming heet de machtiging.
De automatische SEPA-incasso werkt volgens één regelset in het hele SEPA-gebied, vastgelegd door de European Payments Council. De incassant bepaalt zelf wanneer een bedrag wordt afgeboekt, maar informeert de klant vooraf over datum en bedrag. Daarna gaat de incasso-opdracht via de bank van de incassant naar de bank van de klant, die het bedrag verwerkt. Wat er in een machtiging staat en hoe je die afgeeft, lees je in ons artikel over de SEPA-machtiging.
Incassant, betaler en twee banken
Bij elke incasso zijn vier partijen betrokken. De incassant is het bedrijf of de instelling die het geld ontvangt; de betaler is de klant die toestemming heeft gegeven. Volgens de begrippenlijst van Betaalvereniging Nederland kan alleen een bedrijf of instelling automatisch incasseren, en pas nadat die een incassocontract met de eigen bank heeft afgesloten en de betaler een machtiging heeft verstrekt. Bij dat contract hoort een incassant-ID: één kenmerk dat in alle SEPA-landen naar precies één incassant verwijst. De bank van de incassant en de bank van de betaler handelen de rest af.
Standaard of zakelijke incasso
Er zijn twee soorten SEPA-incasso. De standaard Europese incasso, in de EPC-regels Core, is er voor consumenten en bedrijven. Banken noemen haar ook SEPA-incasso Algemeen, en de doorlopende variant SEPA-incasso Algemeen doorlopend. De zakelijke incasso, internationaal Business-to-Business of B2B, is alleen bedoeld voor betalers die geen consument zijn en heet bij banken SEPA-incasso Bedrijven. Het verschil zit vooral in de rechten van de betaler:
| Kenmerk | Standaard (Core) | Zakelijk (B2B) |
|---|---|---|
| Voor wie | Consumenten en bedrijven | Alleen betalers die geen consument zijn |
| Machtiging | Ligt bij de incassant | Ook geregistreerd bij de bank van de betaler |
| Vooraankondiging | Uiterlijk 14 kalenderdagen vooraf, tenzij anders afgesproken | Uiterlijk 14 kalenderdagen vooraf, tenzij anders afgesproken |
| Terugboeken zonder opgaaf van reden | Binnen 8 weken na afschrijving | Niet mogelijk |
| Weigeren door de betaler | Vóór de afschrijving | Tot en met de dag van afschrijving |
| Terugsturen door de bank van de betaler | Tot 5 bankwerkdagen na verrekening | Tot 3 bankwerkdagen na verrekening |
Voor een ondernemer telt de soort aan twee kanten. Wie een leverancier per incasso betaalt, kijkt welke machtiging die vraagt: bij een zakelijke machtiging vervalt het terugboekrecht, en hoort er een registratie bij de eigen bank bij. Wie zelf incasseert bij andere bedrijven, kan met de zakelijke incasso werken, mits de klant de machtiging bij de eigen bank aanmeldt.
Eenmalig of doorlopend
Los van de soort is elke incasso eenmalig of doorlopend. Een eenmalige incasso past volgens Betaalvereniging Nederland bij een dienst of product dat de klant achteraf wil betalen. Een doorlopende incasso hoort bij herhaalde periodieke betalingen, zoals een abonnement of een vaste vergoeding. Voor beide geldt dezelfde aanlevertermijn: de bank van de betaler moet de incasso volgens de huidige EPC-regels uiterlijk één bankwerkdag voor de incassodatum ontvangen.
Kort samengevat: de standaard incasso geeft de betaler 8 weken om zonder reden terug te boeken, de zakelijke incasso geeft dat recht niet. Daar staat tegenover dat een zakelijke machtiging eerst bij de bank van de betaler wordt geregistreerd.
Hoe werkt een SEPA-incasso?
Een automatische incasso volgt een vast tijdschema. De European Payments Council legt dat vast in de regels voor de standaard en de zakelijke incasso, en de stappen zijn voor beide gelijk:
Voor de incassant betekent dit dat een ontvangen incasso nog niet definitief is. Betaalvereniging Nederland wijst erop dat een bank een incasso eerst kan voorcrediteren en die creditering binnen 3 tot 5 werkdagen kan terugboeken, bijvoorbeeld als in tweede instantie blijkt dat de betaler niet kan betalen. De precieze aanlevertijden verschillen per bank. Volgens de EPC-regels moet de bank van de incassant haar klant vertellen tot welk tijdstip en in welke cyclus incasso’s moeten worden aangeleverd.
Een incasso terugboeken of storneren
Een incasso terugboeken heet in bankentaal storneren, afgeleid van het Italiaanse stornare, terugdraaien. Bij de standaard Europese incasso kan de betaler elke afschrijving tot 8 weken, dus 56 dagen, na de afboeking laten terugboeken, zonder een reden te geven. Volgens Betaalvereniging Nederland keurt de bank dat altijd goed. Het recht komt uit de Europese betaaldienstenrichtlijn en staat in het Burgerlijk Wetboek: de betaler heeft acht weken lang een onvoorwaardelijk recht om terugbetaling te vragen.
Een automatische incasso terugboeken gaat via de eigen bank. Bij de zakelijke incasso kan het niet: daar is geen storneringsrecht. Een bedrijf dat via de zakelijke incasso betaalt, kan een afschrijving waar het niet mee eens is alleen vooraf weigeren, tot en met de dag waarop de incasso van de rekening gaat. Betaalt een bedrijf via de standaard incasso, dan heeft het wel de termijn van 8 weken. Na die 8 weken is terugboeken niet meer mogelijk, behalve bij een onterechte incasso.
Onterechte incasso
Heeft de betaler nooit een geldige machtiging afgegeven, dan gaat het om een onterechte incasso. Zo’n afschrijving kan de betaler tot 13 maanden na de afboeking bij de eigen bank melden, met een Melding Onterechte Incasso (MOI). De termijn van 13 maanden komt uit de Europese betaaldienstenrichtlijn en staat ook in het Burgerlijk Wetboek. Voor een zakelijke rekening mogen bank en klant wettelijk een andere termijn afspreken. Voor incassanten is de MOI de reden om machtigingen zo vast te leggen dat ze bij een melding standhouden.
Gevolgen van terugboeken
Een incasso terugboeken maakt de betaling ongedaan, niet de afspraak erachter. Betaalvereniging Nederland zegt het zonder omwegen: een stornering ontslaat de betaler niet van de betalingsverplichting. Is er een overeenkomst gesloten, dan kan de incassant alsnog betaling eisen. Voor de incassant zijn de gevolgen van terugboeken ook praktisch: gemiste inkomsten en extra administratie. Wie een afschrijving terugboekt omdat het bedrag niet klopt, doet er dus goed aan ook de incassant te laten weten waarom.
Goed om te weten: storneren is een recht van de betaler, geen manier om een schuld te laten vervallen. Is het bedrag verschuldigd, dan moet het op een andere manier worden betaald.
Als een incasso mislukt
Niet elke incasso komt aan. Volgens Betaalvereniging Nederland is te weinig geld op de rekening de oorzaak die het meest voorkomt. Andere oorzaken zijn een incasso die de betaler vooraf heeft geweigerd en een blokkade die de betaler bij de bank heeft ingesteld. In de EPC-regels heten alle afwijkingen van de normale verwerking R-transacties. In gewone woorden:
Na een mislukte incasso is overleg de volgende stap. Betaalvereniging Nederland raadt betalers aan om in overleg met de incassant op een andere manier te betalen, bijvoorbeeld met een gewone overboeking. Een incassant die een mislukte eenmalige incasso opnieuw aanbiedt, doet dat volgens de EPC als eenmalige incasso met hetzelfde machtigingskenmerk en incassant-ID. Goede communicatie en een alternatieve betaalmethode beperken de risico’s voor de incassant.
Automatische incasso stopzetten
Een automatische incasso stopzetten begint bij de incassant: trek de machtiging daar in, zodat er geen nieuwe afschrijvingen volgen. Gaat het om één aangekondigde incasso, dan kan de betaler die bij de eigen bank vooraf weigeren. Blijft de incassant na het intrekken toch incasseren, dan kan de bank de rekening blokkeren voor die incassant. De SEPA-verordening geeft betalers daarnaast het recht om incasso’s te beperken tot een bedrag of een frequentie, en om incasso’s te blokkeren, van iedereen of op een lijst van toegestane incassanten na.
Voor bedrijven ligt dat anders. Als noch de betaler noch de incassant een consument is, hoeft een bank die mogelijkheden volgens dezelfde verordening niet aan te bieden. Een ondernemer die een incasso wil beperken of blokkeren, vraagt dus bij de eigen bank na wat er voor een zakelijke rekening kan. Ook dan blijft de eerste stap dezelfde: de incassant laten weten dat de machtiging stopt.
Automatisch incasseren als ondernemer
Wie zelf automatisch wil incasseren, heeft een incasso-overeenkomst nodig met een bank of een erkende incassodienstverlener. Daar gaat een controle aan vooraf: de bank of dienstverlener kijkt volgens Betaalvereniging Nederland eerst of een zakelijke klant in aanmerking komt voor een incassocontract. Bij een bank kan daarvoor een zakelijke betaalrekening nodig zijn. Met het contract komt het incassant-ID, dat bij iedere incasso-opdracht meegaat.
Incasseren levert voorspelbare ontvangsten op, maar geen zekerheid. Bij de standaard incasso kan de klant 8 weken lang terugboeken, en ook een al gecrediteerd bedrag kan nog worden teruggedraaid. Betaalvereniging Nederland adviseert incassanten om incassoprocessen in te richten die rekening houden met mogelijke storneringen en blokkades. Bij zakelijke klanten is de zakelijke incasso een optie, omdat de klant een incasso met geldige machtiging daar niet kan terugboeken.
Beginnen met SEPA-incasso in 4 stappen
Een ondernemer die met SEPA-incasso wil beginnen, regelt het in deze volgorde:
Vraag bij de eigen bank of een incassodienstverlener een incassocontract aan. Na de beoordeling van je bedrijf krijg je een incassant-ID.
Laat klanten machtigen op papier met handtekening of via een erkende digitale route, en bewaar elke machtiging met het kenmerk.
Stuur de klant een vooraankondiging met incassodatum en bedrag, uiterlijk 14 kalenderdagen vooraf of volgens de afgesproken termijn.
Lever het incassobestand aan binnen de tijden van je bank en controleer na de incassodatum welke incasso’s zijn mislukt of teruggeboekt.
SEPA-incasso’s en Vivid
Vivid biedt een zakelijke rekening met een Nederlandse IBAN, waarvan je SEPA-incasso’s kunt laten afschrijven. Het bedrag van een geplande incasso zet Vivid op de middag van de werkdag vóór de incassodatum vast op de rekening. Lopen er nog incasso’s op een andere rekening, dan zijn die over te zetten. Voor de klanten die je zelf laat betalen, zitten facturen en betaallinks in de rekening:
Lukt een incasso bij een klant niet, dan is een betaallink of een factuur met QR-code een manier om het bedrag alsnog te ontvangen, zonder op een nieuwe incassodatum te wachten.
Vivid in het kort: een Nederlandse IBAN voor de incasso’s die je betaalt, en facturen met QR-code en betaallinks voor klanten bij wie een incasso niet lukt.
Klanten laten betalen met Vivid
Een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, met facturen en betaallinks voor je klanten erbij.
Veelgestelde vragen
Wat is een SEPA-incasso?
Een betaling die de ontvanger, de incassant, in gang zet. Met een machtiging van de betaler haalt de incassant het bedrag op bij de bank van de betaler, eenmalig of doorlopend. Datum en bedrag worden vooraf aangekondigd.
Hoe lang kun je een incasso terugboeken?
Bij de standaard Europese incasso tot 8 weken na de afschrijving, zonder opgaaf van reden. Ontbrak een geldige machtiging, dan kan een onterechte incasso tot 13 maanden na de afschrijving bij de bank worden gemeld. Voor een zakelijke rekening kan een andere termijn zijn afgesproken. Een zakelijke incasso met een geldige machtiging kan niet worden teruggeboekt.
Wat is het verschil tussen SEPA-incasso Algemeen en Bedrijven?
Algemeen is de standaard incasso, voor consumenten en bedrijven, met 8 weken terugboekrecht. Bedrijven is de zakelijke incasso, alleen voor betalers die geen consument zijn. Daar wordt de machtiging bij de bank van de betaler geregistreerd, en een incasso met geldige machtiging terugboeken kan niet.
Hoe zet je een automatische incasso stop?
Trek de machtiging in bij de incassant. Een aangekondigde incasso kun je bij je bank vooraf weigeren. Blijft de incassant incasseren, dan kan de bank incasso’s van die incassant blokkeren. Voor een zakelijke rekening hoeft een bank niet alle blokkades aan te bieden.
Wat gebeurt er als een incasso mislukt?
Het bedrag wordt niet afgeschreven of gaat terug naar de betaler. De oorzaak die het meest voorkomt, is te weinig saldo. De betaling blijft verschuldigd, dus betaler en incassant spreken een andere manier van betalen af, zoals een gewone overboeking.
Wat heb je nodig om zelf te incasseren?
Een incassocontract met een bank of erkende incassodienstverlener, die eerst je bedrijf beoordeelt. Daarbij krijg je een incassant-ID. Verder een machtiging van elke klant en voor iedere incasso een vooraankondiging van datum en bedrag.
Wat kost een SEPA-incasso?
De SEPA-regels kennen geen vaste prijs. Volgens de European Payments Council bepaalt elke bank zelf welke kosten die aan haar klanten rekent. Wie wil incasseren, vraagt de tarieven op bij de bank of dienstverlener van het incassocontract.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch of financieel advies. De genoemde regels zijn zoals gepubliceerd door Betaalvereniging Nederland, de European Payments Council, in Verordening (EU) nr. 260/2012, Richtlijn (EU) 2015/2366 en het Burgerlijk Wetboek, en kunnen veranderen. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld. Genoemde merken zijn eigendom van hun respectieve houders.
