De nieuwe softwareleverancier stuurt een formulier mee met de offerte: vul je IBAN in, zet een handtekening en de maandelijkse kosten worden voortaan automatisch afgeschreven. Dat formulier is een SEPA-machtiging. Het is een klein document, maar het bepaalt wie geld van de rekening mag halen, hoe vaak en onder welke voorwaarden. Wie het goed leest, weet ook hoe het weer stopt.
Hieronder staat wat een SEPA-machtiging is, welke gegevens erin moeten staan en het verschil tussen eenmalig en doorlopend. Daarna volgen digitaal machtigen, de zakelijke machtiging en alle manieren om een machtiging in te trekken of te beperken.
In het kort:
- Wat is een SEPA-machtiging? De toestemming, schriftelijk of digitaal, waarmee een organisatie automatisch bedragen van een betaalrekening mag incasseren, eenmalig of doorlopend.
- Bij de standaard Europese incasso kan een afschrijving binnen 8 weken zonder opgaaf van reden worden teruggeboekt. Bij de zakelijke Europese incasso kan dat niet, en moet de machtiging ook bij de eigen bank zijn geregistreerd.
- Een machtiging trek je in bij de incassant. Blijft die toch incasseren, dan kan de bank incasso’s blokkeren.
- Volgens de regels van de European Payments Council moet de incassant een machtiging opzeggen als hij er 36 maanden lang geen incasso onder heeft aangeboden.
Wat is een SEPA-machtiging?
Bij de Europese incasso, internationaal SEPA Direct Debit, kan een organisatie, de incassant, met toestemming van de klant automatisch bedragen van diens betaalrekening incasseren. Die toestemming heet de machtiging, en die kan volgens Betaalvereniging Nederland schriftelijk of digitaal worden gegeven. De ACM zegt het vanuit de betaler: een bedrijf mag niet zomaar geld van een rekening afschrijven, daarvoor is vooraf toestemming nodig, bijvoorbeeld via een formulier of antwoordkaart.
Een SEPA-incasso-machtiging regelt dus de relatie tussen drie partijen: de betaler, de incassant en de banken van beide. De Europese SEPA-verordening, Verordening (EU) nr. 260/2012, legt de basis: de incassant of een derde namens hem bewaart de machtiging, samen met de latere wijzigingen of de annulering. En wie een reeks betalingen heeft toegestaan, kan die toestemming volgens het Burgerlijk Wetboek op elk moment intrekken. Vanaf dat moment gelden latere afschrijvingen als niet toegestaan.
Wie de machtiging bewaart
De machtiging ligt niet bij de bank van de betaler, maar bij de incassant. Die moet haar volledig en correct vastleggen en zorgvuldig bewaren, zegt Betaalvereniging Nederland. Volgens de EPC-regels bewaart de incassant de machtiging zolang die bestaat. Een grote bank schrijft haar incassanten voor elke machtiging tot 14 maanden na de laatste incasso te bewaren. Voor de betaler is een eigen kopie handig: bij twijfel over een afschrijving is dan direct te zien wat er precies is afgesproken.
Wat staat er in een SEPA-machtigingsformulier?
Een SEPA-machtigingsformulier ziet er bij elke incassant anders uit, maar de inhoud ligt vast in de regels van de European Payments Council. Volgens die regels staat het woord SEPA in de titel van de machtiging, en horen bij elk machtigingsformulier voor een incasso deze gegevens:
| Gegeven | Wat het is |
|---|---|
| Naam en adres van de incassant | Bedrijfsnaam, straat, postcode, plaats en land |
| Incassant-ID | Het kenmerk waarmee de incassant in het hele SEPA-gebied herkenbaar is |
| Kenmerk van de machtiging | Een unieke referentie die de incassant aan deze ene machtiging geeft |
| Naam van de betaler | De naam van de rekeninghouder die toestemming geeft |
| Adres van de betaler | Postcode, plaats en land |
| IBAN van de betaler | De rekening waarvan wordt geïncasseerd |
| Soort incasso | Eenmalig of doorlopend |
| Plaats en datum | Waar en wanneer de machtiging is ondertekend |
| Handtekening | Op papier of via een erkende digitale route |
Daarnaast staat er een toestemmingstekst op het formulier: de zin waarmee de betaler de incassant en de eigen bank machtigt om van de rekening te incasseren. Voor de zakelijke incasso staat daarin ook dat terugboeken niet mogelijk is. Zo is voor beide kanten duidelijk welk soort incasso wordt afgesproken.
Incassant-ID en machtigingskenmerk
Het incassant-ID krijgt een incassant bij het afsluiten van een incassocontract met de eigen bank. Met dat ID is de incassant in het hele SEPA-gebied op een uniforme manier herkenbaar, en het staat bij iedere incasso vermeld. Het machtigingskenmerk kent de incassant zelf toe. Het moet uniek zijn in combinatie met het incassant-ID, en mag volgens het formulier van een grote bank maximaal 35 posities lang zijn.
Samen vormen incassant-ID en kenmerk de unieke referentie van de machtiging. Incassant-ID en kenmerk gaan met iedere incasso mee, en zo is terug te vinden op grond van welke machtiging er is geïncasseerd. Wie een machtiging wil laten blokkeren of navragen, kan die twee gegevens daarvoor gebruiken.
Kort samengevat: een machtigingsformulier noemt naam en adres van de incassant, incassant-ID, kenmerk, naam, adres en IBAN van de betaler, de soort incasso en plaats, datum en handtekening. ID en kenmerk samen maken de machtiging uniek.
Eenmalige of doorlopende machtiging
Een machtiging geldt voor één incasso of voor een reeks. Bij een eenmalige machtiging mag de incassant één keer een bedrag afschrijven, bijvoorbeeld voor een aankoop of een inschrijving. Een doorlopende machtiging voor een SEPA-incasso hoort bij een terugkerende betaling: een abonnement, huur, een contributie of een vaste leverancier.
Betaalvereniging Nederland gebruikt daarvoor de zogenoemde stoplichtkaarten. De groene kaart is voor het daadwerkelijke machtigen, eenmalig of doorlopend. De gele kaart legt uit hoe een afschrijving tot 56 dagen na afboeking onvoorwaardelijk kan worden teruggedraaid. Met de rode kaart, ingevuld en ondertekend, kan een eerder gegeven doorlopende machtiging permanent worden ingetrokken. Wie een doorlopende machtiging afgeeft, weet met de rode kaart vooraf hoe die weer stopt.
Digitaal machtigen
Een machtiging hoeft niet op papier. De Nederlandse banken bieden volgens Betaalvereniging Nederland drie manieren om te machtigen die aan de SEPA-regels voldoen: een ondertekend papieren formulier, Digitaal Incassomachtigen, herkenbaar aan het eigen beeldmerk, en een digitaal formulier, ondertekend met iDIN Ondertekenen. Bij Digitaal Incassomachtigen legt de bank de toestemming inzichtelijk vast, en is die later eenvoudig in te trekken.
Bij andere online toestemming, zonder erkende digitale goedkeuring, geldt een ruimere bescherming. Consumenten kunnen een bijbehorende afschrijving dan gedurende 13 maanden ongedaan laten maken via een Melding Onterechte Incasso. Voor wie zelf incasseert, is dat de reden om met een erkende route te werken: een digitale machtiging die net zo rechtsgeldig is als de papieren variant.
Zakelijke SEPA-machtiging
Naast de standaard Europese incasso bestaat de zakelijke Europese incasso, internationaal Business-to-Business. Die is alleen bedoeld voor incasso’s tussen bedrijven en instellingen. Volgens de regels van de European Payments Council hebben alleen niet-consumenten als betaler toegang tot deze incasso. Het grote verschil met de standaard incasso: storneren, terugboeken zonder opgaaf van reden, is niet mogelijk.
Daarom hoort er bij een zakelijke incasso een machtiging met een extra stap. De betaler moet de machtiging ook bij de eigen bank registreren voordat er afschrijvingen kunnen plaatsvinden. De bank van de betaler controleert vervolgens elke zakelijke incasso tegen de geregistreerde gegevens. Zonder die registratie schrijft de bank de zakelijke incasso niet af. Voor een bedrijf dat zo’n machtiging afgeeft, is het verstandig om de registratie meteen te regelen en het bedrag en de frequentie te vergelijken met de afspraken.
Bij zakelijk Digitaal Incassomachtigen gebeuren het machtigen en het registreren bij de bank automatisch en tegelijk. Wie op papier machtigt en de registratie vergeet, ziet de eerste incasso van de leverancier geweigerd worden, en dat is het signaal om de machtiging alsnog bij de bank aan te melden.
SEPA-machtiging intrekken of beperken
Een SEPA-machtiging intrekken doe je bij de incassant. Wie een machtiging intrekt, laat de incassant weten dat de toestemming voor toekomstige afschrijvingen stopt; de rode stoplichtkaart is daar een vast formulier voor. Blijft de incassant daarna toch incasseren, dan kan de bank de rekening blokkeren voor incasso’s van die incassant. Betaalvereniging Nederland noemt daarnaast een reeks manieren om incasso’s te beperken:
Iedere bank bepaalt zelf hoe die deze maatregelen aanbiedt, bijvoorbeeld in de app, via internetbankieren of telefonisch. Wie met een goedkeuringslijst werkt, moet bij elke nieuwe machtiging die incassant zelf aan de lijst toevoegen. Anders kan die het geld niet afschrijven, ook als de machtiging verder klopt.
Goed om te weten: een machtiging heeft geen vaste looptijd. Biedt de incassant 36 maanden geen incasso aan, dan moet hij de machtiging volgens de EPC-regels opzeggen; daarna is een nieuwe machtiging nodig.
Zelf incasseren als ondernemer
Wie zelf incasso’s wil innen, bijvoorbeeld voor abonnementen of vaste klanten, sluit een incassocontract af met de eigen bank en krijgt daarbij een incassant-ID. Betaalvereniging Nederland geeft incassanten een paar vaste adviezen. Gebruik machtigingen die bestand zijn tegen een Melding Onterechte Incasso: op papier met een pengeschreven handtekening, via Digitaal Incassomachtigen of met een formulier dat digitaal is ondertekend met iDIN Ondertekenen. En leg machtigingen volledig en correct vast.
Ook met een goede machtiging kan een incasso soms niet doorgaan. Banken bieden hun klanten volgens Betaalvereniging Nederland negen mogelijkheden om incasso’s te beperken of te blokkeren, waaronder de zes hierboven, zoals een maximum bedrag of een goedkeuringslijst. Een incassant die dat weet, vraagt bij een mislukte incasso eerst na of de klant een beperking heeft ingesteld, voordat er een herinnering de deur uit gaat.
Een SEPA-machtiging afgeven in 4 stappen
Wie een SEPA-machtigingsformulier ontvangt, loopt het in deze volgorde door:
Controleer of de naam van de incassant klopt met de leverancier en of het formulier een incassant-ID en een kenmerk van de machtiging bevat.
Kijk welk soort incasso wordt gevraagd. Een doorlopende machtiging hoort bij een vaste afspraak, zoals een abonnement; voor één aankoop volstaat eenmalig.
Zet een handtekening op papier of gebruik een erkende digitale route, zoals Digitaal Incassomachtigen. Bij een zakelijke incasso volgt de registratie bij de eigen bank.
Bewaar een kopie van de machtiging bij de administratie en vergelijk de eerste afschrijving met de afspraak: bedrag, kenmerk en datum.
Incasso’s betalen met Vivid
Met een zakelijke rekening van Vivid met een Nederlandse IBAN kun je SEPA-incasso’s laten afschrijven. Voor een geplande incasso reserveert Vivid het bedrag één werkdag voor de incassodatum op de rekening, zodat het geld op het moment van afschrijven klaarstaat.
Bij het overzetten via Qwist GmbH informeert Qwist de incassanten over de nieuwe rekening. Wie overstapt, houdt daarnaast de eigen lijst met machtigingen bij, zodat duidelijk is welke incasso’s er lopen.
Vivid in het kort: incasso’s betalen vanaf een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, met het bedrag een werkdag vooraf gereserveerd. Bestaande incasso’s zijn gratis over te zetten.
Incasso’s overzetten naar Vivid
Een zakelijke rekening met Nederlandse IBAN, waar je bestaande automatische incasso’s gratis naartoe zet. De aanvraag gaat volledig online.
Veelgestelde vragen
Wat is een SEPA-machtiging?
De toestemming, schriftelijk of digitaal, waarmee een organisatie automatisch bedragen van een betaalrekening mag incasseren. Een machtiging voor een incasso kan eenmalig of doorlopend zijn. De incassant bewaart de machtiging.
Wat moet er op een machtigingsformulier staan?
Naam en adres van de incassant, het incassant-ID, het kenmerk van de machtiging, naam, adres en IBAN van de betaler, de soort incasso (eenmalig of doorlopend), plaats en datum en een handtekening. Daarnaast een toestemmingstekst waarmee de betaler de incassant en de eigen bank machtigt.
Wat is een incassant-ID?
Het kenmerk dat een incassant van de bank krijgt bij een incassocontract. Daarmee is de incassant in het hele SEPA-gebied herkenbaar. Samen met het kenmerk van de machtiging vormt het de unieke referentie van de machtiging.
Hoe trek je een SEPA-machtiging in?
Bij de incassant, bijvoorbeeld met de rode stoplichtkaart. Een losse incasso kan tot het einde van de werkdag vóór de afschrijving worden herroepen. Blijft de incassant toch incasseren, dan kan de bank de rekening blokkeren voor incasso’s van die incassant. Volgens het Burgerlijk Wetboek kan toestemming voor een reeks betalingen op elk moment worden ingetrokken.
Hoe lang blijft een machtiging geldig?
Een doorlopende machtiging blijft gelden tot ze wordt ingetrokken. Biedt de incassant 36 maanden lang geen incasso aan, dan moet hij de machtiging volgens de regels van de European Payments Council opzeggen.
Wat is een zakelijke machtiging?
Een machtiging voor de zakelijke Europese incasso, alleen voor niet-consumenten. De betaler registreert de machtiging bij de eigen bank, en terugboeken zonder opgaaf van reden is niet mogelijk. De bank controleert elke zakelijke incasso tegen de geregistreerde gegevens.
Kun je een incasso terugboeken?
Bij de standaard Europese incasso binnen 8 weken na afschrijving, zonder opgaaf van reden. Is de incasso onterecht, dan geldt volgens de ACM een termijn van 13 maanden. Bij de zakelijke incasso kan terugboeken niet.
Dit artikel geeft algemene informatie en is geen juridisch of financieel advies. De genoemde regels zijn zoals gepubliceerd door Betaalvereniging Nederland, de European Payments Council, de ACM, in Verordening (EU) nr. 260/2012 en het Burgerlijk Wetboek, en kunnen veranderen. De betaaldiensten van Vivid worden aangeboden door Vivid Money S.A., een instelling voor elektronisch geld die bevoegd en gereglementeerd is door de Commission de Surveillance du Secteur Financier (CSSF) in Luxemburg; het Nederlandse bijkantoor is bij De Nederlandsche Bank (DNB) geregistreerd als instelling voor elektronisch geld. Genoemde merken zijn eigendom van hun respectieve houders.
