2025 flat-rate tax guide: costs and requirements

The flat-rate tax scheme (regime forfettario, sometimes written forfetario—both are correct) is a simplified tax regime available to individual VAT holders, including freelancers and sole proprietors. It was introduced under Law 190/2014 and has undergone several updates—especially concerning eligibility criteria.

View the official legislative text (in Italian) via the Normattiva portal.

Il regime naturale per le nuove partite IVA

Il regime forfettario è la scelta naturale per tutti i nuovi contribuenti che rispettano i parametri previsti. Non serve fare richiesta per il regime forfettario: è automaticamente in vigore per le nuove partite IVA individuali che rispettano i criteri di accesso. 

Regime forfettario in breve

Sommario

Requisiti per accedere

Accesso e mantenimento del regime forfettario sono vincolati a una precisa serie di condizioni. Iniziamo dai requisiti quantitativi. Primo: il volume di ricavi o compensi incassati nell’anno precedente non deve superare la soglia di 85.000 euro. Secondo, le spese per lavoro dipendente o collaboratori, non possono superare i 20.000 euro annui lordi. Terzo, il valore dei beni strumentali utilizzati nell’attività non deve essere superiore a 20.000 euro al lordo degli ammortamenti. 

Access to—and continued use of—the flat-rate tax scheme is subject to a specific set of conditions.

Let’s start with the quantitative requirements:

Come funziona il regime forfettario

Then there are the qualitative requirements:

Nel regime forfettario non si paga l’IRPEF, ma si applica un’unica imposta sostitutiva, con aliquota flat (fissa) al 5% o al 15%. Questa imposta si applica su un reddito "forfettario", cioè calcolato a partire dal fatturato annuo incassato dall’attività e ridotto da una percentuale, chiamata “coefficiente di redditività”. 

Aliquota 5% nei primi 5 anni, poi 15%

Chi avvia una nuova attività, senza aver esercitato attività similari nei tre anni precedenti e senza aver chiuso una partita IVA di recente, può beneficiare dell’aliquota ridotta al 5% per i primi cinque anni. Per tutti gli altri casi (cioè quando non si è una startup), l’aliquota ordinaria del regime forfettario è del 15%, comunque molto agevolata rispetto ai regimi tradizionali. 

Coefficiente di redditività

In Italy, income tax is typically calculated using progressive IRPEF tax brackets, ranging from 23% to 43% of net income (i.e. earnings after deductible expenses). But under the flat-rate scheme, IRPEF doesn’t apply. Instead, there’s a single substitute tax, charged at a fixed rate of either 5% or 15%.

This rate is applied to a flat-rate taxable income, which is calculated by reducing your gross annual revenue using a legally defined percentage called the profitability coefficient.

Ciò significa che il fisco calcolerà l’imponibile su una percentuale di reddito più bassa per i commercianti (che hanno una redditività minore) e più alta su liberi professionisti e freelance (che ne hanno una maggiore). 

Principio di cassa

Il regime forfettario si basa sul principio di cassa, cioè si considerano per il calcolo dei ricavi solo i compensi effettivamente incassati durante l’anno, non quelli solo fatturati. Esempio: se un avvocato emette una fattura a metà dicembre e non la incassa entro la fine dell’anno, quell’importo non verrà conteggiato come reddito nel calcolo dell’imposta per quell’anno, ma andrà nel successivo.  

Esenzione IVA e ritenuta d’acconto

Altro punto chiave che semplifica la vita al forfettario: l’esenzione dall’IVA. Una partita IVA (negoziante, artigiano, professionista) che opera in forfettario emette fatture senza applicare IVA, in base alla Legge 190/2014. Ciò significa non avere maggiori oneri amministrativi e ottenere un vantaggio in termini di cassa (non è necessario versare né esigere soldi dello Stato). 

Instead of calculating real expenses, the tax office assumes an average level of profitability depending on your type of activity. This is expressed through the profitability coefficient, which is used to determine your taxable income.

Cosa si può scaricare in regime forfettario

Una partita IVA in regime forfettario non può scaricare quasi nulla. Tutte le spese sostenute per l’attività, come affitti, bollette, materiale, attrezzature o costi auto non vengono considerate. L’unico costo effettivamente detraibile sono i contributi previdenziali obbligatori, cioè quanto versato a INPS o alla cassa professionale di categoria durante l’anno fiscale. 

So, for a retailer, only 40% of gross income is taxed, while a freelancer is taxed on 78%—reflecting assumed differences in operating costs.

Cash-based accounting

The flat-rate scheme follows the cash principle: you are only taxed on income that is actually received during the year—not on amounts merely invoiced.

Example: If a lawyer issues an invoice in December but doesn't receive payment until January, the income counts for the following tax year.

Avere una partita IVA forfettaria offre delle agevolazioni anche sui contributi: ogni anno, entro il 28 febbraio, artigiani e commercianti (solo gli imprenditori, quindi, non i professionisti) possono chiedere la riduzione del 35% sui contributi previdenziali INPS. 

Another major benefit is the VAT exemption. Sole proprietors, artisans, and professionals under this scheme issue invoices without charging VAT, as set out in Law 190/2014.

Se hai partita IVA e contratto da dipendente

La legge italiana permette a un lavoratore di avere partita IVA e lavoro dipendente insieme, e di accedere comunque al regime forfettario. In questo caso, però, i vincoli sono più stringenti. 

Flat-rate taxpayers are also exempt from withholding tax. That means they don’t:

Attenzione, però: se il lavoratore lascia il lavoro da dipendente, apre partita IVA e fattura in prevalenza verso il proprio ex datore di lavoro, o i familiari di lui, non può accedere al regime forfettario.  

What can you deduct under the flat-rate scheme?

If you’re under the flat-rate tax scheme, very few expenses are deductible. Costs related to your business—such as rent, utilities, materials, equipment, or even vehicle expenses—are not considered when calculating taxable income.

The only deductible cost is mandatory social security contributions, i.e. payments made to INPS or your sector-specific pension fund during the tax year.

While this simplified setup reduces administrative overhead—a clear benefit—it also comes with a downside: you can’t offset real expenses. For businesses with high actual operating costs, the flat-rate method may be less advantageous.

In these cases, it’s worth doing the math (ideally with support from a tax advisor) to assess whether switching to a simplified or ordinary regime would result in lower tax liability.

Social security contributions (INPS) under the flat-rate scheme

All individual VAT holders are legally required to contribute to social security for pension and welfare coverage. The amount and structure of contributions depends on the category you belong to:

Il regime semplificato, per società di persone e ditte individuali commerciali che non superano i 500.000 euro di ricavi, in caso di attività di prestazioni di servizi, o gli 800.000 euro, in tutti gli altri casi, concede alcune semplificazioni su registri e scritture. 

Per il resto è piuttosto simile al regime ordinario, per società di capitali e altre imprese con fatturati superiori a quelli previsti dal limite del regime semplificato. Qui i redditi sono calcolati sottraendo le spese sostenute, l’IVA si versa e si recupera e la tassazione segue l’IRPEF a scaglioni. 

In the flat-rate scheme, the method of contribution depends on your business type:

Conto corrente dedicato

Artisans and traders pay:

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