Lo esencial en pocas palabras:
- Qué es: el documento SEPA, o mandato SEPA, es la orden de domiciliación con la que autorizas de forma previa, expresa y firmada a un acreedor a cobrarte por adeudo directo.
- Quién lo guarda: el acreedor que cobra, no tu banco; tú solo lo firmas y se lo devuelves.
- Qué datos lleva: la referencia única del mandato, los datos del acreedor y del deudor, el IBAN, el tipo de pago, la fecha y la firma; el BIC ya no se puede exigir.
- Devoluciones: ocho semanas desde el cargo para un adeudo SEPA autorizado y hasta trece meses si el cargo no estaba autorizado.
- B2B: solo entre empresas o autónomos, con comprobación de la entidad pago por pago y sin derecho a devolución.
Un proveedor de software te manda un PDF para firmar antes de empezar a cobrarte la cuota mensual. Arriba pone «mandato SEPA», abajo hay un hueco para tu IBAN y otro para la firma. En la otra dirección, tu empresa empieza a vender una suscripción y quieres cobrarla por domiciliación sin perseguir transferencias cada mes. En los dos casos el papel que manda es el mismo: el documento SEPA.
Es un documento breve, pero cada campo tiene su razón y su norma detrás: el Real Decreto-ley 19/2018 de servicios de pago, el Reglamento (UE) 260/2012 y las reglas del European Payments Council, que fija el formato común en toda la zona SEPA. Con esas reglas claras firmas sabiendo qué autorizas, qué datos tienen que constar, cómo funcionan los esquemas CORE y B2B y qué derechos conservas después.
Qué es el documento SEPA
El documento SEPA es la orden de domiciliación que hace posible un adeudo domiciliado. El Banco de España describe el adeudo como un cargo en la cuenta de quien paga el recibo que inicia el beneficiario, la empresa que cobra por sus servicios. Para que ese cargo sea válido hace falta tu autorización como titular de la cuenta, y el Banco de España la define así: «una autorización, previa, expresa y firmada para que a partir de una determinada fecha puedan iniciarse los pagos». Esa autorización firmada es el mandato SEPA.
Con la firma autorizas dos cosas a la vez: que el acreedor envíe instrucciones a tu banco para cargar tu cuenta y que tu banco haga esos cargos siguiendo sus instrucciones. La orden puede servir para un único pago o para pagos recurrentes, cada mes, trimestre o año, y en este segundo caso no hay que autorizar cada recibo por separado. Un detalle lo distingue de otros trámites: el mandato no se entrega al banco. Según el Reglamento (UE) 260/2012, las órdenes y sus modificaciones o cancelaciones quedan en poder del beneficiario, es decir, del acreedor que cobra.
Qué datos lleva el documento SEPA
La orden de domiciliación de adeudo directo SEPA sigue un formato común en todos los países SEPA. El anexo del Reglamento enumera los datos que acompañan a cada orden, y las directrices del European Payments Council concretan los campos obligatorios del formulario. Estos son los que encontrarás en cualquier mandato:
| Campo | Qué indica |
|---|---|
| Referencia única del mandato | El código que identifica esta orden; el acreedor lo comunica antes del primer cobro |
| Datos del acreedor | Nombre, dirección e identificador de quien va a cobrar |
| Nombre del deudor | El titular de la cuenta en la que se cargarán los recibos |
| Dirección del deudor | Calle, código postal, ciudad y país de quien paga; obligatoria solo si alguna de las dos entidades está fuera del EEE |
| IBAN del deudor | La cuenta en la que se cargarán los adeudos |
| Tipo de pago | Recurrente o único |
| Fecha y lugar | Cuándo y dónde se firma la orden |
| Firma | La del titular o de quien pueda disponer de la cuenta |
Dos campos que antes eran habituales ya no son necesarios. El Reglamento prohíbe a las entidades exigir el código BIC desde 2014 en los pagos nacionales y desde 2016 en los transfronterizos, y las directrices del European Payments Council lo consideran opcional cuando las dos entidades están en el Espacio Económico Europeo. Tampoco debería venir impreso un código de país en el hueco del IBAN: el formulario tiene que dejarlo en blanco para que el deudor escriba su cuenta, sea del país que sea. El identificador del acreedor, que el Reglamento llama código identificador del beneficiario, sí es obligatorio: es lo que permite a tu banco saber quién está detrás de cada cobro.
Cómo rellenar el mandato SEPA
El formulario lo prepara el acreedor con sus datos ya escritos, y puede llegar en papel o como documento SEPA en PDF para rellenar. Lo pide quien va a cobrarte, porque es quien guarda la orden. Si eres tú quien paga, el proceso es este:
Comprueba que el nombre, la dirección y el identificador del acreedor corresponden a la empresa con la que has contratado. Si ya figura la referencia del mandato, anótala junto al contrato.
Completa tu nombre o la razón social, la dirección con código postal, ciudad y país, y el IBAN completo de la cuenta en la que quieres que se carguen los recibos.
Indica si autorizas cobros periódicos, por ejemplo una cuota mensual, o un único pago. Si el formulario incluye la casilla B2B, márcala solo si las dos partes sois empresas o autónomos.
Pon la fecha, el lugar y la firma y envía el documento al acreedor, que es quien lo guarda. Quédate una copia para saber qué has autorizado y desde cuándo.
Mandato SEPA CORE y B2B
Hay dos esquemas de adeudo directo SEPA y cada mandato se firma para uno de ellos. El CORE es el esquema general y sirve tanto a consumidores como a empresas. El B2B, de empresa a empresa, está reservado a operaciones en las que el que paga y el que cobra son empresas o autónomos, y la orden debe indicar expresamente que se acepta operar en este esquema. Son dos tipos de mandatos SEPA con reglas distintas:
| Aspecto | Esquema CORE | Esquema B2B |
|---|---|---|
| Quién puede firmarlo | Consumidores, autónomos y empresas | Solo empresas y autónomos, en ambos lados |
| Comprobación del banco del deudor | No necesita el consentimiento pago por pago | Obtiene el consentimiento previo pago por pago |
| Devolución de un recibo autorizado | Ocho semanas desde el cargo | Sin derecho a devolución |
| Disponibilidad | Esquema general | Voluntario para las entidades |
Lo que más cambia es la devolución. Con un mandato B2B, el deudor renuncia a devolver el recibo una vez cargado, aunque puede pedir a su banco que no lo cargue hasta el día del vencimiento. La base legal es el artículo 34 del Real Decreto-ley 19/2018, que permite a quienes no son consumidores pactar que no se apliquen algunos derechos de devolución. Por eso el B2B encaja en relaciones estables entre empresas, donde el acreedor quiere la seguridad de que el cobro no se revierte.
A tener en cuenta: el esquema queda escrito en el propio mandato. Antes de firmar un documento SEPA marcado como B2B conviene confirmar que la relación es entre empresas, porque ese mandato no da derecho a devolver el recibo una vez cargado.
Devolución de recibos y baja del mandato
En el esquema CORE, la ley da un margen amplio a quien paga. Para los adeudos domiciliados SEPA, el Real Decreto-ley 19/2018 reconoce un derecho incondicional de devolución durante ocho semanas contadas desde la fecha del cargo. La entidad dispone de diez días hábiles para devolver el importe y, en los adeudos SEPA, no puede negarse. Si el cargo no estaba autorizado, hay que comunicarlo sin demora injustificada y, como máximo, en trece meses desde la fecha del adeudo. La entidad debe devolver entonces el importe a más tardar al final del día hábil siguiente, salvo que tenga motivos razonables para sospechar fraude y los comunique al Banco de España. Para empresas y autónomos, el contrato con la entidad puede modificar algunos de estos plazos, así que conviene revisarlo. El Banco de España señala en concreto a las microempresas, las que ocupan a menos de diez personas y no superan dos millones de euros de volumen de negocio o de balance: pueden quedar fuera de la devolución de ocho semanas salvo que el contrato la prevea.
Dar de baja un mandato también tiene su regla. La ley permite revocar la orden de pago hasta el final del día hábil anterior al día previsto para el cargo, y el Banco de España recuerda que la baja debe hacerse de forma expresa, en un documento con fecha y firma. Si llega tarde, solo afecta a los recibos siguientes. La baja se comunica tanto al acreedor como a la entidad, para que ninguno de los dos siga contando con la orden.
Qué puedes pedir a tu banco sobre los adeudos
Firmar un documento SEPA no deja la cuenta abierta a cualquier cargo. El Reglamento (UE) 260/2012 reconoce al ordenante el derecho a dar instrucciones a su entidad para que limite el cobro de adeudos domiciliados a un importe o una periodicidad determinados, o a ambos. Si la orden no prevé derecho a devolución, también puede pedir que se compruebe cada adeudo contra la orden antes de cargarlo. Y puede pedir que se bloqueen todos los adeudos domiciliados en la cuenta, o solo los de determinados acreedores.
Para una empresa, estas opciones son útiles cuando una cuenta se usa solo para ciertos pagos: un límite por recibo evita sorpresas si un proveedor cambia de tarifa, y el bloqueo selectivo cierra la puerta a un acreedor con el que ya no trabajas. El Reglamento prevé una excepción: estos derechos no son obligatorios cuando ni el que paga ni el que cobra son consumidores, así que en las relaciones entre empresas dependen de lo que ofrezca cada entidad.
Si tu empresa cobra por domiciliación
Cuando tu empresa está al otro lado, como acreedora, el documento SEPA pasa a ser tu responsabilidad. El Reglamento pone las órdenes en poder del beneficiario, así que te toca guardar cada mandato firmado, con sus modificaciones y cancelaciones, durante toda la relación. Antes del primer cobro, el cliente tiene que haberte comunicado el IBAN de su cuenta, y tú le tienes que haber comunicado la referencia única del mandato si no figuraba ya al firmar.
Elegir el esquema es la otra decisión. Con clientes que son consumidores solo cabe el CORE. Con empresas o autónomos puedes proponer el B2B, que evita las devoluciones, siempre que la entidad del cliente lo ofrezca, porque es voluntario para las entidades. Incluso en B2B, las entidades pueden rechazar o devolver un recibo por saldo insuficiente, mandato no válido o formato de fichero incorrecto, entre otros motivos, hasta dos días hábiles después del vencimiento. Si las dos entidades están en el EEE, no hace falta el BIC: basta con el IBAN.
Domiciliaciones con Vivid
Con la cuenta de empresa de Vivid puedes pagar recibos domiciliados con el esquema SEPA CORE: basta con dar tu IBAN español de Vivid en el documento SEPA que te envíe el proveedor. El importe se reserva la tarde del día hábil anterior al cargo, y si un adeudo SEPA no te cuadra, puedes devolver cualquiera de menos de 56 días directamente desde la app. Vivid trabaja con el esquema CORE; los mandatos B2B no están disponibles por ahora.
Los recibos también se pueden domiciliar directamente en un pocket. Con las subcuentas con IBAN propio puedes llevar, por ejemplo, el software y los seguros a un pocket y los suministros a otro, cada uno con su número. Y si vienes de otra entidad, la herramienta «Traslada tus domiciliaciones» ayuda a mover los recibos que ya tienes. Para ver qué más ofrece Vivid a empresas y autónomos, visita Vivid Business.
Vivid en pocas palabras: recibos SEPA CORE cargados en la cuenta o en el pocket que elijas, con devolución desde la app durante 56 días. Mover tus domiciliaciones desde otra entidad es gratis en todos los planes.
Tus recibos, en la cuenta que elijas
Domicilia recibos SEPA CORE en tu cuenta de empresa Vivid o en un pocket con IBAN propio, y trae los que ya tienes con «Traslada tus domiciliaciones».
Preguntas frecuentes
¿Dónde se consigue un documento SEPA para rellenar?
Lo facilita el acreedor, es decir, la empresa que te va a cobrar, con sus datos y su identificador ya escritos. Un documento SEPA en PDF descargado de cualquier web no sirve si no lleva los datos de ese acreedor concreto.
¿Hay que llevar el mandato al banco?
No. Según el Reglamento (UE) 260/2012, las órdenes de domiciliación y sus cambios quedan en poder del beneficiario. Tú firmas el documento y se lo devuelves al acreedor; tu banco solo recibe los cobros que este envía.
¿Hace falta el BIC en el mandato SEPA?
No. El Reglamento impide a las entidades exigir el BIC desde 2014 en los pagos nacionales y desde 2016 en los transfronterizos. Si las dos entidades están en el Espacio Económico Europeo, basta con el IBAN de la cuenta en la que se cargarán los recibos.
¿Cuánto tiempo hay para devolver un recibo domiciliado?
Con un mandato CORE, ocho semanas desde la fecha del cargo para un adeudo SEPA autorizado, y hasta trece meses si el cargo no estaba autorizado. Con un mandato B2B no hay derecho a devolución una vez cargado el recibo.
¿Se puede anular un mandato SEPA?
Sí. La orden se puede revocar hasta el final del día hábil anterior al cargo previsto, en un documento con fecha y firma. Si la baja llega después, solo afecta a los recibos siguientes.
¿Qué pasa si se cobra un recibo sin mandato?
Un cargo sin consentimiento del titular es una operación no autorizada. Hay que comunicarlo a la entidad sin demora injustificada y, como máximo, en trece meses desde la fecha del adeudo; la entidad debe devolver el importe a más tardar al final del día hábil siguiente, salvo sospecha fundada de fraude.
¿Un autónomo puede firmar un mandato B2B?
Sí. El esquema B2B está pensado para que tanto el ordenante como el beneficiario sean empresas o autónomos. La orden debe indicar expresamente que se acepta operar en ese esquema, y con ella se renuncia a devolver el recibo una vez cargado.
¿Qué es la referencia del mandato?
Es el código único que identifica cada mandato. Puede no estar disponible en el momento de la firma, pero el acreedor debe comunicártela antes del primer cobro, y acompaña a cada adeudo que se cargue en tu cuenta.
Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las reglas proceden del Real Decreto-ley 19/2018, del Reglamento (UE) 260/2012, del Banco de España y del European Payments Council; las condiciones concretas dependen del contrato con cada entidad. Vivid Money S.A. es una entidad de dinero electrónico autorizada por la CSSF (Luxemburgo); su sucursal en España está inscrita en el Banco de España con el número 6731.
