Lo esencial:
- Quién lo prepara: el formulario lo emite el acreedor, la empresa que va a cobrarte, ya personalizado con tus datos o en una versión genérica.
- Qué completas tú: tu nombre, tu IBAN, el tipo de pago (recurrente o único), la fecha, el lugar y tu firma.
- Qué puedes omitir: el BIC de tu entidad no es necesario cuando las dos entidades están en el Espacio Económico Europeo.
- La referencia puede llegar después: si al firmar aún no figura, el acreedor tiene que comunicártela en cuanto la tenga.
- Quién lo guarda: el acreedor. El mandato firmado no se lleva a tu banco.
Un proveedor nuevo te envía un correo con un adjunto y una línea: «Necesitamos el mandato SEPA firmado antes del primer cargo». Abres el archivo y aparece un formulario con casillas, un identificador lleno de letras y números y un párrafo legal en letra pequeña. Quieres saber cómo rellenar cada hueco de ese mandato SEPA en PDF para no tener que devolverlo dos veces.
La guía recorre el formulario campo por campo, de los datos del acreedor a la firma. Se basa en las directrices del European Payments Council (EPC) sobre el aspecto de los mandatos y en el Reglamento (UE) 260/2012, que fija qué datos viajan con cada cobro. También cubre el otro lado: qué debe llevar la plantilla si tu empresa cobra por domiciliación. Qué es un mandato, cómo funcionan los esquemas CORE y B2B y qué derechos de devolución tienes lo explica nuestro artículo «Documento SEPA: qué es el mandato SEPA y qué datos lleva».
Dónde conseguir el documento SEPA en PDF
El formulario no se pide al banco: lo emite el acreedor. Según las directrices del EPC, el acreedor puede entregarlo personalizado, con los datos que ya conoce por el contrato, o como un mandato genérico, por ejemplo dentro de una publicación comercial. En ambos casos tú lo completas y lo firmas, y después el acreedor lo finaliza y lo acepta. Por eso el documento SEPA en PDF que te interesa es el que te manda la empresa que va a cobrarte.
El formato es libre. Las mismas directrices dicen que la presentación física no la regulan los esquemas de adeudo directo y que se aceptan todas las formas de presentación. Puede llegarte un PDF con campos editables, un mandato SEPA en Word para rellenar, una hoja impresa o un formulario dentro de la web del proveedor. Lo que importa no es el archivo, sino que estén todos los datos obligatorios y el texto legal completo.
Si buscas descargar un mandato SEPA genérico en internet, ten en cuenta su límite. Un modelo sin el nombre, la dirección y el identificador del acreedor no autoriza a nadie a cobrarte, porque el mandato se firma siempre a favor de un acreedor concreto. Esos modelos sirven para ver cómo es el formulario, no como sustituto del que debe enviarte tu proveedor.
Los campos del mandato SEPA, uno a uno
Las directrices del EPC distinguen entre datos obligatorios, cuyo nombre y campo deben figurar siempre en el formulario, y datos opcionales que el acreedor añade si le resultan útiles. Esta tabla resume los obligatorios de un documento SEPA para rellenar y quién completa cada uno:
| Campo | Quién lo completa | Qué se escribe | ¿Obligatorio? |
|---|---|---|---|
| Referencia del mandato | Acreedor | Un código único que identifica la orden | Sí; puede comunicarse después de la firma |
| Nombre del acreedor | Acreedor | La denominación de la empresa que cobra | Sí |
| Identificador del acreedor | Acreedor | El código que identifica al acreedor en los adeudos SEPA | Sí |
| Dirección del acreedor | Acreedor | Calle y número, código postal, ciudad y país | Sí |
| Nombre del deudor | Tú | Tu nombre o el de tu empresa | Sí |
| Dirección del deudor | Tú | Calle y número, código postal, ciudad y país | Solo si una de las entidades está en un país SEPA fuera del EEE |
| IBAN | Tú | El número completo de la cuenta en la que se cargarán los recibos | Sí |
| BIC | Tú | El código de tu entidad | No, si las dos entidades están en el EEE |
| Tipo de pago | Tú | Recurrente o único | Sí |
| Fecha y lugar de la firma | Tú | Cuándo y dónde firmas | Sí |
| Firma | Tú (y los demás titulares, si los hay) | Tu firma | Sí |
El mandato tampoco tiene que ser un documento aparte. Las directrices del EPC muestran modelos en los que forma parte de un formulario combinado: por ejemplo, una solicitud de seguro que indica el importe que se cobrará por adeudo directo y, debajo, el bloque del mandato con el identificador del acreedor y el hueco para la referencia. Si firmas un contrato con un apartado así, ese apartado es tu mandato SEPA.
Además de estos campos, el acreedor puede incluir datos solo informativos, como un número de cliente, el identificador del contrato o su descripción. No son obligatorios y no cambian lo que autorizas.
Datos del acreedor e identificador
La parte superior del formulario es del acreedor: su nombre, su dirección y su identificador. El Reglamento (UE) 260/2012 incluye el «código identificador del beneficiario» entre los datos que acompañan a cada adeudo, junto al nombre del beneficiario y el IBAN de su cuenta. Cuando recibas el mandato, comprueba que ese nombre corresponde a la empresa con la que tienes el contrato: es la parte que te dice a quién das permiso.
Referencia única del mandato
La referencia del mandato SEPA es el código con el que el acreedor identifica tu orden entre todas las que gestiona. Es obligatoria, pero las directrices del EPC admiten que todavía no exista cuando firmas. En ese caso el acreedor debe comunicártela en cuanto esté disponible. Si el hueco llega vacío, no inventes un número: déjalo para el acreedor.
Tus datos, el IBAN y el BIC
En tu parte del formulario van tu nombre o la razón social, la dirección y el IBAN completo de la cuenta en la que quieres que se carguen los recibos. La dirección solo es obligatoria cuando la entidad del acreedor o la tuya está en un país SEPA que no pertenece al Espacio Económico Europeo, aunque el modelo del EPC incluye esos campos.
Dos detalles evitan errores. Según el EPC, el acreedor no puede imprimir de antemano un código de país en el hueco del IBAN: podría discriminar IBAN emitidos en otros países SEPA y eso no cumple la legislación europea. Y el BIC de tu entidad es opcional cuando la del acreedor y la tuya están en el EEE, así que puedes dejarlo en blanco si el formulario lo marca como dato voluntario.
Pago recurrente o único
El campo «tipo de pago» solo admite dos valores: recurrente, para cargos periódicos como una cuota mensual, o único, para un solo cobro. Marca el que corresponda al contrato: una suscripción de software con cuota mensual encaja en recurrente, y el pago de un pedido concreto, en único. Las demás categorías que menciona el Reglamento, como primero, último o retrocedido, son datos que el acreedor envía en cada cobro, no opciones del formulario.
Fecha, lugar y firma
El mandato se cierra con la fecha, el lugar y la firma de quien paga. Si la cuenta tiene varios titulares, el formulario prevé la firma de cada uno. La fecha no es un trámite menor: el Reglamento exige que la fecha de firma de la orden acompañe a cada adeudo que se cobre a partir de ella. Por eso escribe la fecha real del día en que firmas, no la del primer cobro.
Cómo rellenar el mandato SEPA paso a paso
Con el PDF del mandato delante, el orden más cómodo es este:
Lee el nombre y el identificador del acreedor de la parte superior y confirma que son los de la empresa con la que has firmado el contrato o el pedido. Si la referencia del mandato ya figura, apúntala.
Escribe tu nombre o el de tu empresa y, si el formulario lo pide, la dirección completa con código postal, ciudad y país. La dirección solo es obligatoria si tu entidad o la del acreedor está en un país SEPA fuera del EEE.
Copia el IBAN de la cuenta en la que se cargarán los recibos, con el código de país al principio. El BIC solo hace falta si el formulario lo exige.
Marca recurrente para cargos periódicos o único para un pago aislado, según lo pactado con el acreedor.
Añade la fecha y el lugar, firma y devuelve el mandato al acreedor por la vía que te indique. Guarda una copia junto al contrato.
El texto legal del mandato
El párrafo en letra pequeña no es decorativo. Las directrices del EPC piden reproducir el texto legal de las normas del esquema «sin ninguna alteración ni omisión». En el modelo de mandato CORE, ese texto explica que autorizas al acreedor a enviar instrucciones a tu banco y a tu banco a cargar tu cuenta según esas instrucciones, y recuerda tu derecho a pedir el reembolso en un plazo de ocho semanas desde el cargo.
Ese plazo coincide con el que reconoce en España el artículo 49 del Real Decreto-ley 19/2018: ocho semanas contadas a partir de la fecha del adeudo. Si no eres consumidor, el artículo 34 permite pactar con tu entidad que no se aplique, total o parcialmente, el artículo 49, que es el que fija ese plazo. El EPC publica traducciones del texto del mandato, revisadas jurídicamente a nivel local, y recomienda usar solo esas traducciones aprobadas.
Mandato CORE o B2B: cómo distinguirlos
Las directrices del EPC tienen un modelo para cada esquema, y se reconocen por el texto legal. El mandato B2B lleva un título propio, el de adeudo directo SEPA entre empresas, y avisa de que está pensado solo para operaciones entre empresas: una vez cargado el recibo no hay derecho a reembolso, pero hasta el mismo día del vencimiento puedes pedir a tu entidad que no lo cargue. La referencia del mandato no los distingue: tanto el modelo B2B como el formulario combinado CORE la marcan como dato que completa el acreedor. Si te llega un formulario B2B y eres consumidor, o no esperabas renunciar a la devolución, pregunta al acreedor antes de firmar.
A tener en cuenta: el texto legal te dice qué esquema firmas. Si recuerda tu derecho a pedir el reembolso en ocho semanas, es CORE; si dice que tras el cargo no hay derecho a reembolso, es B2B.
Plantilla de mandato SEPA para tu empresa
Si tu empresa cobra por domiciliación, la plantilla de mandato SEPA la preparas tú: según las directrices del EPC, el formulario lo emite el acreedor. El modelo de mandato SEPA que envíes a tus clientes debe incluir como mínimo:
Las directrices piden también un tamaño que cualquier deudor pueda leer y espacio suficiente para completar los campos en una lengua oficial SEPA que entienda. Una vez firmado, el mandato se queda contigo: el Reglamento deja las órdenes, sus modificaciones y sus cancelaciones en poder del beneficiario o de un tercero que actúe por su cuenta.
El mandato también alimenta cada cobro que envías después. Según el anexo del Reglamento (UE) 260/2012, con cada adeudo viajan, entre otros datos, el tipo de adeudo, tu nombre y tu IBAN como beneficiario, el nombre y el IBAN del ordenante, la referencia única de la orden, la fecha de firma, el importe y tu código identificador.
Qué revisar antes de devolverlo
Antes de enviar el mandato firmado, una lectura rápida evita que el primer recibo vuelva o se cargue donde no debe:
Si más adelante cambias de cuenta, avisa al acreedor. Las modificaciones de la orden, como un nuevo IBAN, también quedan en su poder.
Recibos SEPA con tu cuenta Vivid
Si pagas recibos con Vivid Business, el IBAN que escribes en el formulario es el de tu cuenta Vivid. Vivid admite adeudos SEPA CORE, así que puedes firmar mandatos de ese esquema; con el esquema B2B, por ahora, no es posible recibir adeudos directos. Para no copiar a mano el número, puedes descargar desde la app o la web una confirmación de cuenta con el IBAN, el BIC, el nombre de la empresa y la dirección.
Vivid Money S.A., que ofrece la cuenta, es una entidad de dinero electrónico y opera en España a través de su sucursal. Esto es lo que te ofrece cuando firmas un mandato con tu cuenta de empresa:
Vivid en breve: con Vivid Business pagas recibos SEPA CORE desde una cuenta de empresa con IBAN español, y su confirmación de cuenta reúne los datos de tu cuenta que pide un mandato: IBAN, BIC, nombre de la empresa y dirección.
El IBAN para tus mandatos SEPA
Abre online tu cuenta Vivid Business, usa su IBAN español en los mandatos SEPA CORE y lleva cada recibo al pocket que prefieras.
Preguntas frecuentes
¿Dónde descargo un mandato SEPA en PDF para rellenar?
No hace falta buscarlo: el PDF te lo manda la empresa que va a cobrarte, ya personalizado o como formulario genérico que completas tú. Si en vez de eso descargas un modelo, úsalo solo como referencia: para firmar necesitas el del acreedor.
¿Se puede rellenar el mandato SEPA en Word?
Sí. Las directrices del European Payments Council aceptan cualquier forma de presentación: PDF, Word, papel o formulario web. Lo que debe estar siempre son los datos obligatorios y el texto legal completo.
¿Puedo dejar en blanco el BIC del mandato?
Sí, cuando la entidad del acreedor y la tuya están en el Espacio Económico Europeo. Solo es obligatorio si alguna de las dos está en un país SEPA fuera del EEE. Si el formulario lo pide y lo tienes a mano, puedes escribirlo igualmente.
¿Quién asigna la referencia del mandato?
El acreedor. Es el código único con el que identifica tu orden y, si no existe todavía al firmar, debe comunicártela en cuanto la tenga.
¿Sirve un modelo de mandato SEPA de internet?
Sirve para conocer el formulario, pero no como mandato. La orden se firma a favor de un acreedor concreto y debe llevar su nombre, su identificador y el texto legal del esquema sin cambios.
¿Qué marco, recurrente o único?
Recurrente si el acreedor va a cobrarte de forma periódica, por ejemplo una cuota mensual o trimestral. Único si se trata de un solo pago, como un pedido concreto. El formulario solo admite esas dos opciones.
¿A quién se devuelve el mandato firmado?
Al acreedor. El Reglamento (UE) 260/2012 deja las órdenes y sus modificaciones en poder del beneficiario. También permite que tu consentimiento llegue a tu entidad a través de él, sin que tengas que llevarle el documento.
Este artículo ofrece información general y no constituye asesoramiento jurídico. Las reglas citadas proceden del Reglamento (UE) 260/2012, del Real Decreto-ley 19/2018 y de las directrices del European Payments Council sobre el aspecto de los mandatos; los formularios concretos dependen de cada acreedor. Vivid Money S.A. es una entidad de dinero electrónico autorizada por la CSSF (Luxemburgo); su sucursal en España está inscrita en el Banco de España con el número 6731.
